建筑公司项目印章管理制度

建筑公司项目印章管理制度一、总则1.目的为加强建筑公司项目印章的管理，规范印章的使用流程，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司各项目所涉及的各类印章，包括但不限于项目公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。3.基本原则印章管理遵循“严格审批、规范使用、专人保管、确保安全”的原则。二、印章的刻制与启用1.印章刻制因项目需要刻制印章时，由项目负责人提出书面申请，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经公司分管领导审批后，报公司综合管理部门统一办理。综合管理部门负责与具有资质的印章刻制单位签订刻制合同，确保印章的规格、样式符合国家法律法规及公司规定。2.印章启用印章刻制完成后，由综合管理部门负责领取，并组织相关人员对印章进行验收。验收内容包括印章的规格、样式、文字、材质等是否与申请一致，印章是否清晰、完整。验收合格后，填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，经公司分管领导批准后，方可启用。印章启用后，综合管理部门应及时将印章启用情况通知相关部门和人员，并在公司内部进行备案。三、印章的保管1.保管人员项目印章由专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。原则上，项目公章由项目经理指定专人保管，合同专用章由项目商务经理指定专人保管，财务专用章由项目财务负责人指定专人保管，法人章由项目法定代表人或其授权人保管。印章保管人员因工作变动需要交接印章时，必须办理严格的交接手续，确保印章安全。2.保管要求印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。印章保管人员不得擅自将印章带出办公区域，如因工作需要必须带出的，须经项目经理或项目负责人批准，并办理借用手续。借用期间，印章保管人员应确保印章的安全，使用完毕后及时归还。印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告项目经理或项目负责人，并采取相应的措施进行处理。四、印章的使用1.使用范围项目公章主要用于与项目相关的对外联系、文件签署、合同签订、资料证明等事项。合同专用章主要用于签订各类项目合同。财务专用章主要用于项目财务管理方面的票据开具、资金收付等业务。法人章主要用于项目法人授权范围内的经济活动。2.使用流程申请：使用印章时，使用人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经相关负责人审批。审批：一般事项用印，由项目经理或项目负责人审批。涉及合同签订、资金支付等重要事项用印，需经公司分管领导审批。涉及公司重大决策、对外投资、融资等事项用印，需经公司总经理审批。用印：审批通过后，印章保管人员应按照《印章使用申请表》上的内容进行用印，并在用印文件上加盖印章骑缝章。登记：印章保管人员在用印后，应及时在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、审批人等信息。3.使用限制严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。未经审批，任何人不得擅自使用印章。印章使用人应确保用印文件的真实性、合法性和完整性，不得利用印章从事违法违规活动。五、印章的停用与销毁1.停用因项目结束、印章损坏、遗失等原因需要停用印章时，由印章保管人员填写《印章停用申请表》，注明停用原因、停用日期等信息，并经项目经理或项目负责人审批后，报公司综合管理部门备案。综合管理部门在收到《印章停用申请表》后，应及时通知相关部门和人员停止使用该印章，并收回印章进行妥善保管。2.销毁对于停用的印章，由综合管理部门统一组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、销毁原因、销毁日期等信息，并经公司分管领导批准。印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应安排专人进行监督，并在《印章销毁登记表》上记录销毁情况。印章销毁后，综合管理部门应将《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等相关资料存档保存。六、监督与检查1.监督部门公司综合管理部门负责对项目印章的管理情况进行监督检查，定期或不定期对印章的保管、使用、停用、销毁等环节进行抽查。2.检查内容印章保管是否安全，是否符合保管要求。印章使用是否符合规定的流程和审批权限。印章使用记录是否完整、准确。印章停用、销毁是否按照规定办理手续。3.违规处理对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予批评教育、责令改正；情节严重的，给予警告、罚款、解除劳动合同等处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。因印章保管不善导致印章遗