会务接洽管理制度

会务接洽管理制度一、总则（一）目的为规范公司会务接洽工作，确保各类会议的顺利召开，提高会议效率和质量，加强公司内部沟通与协作，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织召开的各类会议，包括但不限于董事会、股东会、管理层会议、部门例会、专题研讨会、培训会议等，以及公司参与的外部会议的接洽工作。（三）基本原则1.高效协作原则：会务接洽各环节工作人员应密切配合，高效协作，确保会议筹备、组织、服务等工作有序进行，以满足会议的各项需求。2.严谨细致原则：对待会议相关的各项事务要严谨认真，注重细节，避免因疏忽导致会议出现失误或差错。3.保密原则：涉及会议的重要信息、文件、资料等应严格保密，防止信息泄露。4.服务至上原则：以参会人员为中心，提供优质、周到的会议服务，确保会议顺利进行，参会人员满意。二、会务接洽职责分工（一）会议发起部门1.负责提出会议需求，明确会议主题、目的、时间、地点、参会人员范围、议程安排等基本信息，并填写《会议申请表》。2.根据会议性质和需求，准备相关会议资料，如汇报材料、议题文件、培训教材等，并确保资料的准确性和完整性。3.协助会务接洽人员进行会议筹备工作，如提供必要的背景信息、协调参会人员时间等。（二）行政部门1.负责统筹安排公司内部会议的场地、设备、餐饮等后勤保障工作。根据会议需求，提前预订合适的会议室，确保会议室环境整洁、设备正常运行，并配备必要的文具、茶水等。2.协助会议发起部门确定参会人员名单，并负责会议通知的发送工作。确保参会人员及时收到会议通知，明确会议的各项信息。3.在会议召开期间，负责会议现场的服务工作，如引导参会人员入场、维持会议秩序、提供临时需要的物品等。4.会议结束后，负责清理会议场地，整理会议设备和资料，确保场地恢复原状。（三）会务接洽专员1.接收会议发起部门提交的《会议申请表》，对会议信息进行初步审核和整理。如发现信息不完整或不合理，及时与会议发起部门沟通补充或调整。2.根据会议需求，制定详细的会议筹备计划，明确各阶段工作任务、责任人及时间节点，并跟踪各项任务的执行情况。3.负责会议资料的收集、整理和归档工作。对会议发起部门提供的资料进行审核和编辑，确保资料格式规范、内容清晰。同时，根据会议需要，准备会议签到表、会议记录纸等相关文件。4.协助会议发起部门进行会议议程的安排和调整。根据会议主题和目的，合理规划会议流程，确保会议高效有序进行。5.负责与外部会议主办方或相关机构进行沟通接洽，了解会议的具体要求和安排，并及时向公司内部传达。同时，办理公司参与外部会议的报名、注册等相关手续。6.在会议召开期间，负责现场的协调和沟通工作。及时处理会议过程中出现的突发情况，确保会议顺利进行。如遇重要问题，及时向相关领导汇报。7.会议结束后，负责收集参会人员的反馈意见，对会议效果进行评估，并撰写会议总结报告。针对会议中存在的问题，提出改进建议和措施，为今后的会议组织提供参考。（四）参会人员1.收到会议通知后，应仔细阅读通知内容，明确会议的时间、地点、主题、议程等信息，按时参加会议。2.提前做好会议准备工作，如熟悉会议资料、准备发言内容等。如有特殊情况不能参会，应提前向会议发起部门请假，并说明原因。3.在会议期间，应遵守会议纪律，保持良好的会风会纪。认真听取会议内容，积极参与讨论和交流，尊重他人发言，不得随意打断或私下交谈。4.按照会议要求，及时提供相关资料或信息，配合会议的各项安排。三、会议筹备（一）会议申请1.会议发起部门需提前[X]个工作日填写《会议申请表》，提交至行政部门。申请表应详细注明会议的各项信息，包括但不限于：会议名称：准确概括会议主题和性质。会议时间：具体到年、月、日、时、分，如有多个时间段可供选择，应分别列出。会议地点：明确会议室的具体位置或外部会议的举办地点。参会人员：列出参会人员的姓名、部门、职位等信息，如有参会人员范围限制，应注明。会议议程：详细描述会议的各项议题及时间安排。会议目的：阐述召开本次会议的主要目的和期望达成的结果。会议资料：列出需要准备的会议资料清单，如汇报材料、文件、图表等。2.行政部门对《会议申请表》进行初步审核，检查各项信息是否完整、准确，会议时间和地点是否与其他会议冲突等。如发现问题，及时与会议发起部门沟通修改。（二）筹备计划制定1.会务接洽专员根据审核通过的《会议申请表》，制定详细的会议筹备计划。筹备计划应包括以下内容：筹备阶段工作任务：明确各个筹备阶段的具体工作内容，如场地预订、设备调试、资料准备、通知发送等。责任人：指定每个工作任务的具体负责人，确保责任落实到人。时间节点：确定各项工作任务的完成时间，以确保筹备工作按计划有序进行。工作要求：对每个工作任务提出具体的质量和标准要求，如资料格式规范、会议室布置整洁等。2.筹备计划制定完成后，提交至行政部门审核。行政部门根据公司资源和实际情况，对筹备计划进行合理性评估，如有必要，提出修改意见。（三）场地安排1.行政部门根据会议规模和需求，选择合适的会议室或外部场地。选择场地时应考虑以下因素：场地大小：确保能够容纳参会人员，并留有适当的活动空间。场地设施：配备必要的会议设备，如投影仪、音响系统、麦克风、白板等，并保证设备正常运行。场地环境：环境安静、整洁、舒适，交通便利，便于参会人员到达。