会展日程管理制度

会展日程管理制度一、总则（一）目的为了规范公司会展活动的日程安排与管理，确保会展活动的顺利进行，提高会展活动的效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司组织或参与的各类会展活动，包括但不限于展会、研讨会、论坛等。（三）基本原则1.计划性原则：会展活动日程安排应提前规划，充分考虑各项工作的时间节点和先后顺序，确保活动有序开展。2.合理性原则：日程安排要合理分配时间和资源，避免任务过度集中或时间安排过紧，保证各项工作能够高质量完成。3.灵活性原则：在遵循总体计划的前提下，要预留一定的弹性时间，以应对可能出现的突发情况或临时调整。4.沟通协调原则：各部门和人员之间应保持密切沟通与协调，确保日程安排的信息共享和工作衔接顺畅。二、会展日程管理职责分工（一）会展项目组1.负责制定会展活动的整体日程计划，明确各阶段的主要任务、时间节点和责任人。2.协调各部门按照日程计划推进工作，及时解决日程执行过程中出现的问题。3.根据实际情况对日程计划进行动态调整，并及时通知相关部门和人员。（二）各相关部门1.市场部负责会展活动的宣传推广计划制定与执行，按照日程安排进行广告投放、媒体合作等工作。协助会展项目组确定参展产品或服务的展示方案，并根据日程推进展品准备工作。2.销售部配合会展项目组制定销售策略和目标，按照日程安排开展客户邀约、洽谈等销售活动。负责收集潜在客户信息，为会展活动的后续跟进提供支持。3.设计部根据会展项目组的要求，按照日程计划完成展会展位设计、宣传资料设计等工作。及时与其他部门沟通，确保设计方案符合整体活动风格和要求，并按时交付。4.客服部负责会展活动期间的客户接待和服务工作，按照日程安排做好签到、引导、咨询解答等工作。收集客户反馈意见，及时反馈给相关部门，以便对活动进行优化。5.行政部负责会展活动的场地租赁、设备采购与租赁、餐饮安排等后勤保障工作，确保各项资源按照日程到位。协助会展项目组进行活动现场的布置和管理，维护活动秩序。6.财务部根据会展活动日程安排，做好预算编制、费用审核与支付等财务管理工作。对活动成本进行监控和分析，为活动的决策提供财务支持。三、会展日程计划制定（一）计划制定流程1.会展项目组在接到会展活动任务后，应首先进行详细的市场调研和分析，明确活动目标、主题、规模等基本信息。2.根据活动信息，结合公司资源和以往经验，制定会展活动的初步日程框架，包括活动筹备期、开展期和后续跟进期等阶段的大致时间范围和主要工作内容。3.将初步日程框架分发给各相关部门征求意见，各部门根据自身工作职责和实际情况，对日程安排提出修改建议和补充意见。4.会展项目组综合各部门意见，对初步日程框架进行细化和完善，形成详细的会展日程计划草案。5.会展日程计划草案提交公司管理层审批，经批准后正式确定为会展活动的日程计划。（二）计划内容要求1.活动筹备期活动策划：明确活动策划的启动时间、负责人和主要工作内容，如确定活动主题、目标、形式等。方案设计：包括展位设计、宣传资料设计、活动流程设计等工作的时间安排和责任人。资源准备：列出场地租赁、设备采购与租赁、人员招聘与培训、展品准备等各项资源准备工作的具体时间节点。宣传推广：制定宣传推广计划，明确广告投放、媒体合作、线上线下宣传活动等的时间安排和负责人。客户邀约：确定客户邀约的时间范围、目标客户群体、邀约方式和责任人，以及邀约进度的跟踪安排。2.开展期活动现场布置：详细列出活动现场布置的时间安排，包括展位搭建、设备调试、展品摆放、宣传资料陈列等工作的具体时间节点和责任人。活动执行：明确活动当天的各项流程和时间安排，如开幕式、主题演讲、产品展示、互动环节、午餐/晚宴安排等，以及各环节的负责人。客户接待与服务：制定客户接待和服务计划，包括签到、引导、咨询解答、餐饮服务、休息区域安排等工作的时间安排和责任人，确保为客户提供优质的服务体验。活动监控与协调：安排专人负责活动现场的监控和协调工作，及时处理突发情况，确保活动顺利进行。如发现问题，应及时与相关部门沟通协调，采取有效措施解决，并记录问题处理情况。