伊利物资管理制度

伊利物资管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范伊利公司物资管理流程，确保物资的采购、存储、使用、报废等环节得到有效控制，提高物资使用效率，降低公司运营成本，保障公司各项业务的顺利开展。2.适用范围本制度适用于伊利公司总部及各分支机构的所有物资管理活动，包括但不限于办公用品、办公设备、生产物资、原材料、固定资产等。3.基本原则统一管理原则：公司对物资实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算，确保物资管理的规范化和标准化。成本效益原则：在满足公司业务需求的前提下，合理控制物资采购成本、存储成本和使用成本，提高物资使用效益。归口管理原则：根据物资的性质和用途，明确各部门的物资管理职责，实行归口管理，确保物资管理工作的有效落实。合理储备原则：根据公司业务特点和市场供应情况，合理确定物资储备量，避免物资积压或缺货，保证公司运营的连续性。二、物资采购管理1.采购计划需求预测：各部门应根据本部门的业务发展规划和实际工作需要，定期进行物资需求预测，填写《物资需求预测表》，提交至物资管理部门。采购计划编制：物资管理部门根据各部门提交的《物资需求预测表》，结合公司库存情况和物资消耗规律，编制年度、季度和月度采购计划，报公司领导审批后执行。采购计划调整：如遇市场变化、业务调整等原因，需要对采购计划进行调整的，各部门应及时向物资管理部门提出申请，物资管理部门审核后报公司领导批准。2.供应商管理供应商选择：物资管理部门应建立供应商评估和选择机制，通过招标、询价、邀请报价等方式，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商，并与其签订采购合同。供应商评估：物资管理部门应定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估，填写《供应商评估表》，根据评估结果对供应商进行分类管理，对于不合格供应商应及时淘汰。供应商关系维护：物资管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题，维护良好的合作关系。3.采购流程采购申请：各部门根据物资需求情况，填写《物资采购申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求日期等信息，经部门负责人审核后提交至物资管理部门。采购审批：物资管理部门收到各部门提交的《物资采购申请表》后，对采购申请进行审核，审核内容包括采购必要性、采购数量合理性、采购价格是否符合市场行情等。对于金额较大的采购申请，还需报公司领导审批。采购实施：物资管理部门根据审批通过的采购申请，选择合适的采购方式进行采购。对于常规物资，可通过招标、询价等方式确定供应商；对于紧急物资，可采用直接采购的方式。采购人员应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。到货验收：物资到货后，物资管理部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量等是否符合采购合同要求。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，应及时与供应商联系，协商解决退货、换货等问题。付款结算：物资管理部门根据验收合格的物资入库单和采购合同，办理付款结算手续。付款方式应按照采购合同约定执行，对于符合公司财务制度的付款申请，财务部门应及时审核并支付款项。三、物资存储管理1.仓库规划仓库布局：物资管理部门应根据物资的类别、特性、出入库频率等因素，合理规划仓库布局，设置不同的存储区域，如办公用品区、办公设备区、生产物资区、原材料区、固定资产区等，并明确各区域的标识。存储空间划分：根据物资的存储要求，对仓库存储空间进行合理划分，如货架存储区、堆垛存储区、特殊物资存储区等，确保物资存储安全、有序。2.物资入库入库准备：仓库管理人员在物资到货前，应做好入库准备工作，包括清理仓库存储空间、准备验收工具、安排验收人员等。验收核对：物资到货后，仓库管理人员应按照采购合同和验收标准，对物资的数量、规格型号、质量等进行验收核对。验收合格的物资，办理入库手续，填写《物资入库单》，并在物资上粘贴标识；验收不合格的物资，应及时与供应商联系，协商解决退货、换货等问题。入库登记：仓库管理人员应根据《物资入库单》，及时在物资管理系统中进行入库登记，更新物资库存信息，确保库存数据的准确性。3.物资存储分类存放：仓库管理人员应按照物资的类别、特性、规格型号等进行分类存放，确保物资存储安全、有序。对于易燃易爆、有毒有害等特殊物资，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。库存盘点：物资管理部门应定期组织仓库库存盘点，确保账实相符。盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为每月、每季度或每年进行一次全面盘点。