档案保管使用管理制度

档案保管使用管理制度一、总则1.目的为加强公司档案的科学管理，规范档案的保管与使用行为，确保档案的完整、安全，便于档案的查阅和利用，为公司各项工作提供有效的支持，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案保管、查阅、借阅、使用等方面的管理活动。3.定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、信函、会议记录、人事档案、财务档案等。二、档案管理职责1.档案管理部门及职责公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导以及档案的集中保管等工作。其主要职责如下：制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。负责接收、整理、分类、编号、装订、上架存放公司的各类档案。建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。定期对档案进行检查、清点、核对，确保档案的安全与完整。对破损、褪色、变质的档案及时进行修复和复制，对已失去保存价值的档案，按照规定进行鉴定和销毁。为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，并做好相关记录。组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平和公司员工的档案意识。收集、整理、分析档案信息，为公司领导决策提供参考依据。负责与外部档案管理机构的沟通与协作，做好档案的移交、接收等工作。2.各部门档案管理职责各部门应设立兼职档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理、立卷、保管等工作，并按规定定期向公司档案管理部门移交档案。具体职责如下：负责本部门日常工作中形成的各类文件资料的收集、积累和整理，确保档案的齐全、完整。按照档案管理要求，对本部门的档案进行分类、编号、装订，建立本部门档案台账。妥善保管本部门的档案，确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。积极配合公司档案管理部门的工作，及时将本部门应归档的档案移交公司档案管理部门，并办理相关移交手续。按照规定，为本部门及其他部门查阅、借阅本部门档案提供必要的协助。3.员工档案管理职责公司员工应树立档案意识，自觉遵守档案管理制度，在工作中及时将应归档的文件资料交本部门兼职档案管理人员整理归档。同时，员工本人应妥善保管涉及个人隐私等不宜公开的档案信息。三、档案的收集与整理1.收集范围公司设立、变更、终止过程中形成的各类文件，如公司章程、营业执照、组织机构代码证、税务登记证等相关文件。公司内部规章制度、管理办法、工作流程、通知、通报、决定等文件。公司各类会议记录、纪要、决议等文件。公司与外部单位签订的合同、协议、意向书、委托书等文件。公司各类项目申报材料、可行性研究报告、项目计划、项目总结等文件。公司财务报表、审计报告、税务资料、资金往来凭证等文件。公司人事档案，包括员工简历、入职登记表、劳动合同、培训记录、考核评价、薪资福利等相关资料。公司市场营销活动资料，如市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、客户资料等。公司技术研发资料，如技术方案、研究报告、实验数据、专利证书等文件。公司固定资产档案，如购置合同、发票、验收报告、使用说明书、维修记录等文件。公司其他具有保存价值的文件资料。2.收集要求各部门及员工应在文件形成或办理完毕后，及时将相关文件资料收集齐全，并按照档案管理要求进行初步整理。收集的文件资料应真实、完整、准确，不得擅自涂改、伪造、销毁或隐匿。对于重要文件资料，应收集原件，如因特殊原因无法收集原件的，应收集与原件核对无误的复印件，并注明原件保存地点及出处。3.整理原则与方法档案整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理方法如下：分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征，将档案分为不同的类别，如行政管理类、人事管理类、财务管理类、业务管理类等。编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。装订：对纸张规格不一致、破损或有散页的文件资料进行装订，确保文件整齐、牢固。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等项目，以便于查阅和检索。四、档案的保管1.保管场所公司档案管理部门应设立专门的档案库房，确保档案库房安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等。档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并根据档案类别和保管期限进行合理存放。2.保管期限档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为3年、5年、10年、15年、20年等。