影视公司行政部管理制度

影视公司行政部管理制度总则制度目的本制度旨在规范影视公司行政部的工作流程，提高行政工作效率，确保行政工作的准确性和规范性，为公司的稳定运营提供有力支持。适用范围本制度适用于影视公司行政部全体员工，以及与行政部有工作往来的其他部门和人员。基本原则1.合法性原则：行政部的各项工作必须遵守国家法律法规和公司的相关规定。2.高效性原则：优化工作流程，提高工作效率，确保各项行政工作及时、准确地完成。3.服务性原则：以服务公司各部门和员工为宗旨，提供优质、高效的行政服务。4.保密性原则：严格保守公司机密，确保公司信息安全。组织架构与职责行政部组织架构行政部设部门经理一名，下辖行政专员、前台接待、后勤保障等岗位。部门职责1.部门经理职责全面负责行政部的日常管理工作，制定行政部工作计划并组织实施。协调行政部与其他部门之间的工作关系，确保行政工作的顺利开展。负责行政部人员的绩效考核和培训发展。审核行政部的各项费用支出。参与公司重要决策，提供行政支持和建议。2.行政专员职责负责公司文件的起草、审核、印发和归档工作。组织公司会议，做好会议记录和纪要整理。管理公司办公用品和固定资产，定期进行盘点和维护。负责公司证照的办理、年检和变更工作。协助部门经理做好行政部的其他日常工作。3.前台接待职责负责公司前台的接待工作，接听电话，接待来访人员。负责公司快递的收发和登记工作。维护公司前台的环境卫生和秩序。协助行政专员做好其他临时性工作。4.后勤保障职责负责公司办公区域的环境卫生维护和绿化管理。负责公司食堂、宿舍等后勤设施的管理和维护。负责公司车辆的调度和管理，确保车辆的正常使用。负责公司安全保卫工作，制定安全管理制度并组织实施。协助行政专员做好其他后勤保障工作。工作流程与规范文件管理1.文件起草各部门需要起草文件时，应明确文件主题、内容、格式要求等，并提交给行政专员。行政专员根据部门需求，进行文件起草，确保文件内容准确、规范、清晰。2.文件审核文件起草完成后，行政专员应将文件提交给部门经理进行审核。部门经理对文件内容、格式、准确性等进行审核，提出修改意见。行政专员根据审核意见进行修改，直至文件通过审核。3.文件印发文件审核通过后，行政专员按照公司规定的格式和份数进行打印、复印，并加盖公司公章。文件印发后，行政专员应及时将文件分发给相关部门和人员，并做好文件发放记录。4.文件归档文件发放完毕后，行政专员应将文件的电子版本和纸质版本进行归档。归档文件应按照类别、时间顺序进行整理，确保文件存放有序，便于查询和使用。会议管理1.会议计划行政部应根据公司工作安排，制定年度会议计划，明确会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容等。会议计划经部门经理审核后，报公司领导批准。2.会议通知行政专员根据会议计划，提前向参会人员发送会议通知，通知内容应包括会议时间、地点、主题、议程、参会要求等。会议通知可以通过邮件、短信、微信等方式发送，确保参会人员及时收到通知。3.会议组织会议组织人员应提前到达会议现场，做好会议准备工作，包括布置会场、准备会议资料、调试音响设备等。会议开始前，组织人员应检查参会人员的签到情况，确保会议按时召开。会议期间，组织人员应做好会议记录，记录会议内容、讨论情况、决议事项等。4.会议纪要会议结束后，行政专员应及时整理会议纪要，会议纪要应包括会议基本信息、会议内容、决议事项、责任部门和责任人等。会议纪要经部门经理审核后，发送给参会人员和相关部门，并督促责任部门和责任人落实会议决议。办公用品与固定资产管理1.办公用品管理行政专员负责制定办公用品采购计划，根据公司实际需求，定期采购办公用品。办公用品采购应选择质量可靠、价格合理的供应商，并签订采购合同。办公用品采购入库后，行政专员应进行验收，确保办公用品的数量、质量符合要求。行政专员应建立办公用品领用台账，记录办公用品的领用情况，包括领用时间、领用人、领用物品名称和数量等。各部门领用办公用品时，应填写领用申请表，经部门负责人签字后，到行政部领取。2.固定资产管理行政专员负责建立固定资产台账，记录固定资产的名称、型号、购置时间、购置价格、使用部门等信息。固定资产购置后，行政专员应进行验收，并办理固定资产入库手续。各部门使用固定资产时，应填写固定资产使用登记表，记录固定资产的使用情况。行政专员应定期对固定资产进行盘点，确保固定资产的数量、状态与台账记录一致。固定资产报废或处置时，行政专员应填写固定资产报废申请表，经公司领导批准后，进行报废或处置，并做好相关记录。证照管理1.