公司印章名章管理制度

公司印章名章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章名章管理，规范印章名章使用行为，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的印章名章管理。（三）印章名章分类1.公章：公司对外具有法律效力的正式印章。2.合同专用章：用于签订各类合同协议。3.财务专用章：用于财务结算、票据开具等相关财务事务。4.法人名章：代表公司法定代表人的个人印章。5.部门章：各部门因工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、资料等。6.其他名章：如公司领导名章、特定业务专用名章等。二、印章名章的刻制与启用（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章名章的部门或个人，应填写《印章名章刻制申请表》，详细说明印章名章名称、用途、使用范围、预计使用频率等信息。2.申请表经部门负责人审核后，报分管领导审批，重大事项需报总经理批准。（二）刻制流程1.经批准后，由行政部门统一安排具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.印章刻制完成后，行政部门应及时与刻制单位办理交接手续，并对印章进行留样封存。（三）启用1.印章名章刻制完成并办理交接手续后，由行政部门填写《印章名章启用申请表》，注明启用日期、使用范围等信息。2.申请表经分管领导审批后，方可正式启用。启用后的印章名章应在公司内部进行备案登记。三、印章名章的保管（一）保管责任1.公章、合同专用章、财务专用章、法人名章由行政部门指定专人负责保管；部门章由各部门负责人指定专人负责保管；其他名章由使用人自行妥善保管。2.印章名章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章名章保管规定，确保印章名章安全。（二）保管要求1.印章名章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.严禁将印章名章随意放置或交给他人代管，确因工作需要临时交接的，应办理交接手续，并在交接记录上签字确认。3.保管人员应定期对印章名章进行检查，发现印章名章损坏、丢失等情况，应及时报告，并采取相应的补救措施。四、印章名章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的使用范围使用印章名章，严禁超出范围使用。2.使用印章名章应经有权批准人审批，未经批准不得擅自使用。3.印章名章使用应建立登记制度，详细记录使用时间、事由、批准人、使用人等信息。（二）使用流程1.申请人填写《印章名章使用申请表》，详细说明使用事项、文件名称、文件编号等信息，并签字确认。2.将申请表提交至相应的批准人进行审批。审批人应认真审核申请内容，确保使用事项合法合规，并签字批准。3.申请人持经批准的申请表到印章名章保管人员处办理用印手续。保管人员应对申请表进行核对，无误后在用印处加盖印章名章，并在《印章名章使用登记簿》上进行登记。4.用印完成后，申请人应及时将申请表和相关文件归档保存。（三）特殊情况处理1.如遇紧急事项需要使用印章名章，无法事先履行审批手续的，申请人应电话请示有权批准人，并在事后及时补办审批手续。2.因异地办公等特殊原因，需要在公司以外的地方使用印章名章的，应提前向公司行政部门报告，并按照公司规定的程序办理相关手续。五、印章名章的废止与销毁（一）废止情形1.公司名称变更、机构撤销、业务调整等原因，导致印章名章不再使用的。2.印章名章损坏、遗失或被盗等无法继续使用的。（二）废止程序1.印章名章保管人员发现印章名章需要废止时，应填写《印章名章废止申请表》，详细说明废止原因，并报分管领导审批。2.经批准后，行政部门应及时通知相关部门停止使用废止的印章名章，并收回印章名章。（三）销毁1.废止的印章名章应由行政部门统一组织销毁，严禁私自销毁。2.销毁印章名章时，应至少有两名监销人在场，并在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括印章名章名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。3.销毁后的印章名章应妥善保存销毁记录，以备查阅。六、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章名章管理工作进行监督检查，确保印章名章管理制度的有效执行。（二）检查内容1.印章名章的保管情况，包括存放地点、安全设施等。2.印章名章的使用情况，包括使用流程是否规范、使用记录是否完整等。3.印章名章的废止与销毁情况，包括程序是否合规、记录是否齐全等。（三）违规处理1.对于违反印章名章管理制度的行为，行政部门应及时进行调查，并视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚措施包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。给公司造成损失的，应依法追究相关责任人的赔偿责任。七、附