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司章程、公司发展规划、年度工作总结、重要会议记录、重大合同协议、财务决算报告、人事任免文件等。定期保管的档案：其他具有一定保存价值，但保管期限较短的档案，可列为定期保管。定期保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，可按照规定进行销毁。3.档案的存放排列档案应按照分类编号顺序进行存放排列，同一类别的档案按照时间顺序或重要程度依次排列。同时，为便于查找利用，应在档案装具上标明档案类别、编号、起止年度等信息。4.档案的安全保护措施建立档案库房管理制度，严格限制非档案管理人员进入档案库房。档案管理人员进入库房时，应随手关门，并做好安全检查工作。配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如灭火器、报警器、除湿机、防虫剂、鼠夹等，并定期进行维护和检查，确保设施设备完好有效。对电子档案应采取备份存储措施，防止数据丢失。备份存储设备应异地存放，并定期进行检查和更新。定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的查阅与借阅1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司档案管理部门查阅。涉及公司机密或重要敏感信息的档案，查阅申请人还需经公司分管领导批准后方可查阅。2.查阅程序申请人填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人审核签字。将申请表交公司档案管理部门，档案管理人员根据申请内容进行查询，并提供相关档案供申请人查阅。申请人在档案管理部门指定的查阅场所查阅档案，查阅过程中应保持安静，不得擅自涂改、抽取、污损档案。如需摘录或复制档案内容，应经档案管理人员同意，并在规定的范围内进行。查阅完毕后，申请人应将档案及时归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认查阅情况。3.借阅权限公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报公司档案管理部门负责人审批。涉及公司机密或重要敏感信息的档案，借阅申请人还需经公司分管领导批准后方可借阅。4.借阅程序申请人填写《档案借阅申请表》，提交所在部门负责人审核签字。将申请表报公司档案管理部门负责人审批。审批通过后，档案管理人员根据申请内容调取相关档案，办理借阅手续，向借阅人发放《档案借阅证》，并将档案交付借阅人。借阅人凭《档案借阅证》到档案管理部门领取档案，借阅过程中应妥善保管档案，不得转借他人或带出公司指定场所。如需延期归还，应提前办理续借手续。借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量、完整性和保管状况，确认无误后，在《档案借阅登记表》上登记归还时间，并收回《档案借阅证》。六、档案的使用与保密1.档案的使用规定档案管理人员应根据档案查阅或借阅申请，及时、准确地提供所需档案，并做好相关记录。查阅或借阅档案的人员应按照规定的用途使用档案，不得擅自扩大使用范围或用于其他目的。使用档案过程中如发现档案存在问题或疑问，应及时向档案管理部门反馈，档案管理部门应查明原因并妥善处理。2.档案的保密要求公司全体员工应严格遵守档案保密制度，对涉及公司机密、商业秘密、个人隐私等不宜公开的档案信息予以保密。档案管理人员应对档案内容严格保密，不得擅自披露档案信息。在提供档案查阅、借阅服务时，应按照规定的权限和程序进行操作，防止档案信息泄露。查阅或借阅档案的人员应妥善保管所查阅或借阅的档案，不得私自复印、拍照、传播档案内容。如需摘录或复制档案内容，应严格按照规定的审批程序进行，并注明来源和用途。因工作需要涉及档案信息公开的，应按照公司相关规定进行审批，确保信息公开的合法性、准确性和安全性。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门兼职档案管理人员及相关业务人员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定原则与标准档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，依据国家有关档案鉴定标准和公司实际情况，对档案的保存价值进行综合评估。具体鉴定标准如下：反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。反映公司一定时期工作活动，在一定时间内对公司工作有查考利用价值的档案，可列为定期保管。已过保管期限，且确无保存价值的档案，可予以销毁。涉及公司机密、商业秘密、个人隐私等特殊档案，应按照相关规定进行保管，不得擅自销毁。3.鉴定程序档案管理部门定期对到期档案进行清理，编制《档案鉴定清册》，详细列出档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。将《档案鉴定清册》提交档案鉴定工作小组进行审核鉴定。工作小组应逐份审查档案，根据鉴定标准确定档案的存毁，并在《档案鉴定清册》上签署鉴定意见。对拟销毁的档案，档案管理部门应进行再次核对，确保鉴定结果准确无误。经核对无误后，报公司分管领导审批。公司分管领导批准后，档案管理部门负责组织实施档案销