人影档案管理制度

人影档案管理制度一、总则（一）目的为加强人影档案管理，确保人影工作中各类文件、资料、数据等档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司人影工作相关的所有档案管理活动，包括人影作业计划、设备维护记录、人员培训资料、作业效果评估等各类与人影工作有关的文件和资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的人影档案管理部门，对人影档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映人影工作的实际情况，数据准确无误，严禁虚假和错误信息进入档案。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案不被泄露、篡改或丢失。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。4.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便人影工作相关人员查阅和利用档案，充分发挥档案的作用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善人影档案管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、分类、编目、装订、保管人影档案，确保档案的安全和完整。3.建立人影档案数据库，实现档案的信息化管理，提高档案检索和利用效率。4.定期对人影档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。5.对各部门的人影档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）档案形成部门职责1.负责本部门人影工作中各类文件、资料、数据的收集、整理和初步分类，并及时移交档案管理部门。2.按照档案管理部门的要求，规范本部门档案的形成和整理工作，确保档案的质量。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用和鉴定销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度，确保档案管理工作的规范和有序。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、借阅登记等。3.熟练掌握档案管理系统的操作技能，及时更新和维护档案信息，提高档案管理的信息化水平。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，确保档案安全。5.积极为档案利用者提供服务，及时准确地查找和提供所需档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.人影作业计划、方案、预案等文件。2.人影设备采购合同、维护保养记录、运行日志等。3.人影作业人员的培训计划、培训记录、考核成绩等。4.人影作业的相关通知、通报、报告等文件。5.人影作业效果评估报告、数据分析资料等。6.其他与人影工作有关的文件、资料和数据。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式通用、存储介质可靠，并按照规定进行备份。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，确保同一类档案集中存放。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，确保目录准确、清晰。4.对档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于查阅和保管。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.作业计划类：包括年度作业计划、阶段性作业计划等。2.设备管理类：包括设备采购合同、维护保养记录、设备运行日志等。3.人员培训类：包括培训计划、培训记录、考核成绩等。4.作业文件类：包括作业通知、通报、报告等。5.作业效果评估类：包括作业效果评估报告、数据分析资料等。6.其他类：不属于以上分类的其他与人影工作有关的档案。（二）编号规则1.档案编号采用“年份+类别代码+顺序号”的格式。2.年份为档案形成年份的后两位数字。3.类别代码按照上述分类标准进行编制，用两位字母表示，如“ZY”表示作业计划类，“SB”表示设备管理类等。4.顺序号为每类档案的流水号，用四位数字表示。例如，2023年形成的第一份作业计划类档案编号为“23ZY0001”。五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管人影工作的重要法规、政策文件。公司人影工作的长期规划、战略决策文件。涉及重大人影作业项目的文件、资料。具有历史价值和重要纪念意义的人影档案。2.定期保管保管期限为30年的档案：人影作业计划、方案、预案等文件；人影设备采购合同、维护保养记录等。保管期限为10年的档案：人影作业人员的培训记录、考核成绩等；人影作业的相关通知、通报、报告等文件。保管期限为5年的档案：人影作业效果评估报告、数据分析资料等。（二）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质档案的安全保管。档案应分类存放，按照编号顺序上架排列，便于查找和管理。定期对纸质档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.电子档案建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储，确保电子档案的完整性和可读性。采用光盘、磁带等存储介质对电子档案进行备份，备份应异地存放，确保数据安全。定期对电子档案进行维护和更新，防止数据丢失或损坏。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅人影档案的，应填写《人影档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密或重要信息的档案，查阅申请人应经公司分管领导批准后，方可查阅。3.外单位人员因工作需要查阅人影档案的，应持单位介绍信，经公司分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并严格遵守档案查阅规定。（二）查阅程序1.查阅申请人填写《人影档案查阅申请表》，详细说明查阅档案的目的、内容和范围。2.所在部门负责人或公司分管领导对申请表进行审核签字。3.档案管理部门根据申请表提供的信息，查找并提供所需档案资料。4.查阅人员在档案查阅室查阅档案，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对档案进行核对和清点，确保档案无损坏、丢失等情况。（三）利用要求1.利用人影档案应遵守国家法律法规和公司的保密规定，不得擅自泄露档案内容。2.如需对档案进行引用、发表或公开披露，应经公司相关部门审核批准，并注明档案来源。3.档案利用过程中如发现档案存在问题或疑问，应及时向档案管理部门反馈，以便及时处理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对保管期满的人影档案进行鉴定，成立由档案管理人员、业务部门人员等组成的鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。对于已失去保存价值的档案，提出销毁意见。（二）销毁程序1.经鉴定小组确定需要销毁的档案，编制《人影档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《人影档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核签字后，报公司分管领导批准。3.批准后的《人影档案销毁清册》一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交公司办公室备案。4.档案管理部门按照批准的销毁清册，组织专人对档案进行销毁。销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁。5.销毁完毕后，在销毁清册上注明销毁日期，并由监销人员签字确认。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门定期对人影档案的收集、整理、保管、查阅、利用、鉴定销毁等情况进行统计，填写《人影档案统计报表》。2.《人影档案统计报表》应准确反映档案管理工作的各项数据，为公司决策提供参考依据。3.档案统计数据应及时上报公司相关部门，并妥善保存统计资料。（二）移交工作1.公司因机构调整、业务变更等原因，需要对人影档案进行移交的，应按照档案管理规定办理档案移交手续。2.档