人才存档管理制度

人才存档管理制度一、总则（一）目的为加强公司人才队伍建设，规范人才档案管理工作，确保人才档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥人才档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人才档案管理。（三）原则1.真实性原则：人才档案内容必须真实可靠，如实反映员工的基本情况、工作经历、业绩表现等。2.完整性原则：全面收集员工各类相关资料，确保档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格遵守保密规定，妥善保管人才档案，防止档案信息泄露。4.动态管理原则：根据员工的工作变动、业绩变化等情况，及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、人才档案内容（一）个人基本信息1.员工的姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.身份证号码、联系方式（包括手机号码、电子邮箱等）。3.家庭住址、紧急联系人姓名及联系方式。（二）学历学位证书1.最高学历毕业证书、学位证书原件及复印件。2.学历认证报告（可通过学信网等官方渠道获取）。（三）职业资格证书1.与工作相关的各类职业资格证书，如专业技术资格证书、职业技能等级证书等原件及复印件。2.证书有效期及年检情况记录。（四）工作经历1.历任工作单位名称、职位、工作起止时间、工作职责及业绩描述。2.离职证明或工作调动证明。（五）培训经历1.参加过的内部培训、外部培训课程名称、培训时间、培训机构、培训证书等。2.培训对工作产生的实际影响及个人收获。（六）绩效考核记录1.年度、季度绩效考核结果及评价意见。2.绩效改进计划及实施情况。（七）奖惩记录1.公司内部及外部获得的各类奖励，如荣誉称号、奖金奖励等相关文件及证书。2.受到的违纪处分、警告、罚款等处罚记录及相关文件。（八）劳动合同1.员工与公司签订的劳动合同原件及续签记录。2.劳动合同变更、解除或终止的相关协议及证明。（九）薪资福利记录1.每月工资发放明细，包括基本工资、绩效工资、奖金、补贴等构成部分。2.社保、公积金缴纳记录及其他福利待遇享受情况。（十）其他重要资料1.员工个人述职报告、工作总结、职业发展规划等。2.具有代表性的工作成果，如项目报告、技术方案、专利证书等。3.员工获得的其他特殊资质、荣誉或相关证明材料。三、人才档案建立与收集（一）新员工入职1.新员工入职时，人力资源部门负责发放《人才档案信息登记表》，要求员工如实填写个人基本信息、学历学位、职业资格、工作经历等相关内容。2.员工应在入职后[X]个工作日内将填写完整的《人才档案信息登记表》及相关证明材料原件提交至人力资源部门。人力资源部门负责核对信息的真实性，并留存复印件。（二）档案更新1.员工工作经历发生变动、取得新的学历学位或职业资格证书、获得奖惩等情况时，应在变动发生后[X]个工作日内将相关证明材料提交至人力资源部门，人力资源部门及时更新档案内容。2.人力资源部门定期（每季度）与各部门沟通，了解员工的工作动态及业绩表现，及时收集绩效考核、培训记录等相关资料，确保档案信息的及时性和准确性。（三）档案审核1.人力资源部门对新建立的人才档案进行初审，确保档案内容完整、信息准确、资料真实。初审合格后，提交至人事总监进行复审。2.人事总监对档案进行全面审核，对存在疑问或不符合要求的档案，及时与员工本人或相关部门沟通核实，确保档案质量。审核通过后的档案进行归档保存。四、人才档案保管（一）保管部门公司人才档案统一由人力资源部门指定专人负责保管。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案按照类别、时间顺序进行整理装订，存放在专门的档案柜中。电子档案以员工姓名命名文件夹，按照档案内容分类存储在公司内部服务器的指定区域。2.档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，确保档案的安全保存。（三）查阅权限1.人力资源部门内部人员因工作需要查阅人才档案时，需填写《人才档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，方可查阅。2.其他部门人员因工作需要查阅人才档案时，需填写《人才档案查阅申请表》，经所在部门负责人、人力资源部门负责人及人事总监批准后，方可查阅。查阅过程中，必须在指定地点进行，且不得擅自摘抄、复制档案内容。3.公司高层管理人员因工作需要查阅人才档案时，可直接查阅，但需在查阅记录上签字确认。（四）借阅管理1.因特殊情况需要借阅人才档案的，需填写《人才档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等内容，经所在部门负责人、人力资源部门负责人及人事总监批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员必须妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。3.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，人力资源部门负责核对档案内容及完整性，如有缺失或损坏，应查明原因并追究相关人员责任。（五）档案保密1.接触人才档案的工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。如因工作失误导致档案信息泄露，将视情节轻重给予相应的纪律处分。2.未经公司批准，任何个人不得私自复印、拍照、传播人才档案内容。五、人才档案转递（一）员工离职1.员工离职时，人力资源部门负责审核其档案资料是否齐全、完整。如档案存在缺失或问题，应及时与员工沟通解决。2.员工离职手续办理完毕后，人力资源部门按照员工新的工作单位或档案接收机构要求，及时办理档案转递手续。转递档案时，应填写《人才档案转递通知单》，密封档案并加盖骑缝章，通过机要交通或专人送取等方式进行转递。（二）档案接收确认1.档案接收机构收到档案后，应及时将档案接收回执反馈给公司人力资源部门。人力资源部门负责核对回执信息，确认档案已安全送达。2.如因特殊原因档案无法按时送达或出现退回情况，人力资源部门应及时与档案接收机构沟通，查明原因并采取相应措施，确保档案转递工作顺利完成。六、人才档案信息化管理（一）系统建设1.公司建立人才档案信息化管理系统，实现人才档案信息的电子化录入、存储、查询、统计分析等功能。2.系统应具备权限管理功能，根据不同人员的工作职责和权限，设置相应的系统操作权限，确保档案信息的安全性和保密性。（二）数据录入与维护1.人力资源部门负责安排专人将纸质档案内容准确录入人才档案信息化管理系统，并定期进行数据维护和更新，确保系统数据与纸质档案内容一致。2.系统应具备数据备份功能，定期对人才档案数据进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。（三）信息查询与统计1.公司内部人员可通过人才档案信息化管理系统，按照规定的权限查询员工人才档案信息。查询结果应严格保密，不得随意传播。2.人力资源部门可利用系统进行数据统计分析，如员工学历结构分析、年龄分布分析、绩效考核情况统计等，为公司人力资源决策提供数据支持。七、人才档案定期清理（一）清理周期公司每[X]年对人才档案进行一次全面清理。（二）清理范围1.已离职员工且档案已转递至新单位或档案接收机构的档案。2.超过保管期限且无保存价值的档案材料。3.重复、无效或不符合归档要求的档案材料。（三）清理程序1.人力资源部门制定人才档案清理计划，明确清理范围、清理时间及清理责任人。2.清理责任人对拟清理的档案进行逐一核对，确认符合清理条件后，填写《人才档案清理审批表》，提交人力资源部门负责人审核。3.人力资源部门负责人审核通过后，报人事总监批准。经批准后的档案清理计划由专人负责组织实施。4.档案清理过程中，应做好记录，包括清理档案的名称、数量、清理原因等。清理后的档案应按照规定进行销毁或妥善保存。（四）档案销毁1.对于需要销毁的档案材料，应采用安全可靠的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，并确保销毁过程可追溯。2.销毁档案材料时，应填写《人才