仓储记录管理制度

仓储记录管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司仓储记录管理工作，确保仓储信息的准确、完整、及时，为公司的物资管理、成本核算、决策支持等提供可靠依据，加强仓储作业的规范化和精细化管理，提高仓储运营效率，保障公司资产安全。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及仓储业务的部门，包括仓库管理部门、采购部门、生产部门、销售部门等与仓储活动相关的单位和人员。（三）基本原则1.准确性原则仓储记录应如实反映物资的实际出入库情况、库存数量、存储位置等信息，确保数据准确无误。2.完整性原则涵盖仓储业务的各个环节，包括物资的入库、存储、盘点、出库等过程，各项记录应完整无缺。3.及时性原则在物资收发及仓储状态发生变化时，应及时进行记录，保证信息的时效性。4.规范性原则记录的格式、内容、填写方法等应遵循统一的规范标准，便于管理和查询。5.保密性原则仓储记录中的敏感信息，如物资价格、库存分布等，应严格保密，防止信息泄露。二、仓储记录的内容与要求（一）入库记录1.物资基本信息物资名称：填写物资的全称，应与采购合同、发票等相关文件一致。规格型号：详细记录物资的规格和型号，确保准确区分不同批次、不同类型的物资。数量：记录实际入库的物资数量，包括主计量单位和辅助计量单位。供应商名称：填写提供物资的供应商全称，便于追溯物资来源。2.入库日期明确物资实际验收入库的日期，精确到年、月、日、时、分，确保记录及时准确。3.入库单号为每一笔入库业务编制唯一的入库单号，便于对入库记录进行标识和查询，入库单号应按照一定的编码规则编制，保证其系统性和连贯性。4.存放位置记录物资在仓库内的具体存放位置，包括仓库名称、区域划分、货架编号、货位号等，以便快速查找和管理物资。5.质量验收情况验收标准：注明依据的质量验收标准，如国家标准、行业标准、企业内部标准等。验收结果：记录物资质量检验是否合格，合格填写“合格”，不合格需详细说明不合格情况及处理意见。6.备注可填写一些其他需要说明的事项，如特殊要求、运输过程中的问题等。（二）存储记录1.库存数量动态定期更新物资的库存数量，详细记录每次出入库后的剩余库存，确保库存数据的实时准确性。库存数量应按不同的物资分类进行统计，如原材料、半成品、成品等。2.存储条件记录各类物资所需的存储条件，如温度、湿度、通风要求等，并定期检查仓库环境是否符合物资存储条件。对于有特殊存储要求的物资，应设置明显的标识。3.盘点记录盘点日期：明确盘点的具体时间。盘点范围：确定本次盘点所涉及的物资范围和仓库区域。实盘数量：记录实际盘点的物资数量。账实差异：对比账面库存与实盘库存，详细记录差异数量及原因分析，对于盘盈盘亏情况，应按照规定的审批程序进行处理。处理结果：记录针对账实差异所采取的处理措施和结果，如调整账目、查找原因并整改等。（三）出库记录1.物资基本信息（同入库记录）物资名称规格型号数量2.出库日期记录物资实际出库的日期，精确到年、月、日、时、分。3.出库单号为每一笔出库业务编制唯一的出库单号，出库单号的编码规则应与入库单号保持一致，便于关联查询出入库记录。4.领用部门或客户名称填写领用物资的部门名称或接收物资的客户全称，明确物资去向。5.用途说明物资的使用用途，如生产产品、维修设备、销售等，以便跟踪物资的流向和使用情况。6.备注可记录与出库相关的其他信息，如出库方式（如领料单领料、配送发货等）、是否有特殊要求等。（四）其他记录1.仓库设备设施记录设备设施名称：如货架、叉车、托盘等。型号规格：记录设备设施的具体型号和规格。购置日期：设备设施的购买时间。维护保养记录：包括维护保养日期、保养内容、维修记录等，确保设备设施处于良好运行状态，延长使用寿命。使用状况：定期评估设备设施的使用状况，如正常使用、待维修、报废等，并记录相关情况。2.仓库人员工作记录员工姓名：仓库工作人员的姓名。岗位：明确员工所在的岗位，如仓库管理员、叉车司机等。出勤记录：记录员工的出勤情况，包括上班时间、下班时间、请假情况等，以便进行考勤管理。工作任务完成情况：记录员工每天的工作任务完成情况，如出入库操作数量、物资整理情况等，作为绩效考核的依据之一。