配套服务：提供餐饮、茶水、文具等基本服务，满足会议期间的需求。2.确定场地后，提前与场地管理方沟通协调，办理预订手续，并签订相关协议。同时，根据会议需要，对会议室进行布置，如摆放桌椅、调整灯光、悬挂横幅等，营造良好的会议氛围。（四）设备准备1.行政部门负责会议设备的调试和检查工作。在会议前[X]小时，安排专人对投影仪、音响系统、麦克风、白板等设备进行全面调试，确保设备正常运行，图像清晰、声音正常。2.准备好会议所需的文具，如笔记本、笔、便签纸等，并放置在会议室指定位置。同时，确保茶水、水杯等供应充足，摆放整齐。（五）资料准备1.会务接洽专员根据会议发起部门提供的资料清单，收集、整理和编辑会议资料。资料应内容准确、逻辑清晰、格式规范，便于参会人员阅读和理解。2.将整理好的会议资料进行打印、装订，并按照参会人员名单进行分类。在会议前[X]小时，将资料放置在会议室每个座位上，确保参会人员能够及时拿到。3.对于重要会议或涉及机密信息的会议，应采取必要的保密措施，如对资料进行加密、设置访问权限等，防止信息泄露。（六）会议通知1.行政部门根据会议发起部门确定的参会人员名单，负责会议通知的发送工作。通知应采用书面（邮件、短信）或口头（电话）等方式，确保每位参会人员都能收到通知。2.会议通知应明确会议的时间、地点、主题、议程、要求等信息，并提醒参会人员提前做好准备。对于重要会议，还应强调会议的重要性和严肃性。3.在会议通知发出后，及时跟踪参会人员的反馈情况。如有人员因特殊原因不能参会，应要求其填写《请假申请表》，说明请假原因，并提交给会议发起部门审批。四、会议组织（一）会议签到1.在会议开始前[X]分钟，会务接洽专员在会议室入口处设置签到台，准备好会议签到表和笔。2.参会人员到达会议现场后，应在签到表上签到，注明姓名、部门、职位、到达时间等信息。会务接洽专员对签到情况进行记录和统计，确保参会人员按时到会。（二）会议开场1.会议开始前，会务接洽专员提醒参会人员关闭手机或调至静音状态，保持会议安静。2.会议主持人应提前到达会议室，熟悉会议议程和相关资料。会议开始时，主持人应简要介绍会议的目的、议程、参会人员等基本情况，宣布会议开始。（三）会议进行1.会议期间，会务接洽专员应密切关注会议进展情况，及时为参会人员提供必要的服务和支持。如添加茶水、更换会议资料等。2.会议主持人应把控会议节奏，引导参会人员围绕会议主题进行发言和讨论。确保会议按照预定议程有序进行，避免出现跑题、拖延等情况。3.参会人员应积极参与会议讨论，尊重他人发言，不得随意打断或私下交谈。如有不同意见，应在主持人允许后，礼貌地表达自己的观点。4.对于重要会议或需要记录会议决议的会议，会务接洽专员应安排专人负责会议记录。会议记录应准确、完整地记录会议内容，包括发言要点、讨论结果、决议事项等。会议记录人员应在会议结束后及时整理会议记录，并提交给会议发起部门审核。（四）会议中场休息1.根据会议时长和实际需要，合理安排会议中场休息时间。一般会议休息时间为[X]分钟左右。2.在休息期间，会务接洽专员负责维持会议室秩序，确保参会人员在休息区域保持安静。同时，为参会人员提供必要的服务，如补充茶水、点心等。（五）会议结束1.会议结束时，主持人应对会议进行总结，回顾会议主要内容和达成的决议，明确下一步工作安排和责任人。2.参会人员有序离开会议室，会务接洽专员和行政部门工作人员负责清理会议现场，整理会议设备和资料。将会议资料进行分类整理，妥善保管，以备后续查阅。五、会议后续工作（一）会议纪要撰写1.会务接洽专员根据会议记录，在会议结束后[X]个工作日内撰写会议纪要。会议纪要应突出会议重点，准确记录会议决议和工作安排，语言简洁明了。2.会议纪要初稿完成后，提交给会议发起部门审核。会议发起部门对会议纪要内容进行核对和修改，确保纪要准确反映会议精神。审核通过后的会议纪要，由会务接洽专员发送给参会人员及相关部门。（二）会议决议跟踪1.会议发起部门负责对会议决议的执行情况进行跟踪和督促。根据会议纪要中明确的工作任务和责任人，制定详细的跟踪计划，定期检查工作进展情况。2.对于执行过程中出现的问题或困难，责任部门应及时向会议发起部门汇报。会议发起部门根据实际情况，协调相关资源，帮助解决问题，确保会议决议得到有效执行。（三）会议效果评估1.会务接洽专员在会议结束后[X]周内，收集参会人员对会议的反馈意见。反馈意见可以通过问卷调查、面谈等方式进行收集。2.根据收集到的反馈意见，对会议效果进行评估。评估内容包括会议组织、会议内容、会议时间安排、会议资料准备等方面。分析会议存在的优点和不足之处，提出改进建议和措施。3.将会议效果评估报告提交给行政部门和会议发起部门。行政部门根据评估报告，对会务接洽工作进行总结和反思，不断改进工作方法和流程，提高会议组织水平。六、会议保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等重要信息的会议资料和讨论内容。2.会议期间参会人员之间交流的尚未公开的敏感信息。（二）保密措施1.对涉及保密内容的会议资料，应进行加密存储和传输，并设置访问权限。只有经过授权的人员才能查看和使用相关资料。2.会议场所应选择具有保密条件的会议室，避免在公共场所或易泄露信息的环境中召开涉及保密内容的会议。3.参会人员应严格遵守保密规