3.后续跟进期客户回访：确定客户回访的时间范围、方式和责任人，及时了解客户对活动的满意度和意见建议，为后续活动改进提供参考。销售跟进：明确销售部门对会展活动中收集到的潜在客户进行跟进的时间安排和责任人，制定跟进策略，促进销售成交。活动总结：规定活动总结的时间节点和责任人，对会展活动的整体效果、经验教训进行总结分析，形成活动总结报告，为今后的会展活动提供借鉴。四、会展日程执行与监控（一）日程执行1.各部门应严格按照会展日程计划开展工作，明确本部门各项任务的具体执行人员，并确保其熟悉工作要求和时间节点。2.在日程执行过程中，工作人员应及时记录工作进展情况，如遇到问题或困难，应及时向本部门负责人汇报，并积极寻求解决方案。3.各部门之间应加强沟通与协作，按照日程计划的要求，及时传递信息、交接工作，确保各项工作的衔接顺畅。（二）日程监控1.会展项目组应建立日程监控机制，定期对各部门的日程执行情况进行检查和评估。2.检查方式可采用定期会议汇报、现场检查、工作文档审查等多种形式，及时掌握工作进展是否符合日程计划要求。3.对于未按时完成的工作任务，会展项目组应及时与责任部门沟通，分析原因，督促其采取有效措施加快进度，并跟踪整改情况。4.如因不可抗力或其他特殊原因导致日程计划需要调整，会展项目组应及时组织相关部门进行协商，制定调整后的日程计划，并确保调整后的计划能够得到有效执行。五、会展日程调整（一）调整原因1.不可抗力因素，如自然灾害、政策法规变更等，导致原日程计划无法实施。2.市场需求变化、客户反馈意见等原因，需要对活动内容、形式或时间进行调整。3.内部资源问题，如人员变动、设备故障、场地变更等，影响了日程计划的执行。4.其他突发情况，如供应商违约、合作伙伴退出等，需要对日程进行相应调整。（二）调整流程1.当出现需要调整会展日程的情况时，责任部门应及时向会展项目组提交日程调整申请，说明调整原因、调整内容和预计影响。2.会展项目组收到调整申请后，应立即组织相关部门进行评估和协商，分析调整的必要性和可行性。3.根据评估结果，会展项目组制定日程调整方案，明确调整后的日程安排、各部门工作任务和时间节点，并提交公司管理层审批。4.经公司管理层批准后，会展项目组及时将调整后的日程计划通知各相关部门和人员，并组织做好相应的沟通和协调工作，确保调整后的日程能够顺利执行。六、会展日程文档管理（一）文档分类1.策划文档：包括会展活动策划方案、市场调研报告、活动预算等。2.设计文档：如展位设计图、宣传资料设计稿、活动流程设计方案等。3.执行文档：涵盖活动筹备期、开展期和后续跟进期的各项工作记录，如工作任务分配表、进度报告、客户签到表、活动照片和视频等。4.沟通文档：包括部门之间的沟通邮件、会议纪要、工作联系单等，用于记录日程执行过程中的沟通协调情况。（二）文档管理要求1.各部门应指定专人负责本部门会展日程相关文档的收集、整理和保管工作，确保文档的完整性和准确性。2.文档应按照分类进行归档，建立清晰的文档目录，便于查找和使用。3.重要文档应进行备份，防止数据丢失。备份方式可采用电子存储和纸质存档相结合的方式。4.会展活动结束后，各部门应将相关文档及时移交公司档案室进行统一保管，保存期限按照公司档案管理规定执行。七、会展日程考核与奖惩（一）考核指标1.日程执行率：实际完成的工作任务数量与日程计划中规定的任务数量之比，反映各部门对日程计划的执行程度。2.任务按时完成率：按时完成的工作任务数量与应完成的工作任务数量之比，体现各部门对工作时间节点的把控能力。3.沟通协调满意度：通过各部门之间的互评和会展项目组的评价，衡量各部门在日程执行过程中的沟通协调效果。（二）奖惩措施1.对于在会展日程管理工作中表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金、晋升机会等。2.对于未按照日程计划完成工作任务，影响会展活动顺利进行的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应