饭店进出账管理制度

饭店进出账管理制度一、总则（一）目的为加强饭店财务管理，规范饭店进出账行为，确保饭店财务数据准确、清晰，保障饭店资金安全，提高饭店经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于饭店各部门及全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：饭店的进出账活动必须遵守国家法律法规及相关财务制度。2.准确性原则：所有进出账记录应真实、准确、完整，不得虚报、漏报、错报。3.及时性原则：各项进出账业务应及时处理，确保财务数据的时效性。4.规范性原则：严格按照规定的流程和标准进行进出账操作，保证财务工作的规范化。二、收入管理（一）营业收入1.前台收银客人入住时，前台应准确登记客人信息，包括姓名、身份证号码、联系方式、入住时间、退房时间等，并根据客人选择的房型、房价及其他消费项目，及时录入收银系统，生成相应的账单。客人消费过程中，如有增加消费项目，如餐饮、洗衣、电话等，前台应及时记录并更新账单。客人退房时，前台应仔细核对账单，确保各项费用准确无误。客人结清账款后，前台应开具正式发票，并将发票号码记录在账单上。前台每日营业结束后，应将当天的营业收入进行汇总，编制收款日报表，与现金、银行卡、信用卡等收款凭证进行核对，确保账实相符。收款日报表应包括客人姓名、房号、入住时间、退房时间、消费项目及金额、收款方式及金额等详细信息。前台应定期将收款日报表及相关收款凭证交予财务部门，财务部门进行审核后，据此进行账务处理。2.餐厅收银餐厅服务员应及时为客人点菜，并将菜品信息录入收银系统。客人用餐结束后，餐厅收银应根据系统记录的菜品信息及价格，准确计算账单金额。餐厅收银应在客人结账时，向客人提供详细的消费清单，如有疑问应及时解答。客人选择付款方式后，餐厅收银应按照规定的流程进行收款操作，并开具发票。餐厅每日营业结束后，应编制餐厅营业收入日报表，包括桌号、客人人数、消费菜品及金额、收款方式及金额等信息。餐厅收银应将日报表及相关收款凭证交予财务部门，财务部门审核后进行账务处理。3.其他收入饭店提供的会议室租赁、宴会服务、娱乐项目等其他业务收入，相关部门应在业务发生时，及时与客人签订合同或协议，明确收费标准、付款方式及结算时间等条款。业务完成后，相关部门应按照合同约定，及时向客人开具发票，并将收入情况报送财务部门。财务部门根据发票及相关凭证进行账务处理。（二）应收账款1.信用管理饭店应建立客户信用评估制度，对长期合作客户、大型企业客户等进行信用评估，确定其信用额度和信用期限。信用评估应综合考虑客户的经营状况、财务状况、信用记录等因素。对于信用良好的客户，饭店可给予一定的信用额度和信用期限。在信用额度和信用期限内，客户可先消费后付款。信用额度和信用期限应定期进行评估和调整。对于新客户或信用状况不佳的客户，饭店应要求其在消费前支付定金或采取其他担保措施，以降低应收账款风险。2.应收账款管理业务部门应在业务发生后，及时将相关信息传递给财务部门，财务部门据此建立应收账款台账，详细记录客户名称、欠款金额、欠款时间、信用期限等信息。财务部门应定期对应收账款进行核对和清理，及时与客户沟通，了解欠款原因和付款计划。对于逾期未付款的客户，应发送催款通知，提醒其按时付款。如客户确实无法按时付款，业务部门应与客户协商解决方案，如延长付款期限、分期支付等。协商结果应及时通知财务部门，财务部门据此调整应收账款台账。对于长期拖欠账款且催收无效的客户，饭店应采取法律手段追讨欠款，以维护饭店的合法权益。三、支出管理（一）采购支出1.采购计划各部门应根据业务需求，每月定期编制采购计划，详细列出所需采购的物品名称、规格、数量、预计采购时间等信息。采购计划应经部门负责人审核后报财务部门备案。财务部门应根据饭店的资金状况和经营需求，对各部门的采购计划进行审核和平衡，确保采购资金的合理使用。2.采购流程采购部门应根据批准的采购计划，选择合格的供应商进行采购。采购人员应与供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。采购物品到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收人员应按照合同要求对采购物品的数量、质量、规格等进行仔细核对，确保验收合格。验收合格的采购物品，验收部门应出具验收报告，并将验收报告及相关发票、送货单等凭证交予财务部门。财务部门审核无误后，按照合同约定的付款方式进行付款。3.采购付款采购付款应严格按照合同约定的付款方式和付款时间进行。对于货到付款的采购业务，财务部门应在收到验收报告及相关凭证后，及时办理付款手续。对于需要预付款的采购业务，采购部门应在签订合同后，按照合同约定的预付款比例申请预付款。财务部门审核后，办理预付款支付手续。