证照办理行政专员负责公司各类证照的办理工作，包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书等。证照办理前，行政专员应了解相关政策法规和办理流程，准备好所需材料。证照办理过程中，行政专员应及时与相关部门沟通协调，确保办理工作顺利进行。2.证照年检与变更行政专员应及时关注公司各类证照的年检和变更时间，提前做好准备工作。证照年检时，行政专员应按照相关部门的要求，提交年检材料，确保年检工作顺利通过。证照变更时，行政专员应根据变更事项的要求，准备好相关材料，办理变更手续。3.证照保管行政专员应妥善保管公司各类证照，建立证照保管台账，记录证照的名称、编号、颁发时间、有效期等信息。证照应存放在安全可靠的地方，防止丢失、损坏或被盗。如需借用证照，应填写借用申请表，经部门经理签字后，到行政部借用，并在规定时间内归还。前台接待与快递收发1.前台接待前台接待人员应保持良好的形象和服务态度，热情接待来访人员。来访人员到达公司时，前台接待人员应主动询问来访事由，并及时通知相关部门或人员。对于预约来访人员，前台接待人员应提前做好准备工作，确保来访人员能够顺利与相关部门或人员进行沟通。前台接待人员应做好来访人员的登记工作，记录来访时间、来访人员姓名、来访事由等信息。2.快递收发前台接待人员负责公司快递的收发工作，建立快递收发台账，记录快递的单号、寄件人、收件人、快递内容等信息。收到快递后，前台接待人员应及时通知收件人领取，并做好签收记录。寄发快递时，前台接待人员应按照快递公司的要求，填写快递单，确保快递信息准确无误。前台接待人员应定期对快递收发情况进行统计和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。后勤保障管理1.环境卫生维护后勤保障人员负责公司办公区域的环境卫生维护工作，包括地面清洁、门窗擦拭、卫生间清理等。环境卫生维护应定期进行，确保办公区域整洁干净。后勤保障人员应及时清理垃圾，保持垃圾桶的清洁，并定期更换垃圾袋。2.绿化管理后勤保障人员负责公司办公区域的绿化管理工作，包括植物浇水、施肥、修剪等。绿化管理应定期进行，确保植物生长良好，美化办公环境。后勤保障人员应及时更换枯萎或死亡的植物，保持绿化景观的美观。3.食堂管理后勤保障人员负责公司食堂的管理工作，包括食材采购、食品加工、餐饮服务等。食堂管理应严格遵守食品安全法规，确保食品安全卫生。后勤保障人员应根据员工的口味和需求，合理安排食谱，提供营养丰富、美味可口的饭菜。食堂应保持整洁卫生，定期进行消毒和清洁，为员工提供良好的就餐环境。4.宿舍管理后勤保障人员负责公司宿舍的管理工作，包括宿舍分配、设施维护、安全管理等。宿舍管理应制定相关制度，规范员工的住宿行为。后勤保障人员应定期对宿舍进行检查，确保宿舍设施完好，安全无隐患。宿舍应保持整洁卫生，员工应自觉遵守宿舍管理制度，共同维护良好的住宿环境。5.车辆管理后勤保障人员负责公司车辆的调度和管理工作，包括车辆调度、车辆维修、车辆保养等。车辆管理应制定相关制度，规范车辆使用行为。后勤保障人员应根据公司工作需要，合理调度车辆，确保车辆的正常使用。车辆应定期进行维修和保养，确保车辆性能良好，安全无隐患。驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶，文明行车。6.安全保卫管理后勤保障人员负责公司的安全保卫工作，制定安全保卫制度并组织实施。安全保卫人员应加强对公司办公区域的巡逻和监控，确保公司安全。安全保卫人员应严格执行门禁制度，对进出公司的人员和车辆进行登记和检查。安全保卫人员应及时发现和处理安全隐患，如发生安全事故，应及时报告并采取措施加以处理。绩效考核与激励机制绩效考核1.考核周期行政部员工的绩效考核周期为月度考核和年度考核相结合。2.考核内容工作业绩：主要考核员工的工作任务完成情况、工作质量、工作效率等。工作能力：主要考核员工的专业知识、业务技能、沟通协调能力等。工作态度：主要考核员工的工作责任心、工作积极性、团队合作精神等。3.考核方式月度考核：由部门经理根据员工的日常工作表现进行考核评分，并填写月度绩效考核表。年度考核：由部门经理根据员工全年的工作表现进行综合考核评分，并填写年度绩效考核表。年度考核结果作为员工晋升、调薪、奖励等的重要依据。激励机制1.奖励制度对于工作表现优秀、为公司做出突出贡献的员工，公司将给予表彰和奖励，包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。设立专项奖励基金，对在行政工作中提出创新性建议或解决方案，为公司节约成本、提高效率的员工进行奖励。2.