三、仓储记录的填写规范（一）字迹要求记录应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹清晰、工整，不得潦草、模糊，确保记录内容易于辨认。（二）数据填写要求1.所有数据应填写准确、完整，不得有空缺项。对于没有实际发生的项目，应填写“无”或划“/”。2.数量填写应使用阿拉伯数字，并注明计量单位。对于多位数字，应采用三位分节法，如1,234。3.日期填写应按照年、月、日的顺序，采用“YYYYMMDD”的格式，如20231015。4.金额填写应保留到小数点后两位，对于整数金额，应在小数点后补“00”，如100.00元。（三）修改规范1.如果记录填写错误，应在错误的内容上划一条横线，并在其上方填写正确的内容，同时由修改人在旁边签字确认。2.不得随意涂抹、刮擦记录内容，严禁使用修正液、修正带等进行修改。（四）签字确认各项仓储记录须由相关责任人签字确认，以明确责任。如入库记录需经仓库验收人员、送货人员签字；出库记录需经领用部门负责人、仓库发货人员签字；盘点记录需经盘点人员、监盘人员签字等。签字应清晰可辨，注明签字日期。四、仓储记录的存储与保管（一）存储方式1.仓储记录应采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行存储。电子文档应按照公司规定的文件命名规则和文件夹结构进行分类存储，便于查找和管理。2.纸质文档应存放在专门的文件柜中，按照年份、月份、记录类别等进行分类归档，每个文件夹应标明名称和存放内容。（二）存储期限1.入库记录、出库记录等日常业务记录应至少保存[X]年，以便于查询物资出入库历史和进行财务审计等工作。2.仓库设备设施记录、人员工作记录等应保存至设备设施报废或人员离职后[X]年，以确保对相关历史信息的可追溯性。3.涉及公司重大决策、重要合同等相关的仓储记录应长期保存，作为公司档案管理的重要组成部分。（三）保管要求1.仓库应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫等适宜的存储环境，防止记录受损。2.定期对存储的记录进行检查和整理，确保记录的完整性和可读性。如发现记录有损坏或丢失，应及时采取补救措施，并查明原因进行处理。3.对电子存储的记录，应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放在不同的地点，以防数据丢失。4.严格限制对仓储记录存储场所的访问权限，只有经过授权的人员才能查阅、借阅记录，防止记录被篡改或泄露。五、仓储记录的查阅与借阅（一）查阅权限1.仓库管理人员可随时查阅所在仓库的各类仓储记录，以便进行日常业务操作和管理。2.采购部门、生产部门、销售部门等相关业务部门因工作需要，可查阅与其业务相关的仓储记录，但需提前向仓库管理部门提交查阅申请，说明查阅目的和范围。3.财务部门、审计部门等因财务审计、内部检查等工作需要，可查阅仓储记录，查阅时应出具相关的授权文件，并在仓库管理部门的陪同下进行查阅，查阅过程中不得擅自复制或带走记录。4.公司高层管理人员因决策需要，可查阅仓储记录，但需经过公司分管领导批准，并在仓库管理部门办理相关查阅手续。（二）查阅流程1.查阅人填写《仓储记录查阅申请表》，详细注明查阅的记录类别、时间段、查阅目的等信息。2.将申请表提交给所在部门负责人审批，部门负责人根据申请内容进行审核，如同意查阅，签字并注明审批意见。3.将审批通过的申请表提交给仓库管理部门，仓库管理人员根据申请表安排查阅，并在专门的《仓储记录查阅登记表》上记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅人在仓库管理人员的陪同下进行查阅，不得擅自对记录进行拍照、复印、摘抄等操作。如需复制部分记录内容，应按照公司规定的流程另行申请，并经相关部门批准。（三）借阅规定1.因特殊情况需要借阅仓储记录的，借阅人应填写《仓储记录借阅申请表》，经所在部门负责人、仓库管理部门负责人及公司分管领导审批同意后，方可办理借阅手续。2.仓库管理部门应与借阅人签订《仓储记录借阅协议》，明确借阅期限、借阅范围、借阅人的责任等事项。