产品结算管理制度

产品结算管理制度一、总则（一）目的为规范公司产品结算管理工作，确保公司财务数据的准确性和及时性，保障公司资金的正常流转，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有产品销售、采购及相关服务的结算业务。（三）基本原则1.准确性原则：结算数据应真实、准确、完整地反映产品交易的实际情况，确保财务核算的准确性。2.及时性原则：各相关部门应按照规定的时间节点完成结算工作，及时传递结算信息，避免延误。3.合规性原则：结算业务必须符合国家法律法规和公司内部规定，确保结算过程合法合规。4.保密性原则：涉及结算的各类信息应严格保密，防止信息泄露给公司造成损失。二、结算流程（一）销售结算流程1.订单确认销售部门与客户签订销售合同或订单后，应及时将订单信息录入公司业务系统，并确保订单内容清晰、准确。订单信息包括产品名称、规格、数量、价格、交货日期、交货地点、付款方式等。2.发货通知生产部门根据销售订单安排生产，并在产品发货前通知销售部门。销售部门确认发货后，应及时将发货信息录入业务系统，包括发货日期、发货单号、运输方式、预计到货日期等，并通知客户。3.发票开具财务部门根据销售订单和发货信息，在产品交付后及时开具销售发票。发票内容应与销售合同或订单一致，包括产品名称、规格、数量、单价、金额、税率、税额等。销售发票应按照规定的格式和要求开具，确保发票的真实性和合法性。4.收款跟进销售部门负责跟进客户的付款情况，及时与客户沟通催款事宜。对于逾期未付款的客户，销售部门应填写《逾期应收账款明细表》，提交给财务部门和信用管理部门。信用管理部门根据客户的信用状况，制定相应的催收措施，并协助销售部门进行催收工作。5.结算核对财务部门在收到客户付款后，应及时与销售部门核对结算信息，包括销售订单、发货单、发票、收款记录等。核对无误后，财务部门进行账务处理，确认销售收入，并将结算结果反馈给销售部门。6.坏账处理对于确实无法收回的应收账款，财务部门应按照公司坏账管理制度进行坏账核销。坏账核销前，财务部门应会同销售部门、信用管理部门等相关部门进行调查核实，并提交书面报告，经公司管理层审批后进行核销。（二）采购结算流程1.采购订单下达采购部门根据公司生产经营需要，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购产品的名称、规格、数量、价格、交货日期、交货地点、付款方式等条款，并经相关部门审核批准。2.到货验收仓库管理部门在收到供应商交付的产品后，应及时组织验收。验收内容包括产品的数量、规格、质量、外观等，确保产品符合采购订单要求。验收合格后，仓库管理部门填写《到货验收单》，并签字确认。3.发票审核财务部门收到供应商开具的发票后，应及时进行审核。发票审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性，发票内容与采购订单、到货验收单是否一致等。对于审核无误的发票，财务部门进行账务处理，确认采购成本；对于审核发现问题的发票，财务部门应及时与供应商沟通，要求其重新开具或更正发票。4.付款申请采购部门根据采购合同和到货验收情况，在规定的付款期限内填写《付款申请表》，并提交给财务部门。《付款申请表》应包括采购订单号、供应商名称、发票号码、付款金额、付款方式等信息。财务部门对《付款申请表》进行审核，确认无误后提交给公司管理层审批。5.款项支付公司管理层审批通过后，财务部门按照审批意见进行款项支付。款项支付方式应符合采购合同约定，包括支票、汇票、电汇、网上银行支付等。财务部门在支付款项后，应及时登记付款记录，并将付款凭证交相关部门存档。三、结算相关部门职责（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同或订单，并确保订单信息准确无误。2.及时跟进客户的发货需求，协调生产部门安排生产和发货，并将发货信息通知客户。3.负责客户的收款跟进工作，及时与客户沟通催款事宜，填写《逾期应收账款明细表》，提交给财务部门和信用管理部门。4.协助财务部门进行销售结算核对工作，提供相关销售订单、发货单等资料。（二）生产部门1.根据销售订单安排生产计划，确保产品按时、按质、按量生产完成。2.在产品发货前通知销售部门，并提供产品生产进度信息。（三）仓库管理部门1.负责产品的出入库管理，确保产品数量准确、质量完好。2.在收到供应商交付的产品后，及时组织验收，并填写《到货验收单》。3.根据销售部门的发货通知，及时办理产品出库手续，并提供发货记录。（四）财务部门1.负责销售发票的开具和采购发票的审核工作，确保发票的真实性、合法性和完整性。2.根据销售订单、发货单、发票、收款记录等进行销售结算核对，确认销售收入，并进行账务处理。3.根据采购订单、到货验收单、发票等进行采购结算核对，确认采购成本，并进行账务处理。4.负责款项支付的审核和办理工作，确保付款符合公司规定和采购合同约定。5.定期编制结算报表，向公司管理层汇报结算情况，并提供相关财务分析数据。（五）信用管理部门1.建立客户信用档案，评估客户信用状况，制定信用额度和信用期限。2.负责逾期应收账款的催收工作，协助销售部门制定催收措施，并跟踪催收结果。3.定期对客户信用状况进行评估和调整，防范信用风险。四、结算数据管理（一）数据录入与维护1.各相关部门应指定专人负责结算数据的录入和维护工作，确保数据的准确性和及时性。2.结算数据录入应严格按照业务系统的操作规范进行，录入后应进行认真核对，确保数据无误。3.对于结算数据的变更或调整，应按照规定的审批流程进行，经批准后及时更新业务系统数据。（二）数据备份与存储1.财务部门应定期对结算数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.结算数据备份的频率应根据公司业务情况确定，至少每周备份一次，重要数据应每天备份。3.定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的完整性和可用性。（三）数据查询与使用1.各部门因工作需要查询结算数据时，应按照规定的权限进行操作，不得擅自查询和使用无关数据。2.查询结算数据应填写《数据查询申请表》，经部门负责人审批后提交给财务部门。3.财务部门应按照审批意见提供查询服务，并对查询过程进行记录。五、结算监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对结算业务进行审计，检查结算流程的执行情况、结算数据的准确性和合规性等。2.审计部门应制定审计计划，明确审计范围、审计方法和审计时间，并组织实施审计工作。3.对于审计发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。（二）外部审计1.公司应按照国家法律法规和监管要求，定期聘请外部审计机构对公司财务报表进行审计，其中包括对结算业务的审计。2.外部审计机构应具备相应的资质和专业能力，审计工作应按照审计准则和相关规定进行。3.公司应积极配合外部审计机构的工作，提供必要的资料和信息，确保审计工作顺利进行。六、违规处理（一）违规行为界定1.违反本制度规定的结算流程，擅自更改结算数据或操作结算业务的。2.未按照规定时间完成结算工作，导致结算延误或影响公司资金流转的。3.提供虚假结算资料，骗取公司资金或造成公司损失的。4.泄露结算业务相关信息，给公司造成不良影响或损失的。5.其他违反本制度规定的行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的员工，给予警告处分，并责令其立即整改。2.对于多次违规或情节严重的员工，给予记过、记大过、降职、撤职等处分，并视情节轻重追究其经济责任。3.对于因违规行为给公司造