供应工作管理制度

供应工作管理制度总则目的为加强公司供应工作的管理，规范供应流程，确保物资供应的及时性、准确性和经济性，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内部所有物资供应相关工作，包括物资采购、供应商管理、库存管理等环节。基本原则1.按需采购原则：根据公司生产经营计划和实际需求，合理安排物资采购，避免盲目采购和积压浪费。2.质量优先原则：确保所采购物资的质量符合公司要求和相关标准，优先选择优质供应商。3.成本控制原则：在保证物资质量和供应及时性的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本。4.廉洁自律原则：所有供应工作人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂或不正当利益。物资采购管理采购计划1.需求部门应根据生产经营计划、设备维护计划、项目进度等，提前[X]个工作日提交物资采购申请单，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息。2.采购部门收到采购申请单后，进行汇总整理，并结合库存情况进行审核。对于库存充足的物资，原则上不再采购；对于确需采购的物资，根据需求紧急程度进行分类，制定采购计划。3.采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、预计采购时间、采购预算等内容，并经采购部门负责人审核后报公司领导审批。供应商选择与管理1.建立供应商信息库，收集供应商的基本资料、资质证书、业绩情况、产品质量等信息，并进行定期评估和更新。2.采购部门应根据采购物资的类别和特点，通过招标、询价、邀请报价等方式选择合格的供应商。对于重要物资或大额采购项目，应采用招标方式进行采购。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。4.定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时进行整改或淘汰。采购实施1.采购人员根据审批后的采购计划，向选定的供应商发送采购订单或采购合同，并跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.在采购过程中，如遇物资价格波动、供应商交货延迟等情况，采购人员应及时与供应商沟通协商，采取相应的措施，确保采购任务的顺利完成。3.对于采购过程中出现的问题或纠纷，采购人员应及时向采购部门负责人汇报，并积极协调解决。如无法协商解决，应按照合同约定的争议解决方式进行处理。采购验收1.物资到货前，采购部门应通知质量检验部门、需求部门等相关人员做好验收准备工作。2.物资到货后，由质量检验部门按照相关标准和合同要求进行质量检验，检验合格后方可办理入库手续；对于检验不合格的物资，应及时通知供应商进行退换货处理。3.需求部门负责对物资的数量、规格型号等进行核对，确保与采购订单或合同一致。如发现数量短缺、规格不符等问题，应及时与采购部门沟通协调解决。4.验收合格的物资，由仓库管理人员办理入库手续，并填写入库单。入库单应注明物资名称、规格型号、数量、供应商名称等信息。库存管理库存规划1.根据公司生产经营特点和物资需求情况，制定合理的库存定额和安全库存标准。库存定额应根据历史数据、市场需求变化等因素进行定期调整。2.仓库管理人员应按照库存规划进行物资存储，确保物资分类存放、标识清晰、便于查找和盘点。库存收发1.物资入库时，仓库管理人员应认真核对入库单与送货单的一致性，对物资的数量、质量、规格型号等进行验收。验收合格后，办理入库手续，并将物资存放到指定的仓库位置。2.物资出库时，仓库管理人员应根据经审批的领料单或发货单进行发货。领料单或发货单应注明物资名称、规格型号、数量、领用部门或客户等信息。3.仓库管理人员应及时记录物资的收发情况，更新库存台账，确保库存数据的准确性和及时性。库存盘点1.定期对库存物资进行盘点，盘点周期为[X]月/季/年。盘点前，仓库管理人员应做好盘点准备工作，包括清理库存、核对账目等。2.盘点过程中，应采用实地盘点的方法，对物资的数量、质量、规格型号等进行逐一核对。如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并填写盘点差异报告。3.盘点结束后，仓库管理人员应根据盘点结果编制库存盘点表，经相关部门负责人审核后报财务部门进行账务处理。对于盘盈或盘亏的物资，应按照公司相关规定进行处理。库存安全管理1.加强仓库的安全管理，制定安全管理制度和应急预案，确保仓库设施设备的正常运行和物资的安全存储。2.仓库应配备必要的消防器材、防盗设备等安全设施，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。3.仓库管理人员应严格遵守仓库安全操作规程，严禁在仓库内吸烟、明火作业等。如遇火灾、盗窃等突发事件，应及时启动应急预案，并向公司相关部门报告。供应商付款管理付款申请1.采购部门应在收到供应商的发票和送货单后，核对无误后填写付款申请单。付款申请单应注明供应商名称、发票号码、采购合同编号、物资名称、规格型号、数量、金额、付款方式等信息。2.付款申请单经采购部门负责人审核后，报财务部门进行审核。财务部门应重点审核发票的真实性、合法性、完整性，以及采购合同的执行情况等。付款审批1.财务部门审核通过的付款申请单，按照公司财务审批流程进行审批。审批流程应明确各级审批人员的职责和权限，确保付款审批的规范和严谨。2.对于金额较大的付款项目，应提交公司领导集体决策。付款审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间进行付款。付款跟踪与反馈1.财务部门应及时跟踪付款情况，确保款项按时足额支付给供应商。如因特殊原因导致付款延迟，应及时与供应商沟通协商，并说明原因。2.采购部门应定期与供应商核对付款情况，收集供应商的反馈意见，及时解决付款过程中出现的问题。监督与考核内部监督1.公司内部审计部门定期对供应工作进行审计监督，检查采购流程的合规性、物资采购的合理性、库存管理的有效性等方面的情况。2.审计部门应及时发现供应工作中存在的问题，并提出整改建议。相关部门应按照审计意见进行整改，确保供应工作规范有序进行。考核评价1.建立供应工作考核评价体系，对采购部门、仓库管理部门等相关部门和人员的工作绩效进行考核评价。考核指标应包括采购成本控制、物资供应及时性、物资质量合格率、库存管理水平等方面。2.考核评价结果与部门和个人的绩效奖金、晋升等挂