会场使用管理制度

会场使用管理制度一、总则（一）目的为了规范公司会场的使用，确保会场资源得到合理、高效的利用，满足公司各类会议、活动的需求，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构在公司办公区域内使用会场的相关活动。（三）基本原则1.统一管理原则：公司会场由行政部门统一负责管理和调配，确保会场使用的有序性。2.合理安排原则：根据会议或活动的规模、性质、时间等因素，合理安排会场，提高资源利用率。3.先申请先使用原则：各部门按照申请时间先后顺序使用会场，特殊情况除外。二、会场分类及设施（一）会场分类1.大型会议室：可容纳[X]人以上，配备投影仪、音响系统、麦克风、电子白板等设备，适用于公司全体会议、大型培训、重要活动等。2.中型会议室：可容纳[X][X]人，配备投影仪、音响系统、麦克风等设备，适用于部门会议、中型培训、小型活动等。3.小型会议室：可容纳[X][X]人，配备投影仪、音响系统等基本设备，适用于小组讨论、一对一沟通等。4.多功能厅：可根据需求灵活调整布局，配备专业舞台灯光、音响设备等，适用于文艺演出、大型庆典等活动。（二）会场设施1.视听设备：包括投影仪、幕布、音响、麦克风、电子白板等，确保设备正常运行，图像清晰、声音清晰。2.会议桌椅：根据会场规模配备合适数量和规格的会议桌椅，保证桌椅摆放整齐、舒适。3.照明设备：提供充足、柔和的照明，满足不同会议场景的需求。4.空调设备：保证会场温度适宜，夏季温度控制在[X]℃[X]℃，冬季温度控制在[X]℃[X]℃。5.其他设施：如饮水机、垃圾桶、绿植等，为参会人员提供便利和舒适的环境。三、会场使用申请（一）申请流程1.各部门如需使用会场，需提前[X]个工作日填写《会场使用申请表》（以下简称“申请表”），详细说明会议或活动的名称、时间、预计时长、参与人数、会议内容等信息。2.将填写完整的申请表提交至行政部门。行政部门对申请信息进行审核，如信息不完整或不符合要求，及时反馈给申请部门进行补充或修改。3.审核通过后，行政部门根据申请部门的需求和会场使用情况，安排合适的会场，并在申请表上注明安排结果。4.申请部门收到行政部门的安排通知后，确认会场使用信息。如因特殊情况需要变更申请信息，需提前[X]个工作日再次提交申请表进行变更申请。（二）申请表内容1.申请部门：填写使用会场的部门名称。2.会议或活动名称：准确填写会议或活动的具体名称。3.时间：填写会议或活动的开始时间和结束时间，精确到分钟。4.预计时长：根据会议或活动的内容和议程，预估会议或活动的持续时间。5.参与人数：明确参与会议或活动的人员数量。6.会议内容：简要描述会议或活动的主要议题、议程安排等。7.特殊要求：如需要特殊的设备、服务、餐饮等，在此栏注明。四、会场使用安排（一）优先顺序1.公司级重要会议、活动优先安排。2.涉及多个部门的跨部门会议优先安排。3.按照申请时间先后顺序安排其他会议和活动。（二）冲突协调1.当多个部门申请同一时间段的会场时，行政部门根据会议或活动的重要性、紧急程度等因素进行协调。如无法协调一致，由行政部门提出建议方案，报公司领导审批。2.对于紧急且重要的会议或活动，行政部门有权临时调整已安排的会场使用计划，但需提前通知相关部门。（三）临时使用1.如因突发情况需要临时使用会场，使用部门应立即向行政部门提出申请。行政部门在确认会场可用的情况下，尽量满足临时使用需求。2.临时使用会场的申请流程与正常申请流程相同，但需在申请表上注明“临时申请”字样。行政部门应在申请表上记录临时申请的原因、时间等信息。五、会场使用前准备（一）申请部门准备1.提前[X]个小时将会场布置所需的资料、设备等物品送达会场，并按照要求进行摆放和调试。2.安排专人负责会议或活动期间的现场服务，如引导参会人员入场、协助设备操作、维护现场秩序等。3.根据会议或活动的需求，准备好相关的文件、资料、文具等物品。（二）行政部门准备1.在会议或活动开始前[X]个小时，安排工作人员对会场进行全面检查，确保会场设施设备正常运行，桌椅摆放整齐，环境卫生良好。2.根据申请部门的要求，提供必要的技术支持和服务，如投影仪调试、音响设备检查、麦克风测试等。3.在会场入口处设置签到处，准备好签到表、笔等物品，安排专人负责签到工作。六、会场使用期间管理（一）使用部门管理1.遵守会场使用时间安排，不得擅自延长或缩短使用时间。如需延长使用时间，需提前向行政部门提出申请，经批准后方可延长。2.保持会场整洁卫生，不得在会场内吸烟、乱扔垃圾、乱涂乱画等。会议或活动结束后，组织人员清理会场，恢复原状。3.爱护会场设施设备，不得随意拆卸、损坏设备。如发现设备故障或损坏，应及时通知行政部门进行维修。4.按照会议或活动的议程安排进行，不得擅自更改会议内容或活动形式。如需调整，需提前向行政部门和相关领导报告。（二）行政部门管理1.安排专人在会场外值班，负责接听电话、传达信息等工作，确保会场内外信息畅通。2.定期巡查会场，检查会议或活动的进行情况，及时处理现场出现的问题，如设备故障、人员冲突等。3.根据会议或活动的需要，提供必要的茶水、咖啡等饮品服务。七、会场使用后清理（一）使用部门清理1.会议或活动结束后，使用部门应及时组织人员清理会场。清理内容包括：将桌椅摆放整齐，清理桌面、地面垃圾，关闭投影仪、音响、灯光等设备电源，整理文件、资料等物品。2.检查会场设施设备是否完好，如有损坏及时报告行政部门。3.将清理后的会场钥匙交还给行政部门。（二）行政部门检查1.行政部门在会议或活动结束后，对会场进行检查。检查内容包括：会场卫生情况、设施设备运行情况、物品摆放情况等。2.如发现会场未清理干净或设施设备损坏等问题，及时通知使用部门进行整改。整改完成后，再次进行检查，直至符合要求。八、会场使用费用（一）费用标准1.大型会议室：[X]元/小时。2.中型会议室：[X]元/小时。3.小型会议室：[X]元/小时。4.多功能厅：[X]元/小时。（二）费用结算1.行政部门每月定期统计各部门的会场使用情况，并根据费用标准计算使用费用。2.将费用明细清单发送至各部门进行核对，各部门如有异议，应在[X]个工作日内反馈给行政部门。3.经核对无误后，行政部门将费用结算信息提交至财务部门，由财务部门从各部门的经费中扣除相应的会场使用费用。九、违规处理（一）违规行为1.未经申请擅自使用会场。2.超出申请时间使用会场且未提前申请延长。3.损坏会场设施设备未及时报告或故意损坏。4.在会场内吸烟、乱扔垃圾、乱涂乱画等影响会场环境卫生。5.擅自更改会议内容或活动形式。（二）处理措施1.对于首次违规行为，行政部门将给予口头警告，并要求违规部门立即整改。2.对于多次违规行为或情节严重的违规行为，行政部门将视情况给予书面警告、罚款等处理措施，