公司行政部档案管理制度

公司行政部档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政部各类档案的管理，包括但不限于文件、合同、协议、会议记录、人事档案、财务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司行政部负责对各类档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实准确原则：档案内容应真实、准确地反映公司的各项工作和活动，不得篡改、伪造档案信息。3.安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）行政部职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.负责档案管理设施设备的配备和维护，确保档案的安全保管。4.负责对公司各部门档案管理工作进行指导和监督，定期组织档案管理培训。5.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行处理。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交行政部。2.负责配合行政部做好档案的查阅和利用工作，提供必要的协助。3.负责本部门档案管理设施设备的日常维护和管理，确保档案的安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各类文件，包括上级文件、公司发文、部门文件等。2.公司签订的各类合同、协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同等。3.公司召开的各类会议记录、纪要。4.公司人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、培训记录、考核记录等。5.公司财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。6.公司的各类证照、资质证书、荣誉证书等。7.其他与公司工作相关的重要文件和资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案收集应按照规定的时间和要求进行，不得拖延或遗漏。3.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏或丢失。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质进行分类，如文件类、合同类、人事档案类、财务档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对零散的档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在档案形成后的[X]个工作日内将档案移交行政部归档。2.对于紧急或重要的档案，应及时移交行政部归档。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，资料齐全、完整，编目准确。2.档案应使用统一的档案盒或文件夹进行存放，并在盒（夹）面上标明档案类别、编号、名称等信息。3.档案应按照编号顺序排列存放，便于查找和利用。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括公司成立以来的重要文件、合同、协议、人事档案等。3.长期保管的档案包括公司[X]年内的文件、合同、协议、会议记录等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案包括公司当年的文件、合同、协议、会议记录等，保管期限为[X]年。（四）保管措施1.行政部应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.档案应定期进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全保管。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全的介质上，定期进行检查和维护。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到行政部查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人应经公司分管领导批准后，方可查阅。3.外部单位查阅档案，应持单位介绍信，经公司分管领导批准后，由行政部指定专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.所在部门负责人或公司分管领导对申请表进行审批。3.行政部根据审批意见，为查阅人提供档案，并做好查阅登记。4.查阅人应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。5.查阅人查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（三）利用规定1.档案利用应严格遵守国家法律法规和公司的相关规定，不得利用档案从事违法违规活动。2.档案利用应仅限于申请查阅的目的，不得将档案用于其他用途。3.如需复印、复制档案，应经行政部同意，并按照规定的程序进行操作。4.档案利用结束后，查阅人应及时将档案归还行政部，并办理归还手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由行政部负责人担任组长，各部门负责人为成员，负责对公司档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。3.对仍有保存价值但保管期限已满的档案，可进行延长保管期限或进行数字化处理。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见。2.经公司分管领导批准后，行政部编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。3.档案销毁应在指定的地点进行，由行政部指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，监销人应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.行政部应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、归档、保管、查阅和利用等情况进行统计。2.档案统计应做到数据准确、及时，统计报表应报送公司领导和相关部门。（二）移交工作1.公司因机构调整、重组等原因，需要对档案进行移交的，应按照规定的程序进行办理。2.档案移交应编制《档案移交清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息，并经双方签字确认。3.档案移交后，双方应做好档案的交接工作，确保档案的安全和完整。八、档案管理人员的职责与要求（一）职责1.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、归档、保管、查阅和利用等。2.负责档案管理设施设备的维护和管理，确保档案的安全保管。3.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行处理。4.负责对公司各部门档案管理工作进行指导和监督，定期组织档案管理培训。5.完成领导交办的其他档案管理工作任务。（二）要求1.档案管理人员应具备良好的政治素质和职业道德，保守