研究生档案利用登记规定​

研究生档案利用登记规定​

一、总则1.为加强我校研究生档案的管理与利用，规范档案利用登记行为，确保档案的安全与合理使用，根据国家相关法律法规及档案管理规定，结合我校实际情况，特制定本规定。2.本规定适用于我校所有研究生档案的利用登记工作，涉及校内各部门、单位及因工作、学习需要利用研究生档案的个人。二、档案利用范围1.校内教学管理部门：用于研究生培养方案制定、教学评估、学籍管理等工作。2.校内科研管理部门：在科研项目申报、成果评定等过程中，核实研究生科研经历、成果等相关信息。3.校内人事管理部门：进行研究生就业推荐、留校选拔、奖励评定等工作时查阅档案。4.研究生本人：因个人学习、工作、出国等需要，查阅、复印相关档案材料。5.校外具有正当理由和合法手续的单位或个人：如用人单位对拟录用研究生进行背景调查等情况。三、利用申请1.校内部门申请-校内各部门如需利用研究生档案，需填写《研究生档案利用申请表》，详细说明利用档案的目的、涉及研究生的姓名、学号、专业等信息，以及预计利用时间。-申请表由部门负责人签字，并加盖部门公章后，提交至研究生院档案管理部门。2.研究生本人申请-研究生本人因个人原因需要利用档案，需提交书面申请，注明本人姓名、学号、专业、利用目的及联系方式。-申请需经导师签字同意后，交至研究生院档案管理部门。3.校外单位或个人申请-校外单位或个人利用研究生档案，需出具单位介绍信或相关证明材料，说明利用档案的合法理由、利用目的、涉及研究生的基本信息等。-介绍信或证明材料需经研究生院主管领导审批同意后，提交至档案管理部门。四、登记内容1.利用人信息：详细记录利用人的姓名、单位、联系方式（包括固定电话、手机号码、电子邮箱等）。对于校外人员，还需登记其身份证号码。2.档案信息：记录所利用档案涉及的研究生姓名、学号、专业、档案内容类别（如学籍材料、成绩表、奖惩记录等）。3.利用目的：准确填写利用档案的具体用途，如教学评估参考、科研项目申报核实、就业背景调查等。4.利用时间：记录档案借出时间（如涉及借出）、归还时间，以及在档案查阅场所内的实际查阅时间段。5.利用方式：明确是查阅、复印、摘录等具体利用方式。若有复印需求，需登记复印的具体内容和份数。6.审批信息：记录申请审批的流程和结果，包括审批人、审批时间、审批意见等。五、利用登记流程1.初审：档案管理部门收到利用申请后，对申请材料进行初审，检查申请信息是否完整、申请理由是否合理、审批手续是否齐全。如申请材料不符合要求，告知申请人补充或修改。2.登记：初审通过后，档案管理人员按照规定的登记内容，在《研究生档案利用登记簿》上进行详细登记。登记信息需准确无误，确保可追溯。3.档案提供：根据登记信息，为利用人提供相应的档案材料。如涉及档案借出，需办理档案借出手续，明确归还期限，并要求利用人签字确认。4.利用反馈：利用人完成档案利用后，应及时向档案管理部门反馈利用情况。如发现档案有损坏、丢失等异常情况，利用人需承担相应责任。5.注销登记：档案归还且利用反馈无异常后，档案管理人员在《研究生档案利用登记簿》上进行注销登记，确保档案状态更新及时。六、监督与责任1.研究生院档案管理部门负责对研究生档案利用登记工作进行日常监督，定期检查登记记录，确保登记信息的真实性和完整性。2.利用人应严格遵守本规定，不得擅自将档案转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损，不得擅自复制、传播档案内容。如违反规定，将视情节轻重，给予批评教育、暂停档案利用权限等处理；造成严重后果的，依法追究相应责任。3.档案管理人员应严格履行职责，对登记工作不认真、擅自扩大档案利用范