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应按照协议规定及时归还借阅的记录，归还时仓库管理人员应对记录进行检查，如发现记录有损坏、丢失或逾期未还等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。4.借阅记录只能用于申请借阅时注明的用途，不得转借他人，不得擅自更改记录内容。六、仓储记录的盘点与审计（一）盘点计划1.仓库管理部门应制定年度仓储记录盘点计划，明确盘点的时间、范围、方式、人员分工等内容。盘点时间应覆盖全年，确保对仓储记录进行定期全面清查。2.盘点范围应包括所有的入库记录、出库记录、存储记录、设备设施记录、人员工作记录等各类仓储记录。3.盘点方式可采用定期全面盘点、不定期抽查盘点相结合的方式。定期全面盘点每年至少进行[X]次，不定期抽查盘点由仓库管理部门根据实际情况安排，每月不少于[X]次。（二）盘点实施1.成立盘点小组，由仓库管理部门负责人担任组长，成员包括仓库管理人员、财务人员、审计人员等。盘点小组负责具体的盘点工作实施，明确各成员的职责分工。2.在盘点前，盘点人员应熟悉盘点的范围和要求，准备好相关的盘点工具，如盘点表、计算器等。3.按照盘点计划和分工，对各类仓储记录进行逐一核对，确保账实相符。对于电子记录，应通过系统查询与实际存储的纸质记录进行核对；对于纸质记录，应逐页清点，检查记录的完整性和准确性。4.在盘点过程中，如发现记录存在问题，应详细记录问题情况，并及时与相关责任人核实。对于盘盈盘亏、记录错误等情况，应填写《仓储记录盘点差异表》，说明差异原因和处理建议。（三）盘点结果处理1.盘点结束后，盘点小组应编制《仓储记录盘点报告》，报告内容包括盘点概况、盘点结果、差异分析、处理建议等。盘点报告应经盘点小组全体成员签字确认。2.根据盘点结果，仓库管理部门应对存在的问题及时进行整改。对于因记录错误导致的账实不符，应及时调整账目，并对相关责任人进行批评教育；对于因管理不善导致的物资丢失、损坏等情况，应查明原因，追究相关人员的责任，并采取相应的防范措施。3.财务部门应根据盘点报告进行财务账目调整，确保财务数据的准确性。审计部门应对盘点过程和结果进行监督检查，对发现的问题提出审计意见和建议，督促公司完善仓储记录管理制度和内部控制流程。（四）审计监督1.公司内部审计部门应定期对仓储记录管理情况进行审计监督，审查仓储记录的真实性、完整性、准确性和合规性，检查仓储记录管理制度的执行情况。2.审计部门可通过查阅仓储记录、实地盘点、访谈相关人员等方式开展审计工作。对于审计中发现的问题，应及时下达审计整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。3.仓库管理部门应积极配合审计部门的工作，如实提供相关资料和信息，对审计提出的意见和建议应认真落实，不断完善仓储记录管理工作。七、责任追究（一）记录错误责任1.因仓库管理人员填写错误、漏填、错算等原因导致仓储记录出现错误的，由仓库管理人员承担直接责任。仓库管理人员应及时纠正错误记录，并采取措施防止类似问题再次发生。2.如因其他部门提供信息不准确，导致仓库记录错误的，由提供信息的部门负责，相关责任人应及时向仓库管理部门说明情况并协助更正记录。（二）记录丢失责任1.因仓库保管不善，导致仓储记录丢失的，由仓库管理部门负责人和相关保管人员承担相应责任。仓库管理部门应采取措施恢复或补充丢失的记录，如无法恢复，应说明原因并采取补救措施，如对相关业务进行追溯和核实等。2.因借阅人保管不当，导致借阅的仓储记录丢失的，由借阅人承担全部责任。借阅人应负责赔偿由此给公司造成的损失，并按照公司规定接受相应的处罚。（三）信息泄露责任1.对于因工作疏忽或故意泄露仓储记录中敏感信息的人员，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理，并追究其法律责任。2.因违反保密规定，导致公司商业秘密泄露的，责任人应承担相应的法律责任，并赔偿公司因此遭受的全部损失。（四）违规操作责任1.对于违反仓储记录管理制度，擅自修改、删除、伪造记录的人员，一经发现，公司将严肃处理，解除劳动合同，并依法追究其法律责任