盘点结束后，填写《库存盘点表》，对盘点结果进行分析和处理。库存预警：物资管理部门应根据物资的库存周转率、安全库存等指标，设置库存预警值。当库存低于或高于预警值时，系统自动发出预警信息，提醒相关人员及时采取措施，如采购补货、调整库存等。4.物资出库出库申请：各部门根据工作需要，填写《物资出库申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，经部门负责人审核后提交至物资管理部门。出库审批：物资管理部门收到各部门提交的《物资出库申请表》后，对出库申请进行审核，审核内容包括出库物资的必要性、数量合理性、用途是否符合规定等。对于金额较大的出库申请，还需报公司领导审批。出库发放：仓库管理人员根据审批通过的《物资出库申请表》，办理物资出库手续，填写《物资出库单》，并在物资管理系统中进行出库登记，更新物资库存信息。物资发放时，应遵循先进先出、急用先出的原则。出库交接：物资发放后，仓库管理人员应与领用人员进行交接，确保物资数量、规格型号等准确无误，并由领用人员在《物资出库单》上签字确认。四、物资使用管理1.使用计划各部门应根据本部门的业务发展规划和实际工作需要，制定物资使用计划，明确物资的使用时间、使用数量、使用用途等信息，并报物资管理部门备案。物资管理部门应根据各部门的物资使用计划，合理安排物资调配，确保物资及时供应。2.使用规范培训指导：物资管理部门应定期组织物资使用培训，向员工介绍物资的性能、使用方法、注意事项等，提高员工的物资使用技能和安全意识。操作流程：各部门应制定物资使用操作流程，明确物资的使用步骤、操作规范、维护保养要求等，确保员工正确使用物资，避免因操作不当造成物资损坏或安全事故。节约使用：全体员工应树立节约意识，在物资使用过程中，严格按照规定的用量使用物资，杜绝浪费现象。对于可重复使用的物资，应妥善保管，及时回收利用。3.使用监督定期检查：物资管理部门应定期对各部门的物资使用情况进行检查，检查内容包括物资使用是否符合规定、物资使用数量是否合理、物资维护保养是否到位等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改情况。违规处理：对于违反物资使用管理规定的行为，如浪费物资、擅自改变物资用途、违规操作等，物资管理部门应视情节轻重给予相应的处罚，如批评教育、罚款、责令赔偿等。情节严重的，还应追究相关人员的责任。五、物资报废管理1.报废鉴定定期清查：物资管理部门应定期组织对库存物资进行清查，对已损坏、过期、闲置等无法继续使用的物资进行鉴定，填写《物资报废鉴定表》。技术鉴定：对于价值较高或技术复杂的物资，物资管理部门应组织相关技术人员进行技术鉴定，确定物资是否已无法修复或继续使用。审批确认：《物资报废鉴定表》经物资管理部门负责人审核后，报公司领导审批。经审批同意报废的物资，方可进行报废处理。2.报废处理报废方式：对于已批准报废的物资，物资管理部门应根据物资的性质和特点，选择合适的报废方式，如出售、捐赠、报废销毁等。报废手续：采用出售、捐赠等方式处理报废物资的，物资管理部门应办理相关手续，确保报废物资的处置合法合规。对于需要报废销毁的物资，应按照国家有关规定进行处理，确保环保安全。账务处理：物资管理部门应及时将报废物资的相关信息通知财务部门，财务部门根据审批通过的《物资报废鉴定表》进行账务处理，核销相应的资产。六、物资盘点管理1.盘点计划物资管理部门应制定年度物资盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员、盘点方法等内容。盘点计划应报公司领导审批后执行。2.盘点实施准备工作：在盘点前，物资管理部门应组织相关人员进行盘点培训，明确盘点要求和注意事项。同时，准备好盘点所需的工具和表格，如盘点表、计算器、标签等。实地盘点：盘点人员按照盘点计划，对仓库物资进行实地盘点。盘点过程中，应认真核对物资的数量、规格型号、质量等信息，确保账实相符。对于盘点中发现的差异，应及时记录并查明原因。盘点记录：盘点人员应根据实地盘点情况，填写《库存盘点表》，详细记录物资的实际数量、账面数量、差异数量等信息。《库存盘点表》经盘点人员签字确认后，提交至物资管理部门。3.盘点结果处理差异分析：物资管理部门收到《库存盘点表》后，应组织相关人员对盘点结果进行分析，查找差异原因。差异原因主要包括物资收发错误、库存记录错误、物资丢失或损坏等。处理措施：根据差异原因，物资管理部门应制定相应的处理措施，如调整库存记录、补办物资出入库手续、追究相关人员责任等。对于因管理不善造成的物资损失，应按照公司相关规定进行赔偿。总结报告：物资管理部门应根据盘点结果和处理情况，撰写盘点总结报告，报公司领导审阅。盘点总结报告应包括盘点基本情况、盘点结果分析、处理措施及建议等内容。七、物资信息化管理1.物资管理系统建设公司应建立完善的物资管理系统，实现物资采购、存储、使用、报废等环节的信息化管理。物资管理系统应具备物资信息录入、查询、统计、分析、预警等功能，为物资管理工作提供便捷、高效的支持。2.数据维护与更新物资管理部门应指定专人负责