预付款支付后，采购部门应跟踪采购进度，确保供应商按时交货。对于分期付款的采购业务，财务部门应按照合同约定的付款期限和金额，按时支付款项。每次付款前，采购部门应提供相关的验收报告及发票等凭证，财务部门审核无误后进行付款。（二）费用报销1.报销范围饭店员工因工作需要发生的差旅费、业务招待费、办公用品费、通讯费、水电费、物业费等费用，可按照本制度规定进行报销。不属于饭店正常经营业务范围内的费用，如个人消费、罚款等，不得报销。2.报销流程员工发生费用支出后，应及时填写费用报销单，并附上相关的发票、收据、审批单等凭证。费用报销单应注明费用发生的日期、事由、金额、报销部门等信息。员工所在部门负责人应根据费用的合理性和真实性，对报销单进行审核，并签署意见。审核通过后，报销单依次提交给财务部门负责人、饭店总经理审批。财务部门对审批通过的报销单进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、完整性，报销金额是否符合规定标准等。审核无误后，办理报销付款手续。3.报销标准差旅费报销标准：包括交通费用、住宿费用、餐饮补贴等，具体标准按照饭店相关规定执行。员工应在规定的标准范围内报销差旅费，超出部分自理。业务招待费报销标准：业务招待费应严格控制在合理范围内，报销时应注明招待对象、事由、金额等信息。业务招待费报销需经饭店总经理审批。办公用品费报销标准：办公用品应按照实际需求采购，报销时应提供详细的清单。办公用品采购应通过正规渠道进行，确保质量和发票的真实性。通讯费报销标准：根据员工的工作岗位和业务需求，制定不同的通讯费报销标准。员工应凭通讯费发票进行报销，报销金额不得超过规定标准。水电费、物业费等费用报销标准：按照实际发生金额进行报销，报销时应提供相关的缴费凭证。四、库存管理（一）库存物资分类饭店库存物资主要包括食品、饮料、客房用品、办公用品、维修材料等。（二）库存管理制度1.库存盘点饭店应定期进行库存盘点，确保库存物资账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。盘点前，仓库管理人员应将库存物资进行整理和分类，确保账物一致。盘点过程中，应认真核对库存物资的数量、规格、质量等信息，并做好记录。盘点结束后，仓库管理人员应编制库存盘点表，详细列出盘点结果。如发现账实不符，应及时查明原因，并编制盘盈盘亏报告，报财务部门和相关部门审批。财务部门应根据盘盈盘亏报告进行账务处理，调整库存物资账目。对于盘盈的物资，应增加库存物资账面价值；对于盘亏的物资，应减少库存物资账面价值，并根据原因进行相应的处理，如追究责任、计入成本费用等。2.库存物资采购仓库管理人员应根据库存物资的实际库存情况和使用情况，及时提出采购申请。采购申请应经部门负责人审核后报采购部门。采购部门应根据采购申请，选择合适的供应商进行采购。采购过程中应严格按照采购流程进行操作，确保采购物资的质量和价格合理。采购物资到货后，仓库管理人员应及时进行验收，确保物资数量、质量、规格等符合要求。验收合格的物资应及时办理入库手续，登记库存物资台账。3.库存物资领用各部门因工作需要领用库存物资时，应填写物资领用申请表，注明领用物资的名称、规格、数量、用途等信息。物资领用申请表应经部门负责人审核后报仓库管理人员。仓库管理人员应根据物资领用申请表，核实库存物资情况，如库存充足，应及时办理领用手续，并登记库存物资台账。如库存不足，应及时通知采购部门进行采购。物资领用后，领用部门应妥善保管物资，合理使用，避免浪费和丢失。五、财务审批流程（一）一般费用审批1.员工填写费用报销单，并附上相关凭证。2.部门负责人审核费用的合理性和真实性，签署意见。3.财务部门负责人审核发票等凭证的合法性、完整性，审核报销金额是否符合规定标准，签署意见。4.饭店总经理审批，如审批通过，财务部门办理报销付款手续。（二）重大支出审批1.对于金额较大的采购项目、投资项目、装修改造项目等重大支出，相关部门应提前编制项目预算和可行性报告。2.项目预算和可行性报告经部门负责人审核后，报财务部门审核。财务部门从资金安排、成本效益等方面进行审核，并提出意见。3.饭店总经理组织相关部门进行项目评审，对项目的必要性、可行性、预算合理性等进行综合评估。4.评审通过后，按照规定的决策程序进行审批，如提交饭店董事会审议等。5.审批通过后，相关部门按照审批意见组织实施项目，并按照财务制度进行资金支付和账务处理。六、财务监督与审计（一）财务监督1.财务部门应定期对饭店的进出账情况进行检查和分析，及时发现问题并提出改进措施。2.财务部门应加强对各部门财务收支情况的监督，确保各项财务制度的执行到位。对于违反财务制度的行为，应及时制止并进行纠正。3.饭店应建立健全财务公开制度，定期向员工公布饭店的财务状况，接受员工的监督。（二）内部审计1.饭店应设立内部审计机