应急培训机构档案管理制度

应急培训机构档案管理制度一、总则（一）目的为加强应急培训机构档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在培训教学、管理、研究等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于应急培训机构全体员工在培训教学、日常管理、师资建设、学员管理等活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：应急培训机构的档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映培训教学及管理活动的实际情况，保证档案信息的准确性。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，严格控制档案的查阅和使用范围。4.方便利用原则：在确保档案安全保密的前提下，充分考虑档案利用的便利性，提高档案的使用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善应急培训机构档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理各类档案，负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.负责向有关部门和人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案资料的收集、整理、初步分类，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等服务工作，及时反馈档案利用情况。3.配合档案管理部门开展档案清查和盘点工作，确保本部门档案资料的完整和准确。4.宣传档案管理知识，提高本部门员工的档案意识，督促员工及时归档各类文件资料。（三）档案形成人员职责1.各岗位工作人员在工作过程中应及时将形成的文件材料进行整理、分类，按照规定定期移交本部门兼职档案员。2.确保所形成档案资料的真实、准确、完整，对归档材料的质量负责。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.培训教学类：包括培训计划、教学大纲、教案、课件、学员成绩、教学评估等。2.师资建设类：教师简历、培训经历、教学成果、师资培训记录等。3.学员管理类：学员报名登记表、学员信息档案、考勤记录、结业证书发放记录等。4.日常管理类：行政文件、会议记录、工作计划与总结、财务报表、固定资产清单等。5.应急培训相关资料：应急预案、应急演练方案及记录、应急培训教材、案例分析等。6.对外交流与合作类：合作协议、交流活动记录、培训合作项目资料等。7.其他具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保各类文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署完备，符合档案整理要求。3.对于电子文件，应确保其存储格式通用、易于读取，并按照规定进行备份，同时注明文件的形成时间、来源等信息。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，可分为培训教学、师资建设、学员管理、日常管理、应急培训、对外交流等类别，每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号：为每个类别和二级类目编制统一的代码或编号，便于档案的标识和管理。3.装订：对纸质文件进行整理装订，去除金属物，确保文件整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，便于查找和检索。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.培训教学类培训计划与方案教学大纲与教材教案与课件教学活动记录学员成绩与考核教学评估与反馈2.师资建设类教师基本信息教师培训与进修教学成果与奖励师资队伍建设规划与总结3.学员管理类学员报名与录取学员信息档案学员考勤与请假学员结业与证书管理4.日常管理类行政文件与通知会议记录与纪要工作计划与总结财务与资产档案人事档案与员工信息5.应急培训类应急预案与演练方案应急培训教材与资料应急演练记录与评估应急培训案例分析6.对外交流与合作类合作协议与合同交流活动记录与资料培训合作项目档案（二）编号规则1.档案编号采用“年度+类别代码+顺序号”的结构。2.年度：采用公元纪年，如“2023”表示2023年形成的档案。3.类别代码：根据上述分类方案，为每个类别赋予特定的代码，如“JX”表示培训教学类，“SZ”表示师资建设类等。4.顺序号：按照档案形成的先后顺序，为每个类别下的档案依次编号，从“001”开始。例如，2023年培训教学类的第一份档案编号为“2023JX001”。五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及应急培训机构重大权益、重要历史记录、长期保存价值的档案，如机构设立、变更、终止的相关文件，重要的培训合作协议，重大应急演练记录等。2.定期保管：根据档案的性质和重要程度，确定不同的定期保管期限，一般分为30年和10年。保管期限为30年的档案：如培训计划、教学大纲、教师重要教学成果资料、学员信息档案等。保管期限为10年的档案：如一般的教学活动记录、学员考勤记录、日常行政文件等。（二）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，对纸质档案进行分类存放，按照编号顺序排列上架。2.电子档案：采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行备份，并存储在专门的电子档案服务器或存储设备中，建立电子档案目录数据库，便于检索和管理。同时，定期对电子档案进行数据迁移和维护，确保数据的安全性和完整性。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备必要的消防器材和安全报警装置，定期进行检查和维护，确保其性能良好。3.档案库房应设置专人负责管理，严格限制非档案管理人员进入，档案管理人员离开库房时应及时关闭门窗、电源等设备。4.建立档案库房出入登记制度，对档案的出入库时间、数量、去向等进行详细记录，确保档案的安全。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据申请内容，确定是否提供查阅服务，并指定专人负责陪同查阅。查阅人员只能在档案管理部门指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散档案原件。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并在规定范围内使用。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，查阅陪同人员负责核对档案数量和完整性，并在《档案查阅申请表》上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批签字后，方可办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上进行任何形式的标记或损坏。4.借阅人员应按时归还档案，如遇特殊情况不能按时归还，应提前向档案管理部门说明原因，并办理续借手续。逾期未还的，档案管理部门将进行催还，直至收回档案，并视情节轻重给予相应处理。5.借阅档案归还时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对保管期限已满的档案进行鉴定，成立由档案管理部门负责人、相关业务部门人员组成的档案鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，结合应急培训机构的实际情况，确定档案是否仍具有保存价值。对于已失去保存价值的档案，提出销毁意见。3.档案鉴定工作应形成鉴定报告，详细记录鉴定过程、鉴定结果及销毁意见等信息，经档案管理部门负责人审核后，报应急培训机构主管领导批准。（二）销毁程序1.经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责进行销毁。销毁时应确保档案信息无法恢复，可采用焚烧、粉碎等方式进行。2.销毁档案时，应填写《档案销毁登记表》，详细记录档案的编号、题名、日期、数量、销毁方式等信息，由销毁人员和监销人员签字确认。3.监销人员应对销毁过程进行全程监督，确保销毁工作按照规定程序进行，防止档案丢失或泄露。销毁工作完成后，监销人员应在《档案销毁登记表》上签字，并将销毁登记表归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立完善的应急培训机构档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化采集1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像格式应统一为[具体格式]。2.对电子档案进行规范整理，按照档案分类编号规则进行命名和存储，确保电子档案的元数据准确、完整。（三）系统建设与应用1.建立档案信息化管理系统，具备档案录入、存储、检索、借阅管理、统计分析等功能模块。2.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，及时将档案信息录入系统，确保系统数据与实际档案一致。3.利用档案信息化管理系统，为用户提供便捷的档案查阅和借阅服务，用户可通过网络平台提交查阅或借阅申请，档案管理部门及时进行审核和处理。（四）数据安全与维护1.加强档案信息化管理系统的数据安全防护，采取数据备份、加密存储、