公司印章使用与管理制度

公司印章使用与管理制度总则目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的所有印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。印章管理原则印章管理遵循“严格审批、规范使用、安全保管、责任追究”的原则。确保印章使用合法合规，防止印章被盗用、冒用等风险，维护公司正常运营秩序。印章的刻制与启用印章刻制1.公司印章的刻制由行政部门统一负责。根据工作需要，由相关部门提出申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等信息，并经部门负责人、分管领导审批后，报总经理批准。2.行政部门持总经理批准的《印章刻制申请表》到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻章单位必须具备合法资质，确保印章质量和安全性。3.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章领取回来，并进行登记备案。登记内容包括印章名称、规格、数量、领取日期、领取人等信息。印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，详细说明印章启用日期、使用范围、保管人等信息，并经部门负责人、分管领导审批后，报总经理批准。2.行政部门应将印章启用信息以书面形式通知公司各部门，并在公司内部办公系统发布公告。公告内容包括印章名称、启用日期、使用范围等信息，确保公司员工知晓。3.印章启用后，原印章如有需要废止的，行政部门应及时办理废止手续，并将废止印章妥善保管，按规定进行销毁。印章的保管保管原则1.公司各类印章应指定专人负责保管，保管人必须具备高度的责任心和保密意识，确保印章安全。2.印章保管人应妥善保管印章，不得将印章随意放置或交予他人代管。如因特殊情况需要委托他人代管的，必须经过严格的审批程序，并办理书面委托手续。3.印章保管人应确保印章存放地点安全，防止印章被盗、被抢、丢失等情况发生。存放印章的保险柜应设置密码和钥匙，密码和钥匙应分别由不同人员保管。保管职责1.公章保管人负责公章的日常保管和使用审批工作。对不符合规定的用印申请，有权拒绝盖章，并及时向上级领导报告。2.合同专用章保管人负责合同专用章的日常保管和合同用印审批工作。在合同签订前，应对合同条款进行审核，确保合同内容合法合规，并按规定程序办理用印手续。3.财务专用章保管人负责财务专用章的日常保管和财务相关业务用印审批工作。严格按照财务制度和审批流程办理用印手续，确保财务工作的准确性和安全性。4.法定代表人章保管人负责法定代表人章的日常保管和涉及法定代表人签字事项的用印审批工作。在办理相关业务时，应确保法定代表人签字真实有效，并按规定程序办理用印手续。5.部门章保管人负责本部门章的日常保管和本部门业务范围内的用印审批工作。对本部门用印申请进行审核，确保用印事项符合部门职责和工作要求，并按规定程序办理用印手续。印章交接1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章的，必须办理严格的交接手续。交接双方应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、规格、数量、交接日期、交接人等信息，并签字确认。2.交接过程中，应由行政部门或相关负责人进行监交，确保交接手续完整、准确。交接完成后，交接清单应一式三份，交接双方各执一份，存档一份。3.新的印章保管人应在交接完成后及时熟悉印章管理规定和使用流程，确保印章管理工作的连续性和稳定性。印章的使用使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等；代表公司签署的各类法律文件；公司内部重要文件的发布等。2.合同专用章：用于公司签订的各类合同、协议等经济法律文件。3.财务专用章：用于公司财务收支、银行结算、税务申报等财务相关业务。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授权的各类文件、合同、协议等签字事项。5.部门章：用于本部门内部的文件、通知、报告等业务范围内的事项。使用流程1.用印申请：使用印章前，必须填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期、申请人等信息，并经部门负责人审核签字。2.审批流程：一般事项用印：由部门负责人审批后，即可办理用印手续。重要事项用印：涉及公司重大决策、合同签订、对外投资、融资等重要事项的用印，需经分管领导审核，报总经理批准后，方可办理用印手续。3.用印审核：印章保管人应对用印申请进行审核，确保用印事项符合公司规定和审批流程。对不符合要求的用印申请，应及时退回申请人，并说明原因。4.用印登记：用印审核通过后，印章保管人应在《印章使用登记簿》上进行详细登记，记录用印日期、用印文件名称、份数、用印申请人、审批人等信息。5.用印盖章：印章保管人应严格按照审批后的用印申请进行盖章，确保印章清晰、端正、完整。盖章位置应准确无误，不得随意更改。6.用印文件存档：用印完成后，印章保管人应将用印文件原件或复印件存档，以备查阅。存档文件应按照公司档案管理规定进行分类、编号、装订，确保档案的完整性和规范性。特殊情况用印1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按正常审批流程办理用印手续的，申请人应电话请示上级领导同意后，先进行用印，并在事后及时补办审批手续。补办审批手续时，申请人应填写《紧急用印情况说明表》，详细说明紧急情况的原因、用印事项、用印时间等信息，并经上级领导签字确认。2.异地用印：因工作需要在异地使用印章的，申请人应提前与印章保管人沟通协调，并按照公司规定的审批流程办理用印手续。印章保管人可通过邮寄、传真等方式将印章或盖章后的文件送达异地使用地点，但必须确保印章传递过程的安全可靠。印章的废止与销毁废止条件1.公司名称变更、重组、注销等原因导致印章不再使用的。2.印章损坏、遗失等原因无法正常使用的。3.因工作需要，原印章使用范围调整或不再使用的。废止程序1.印章废止前，行政部门应填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止原因、废止日期等信息，并经部门负责人、分管领导审批后，报总经理批准。2.行政部门应将印章废止信息以书面形式通知公司各部门，并在公司内部办公系统发布公告。公告内容包括印章名称、废止日期、废止原因等信息，确保公司员工知晓。3.印章废止后，原印章保管人应及时将废止印章交回行政部门。行政部门应对废止印章进行登记备案，并妥善保管。销毁程序1.对于废止的印章，行政部门应定期组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、规格、数量、销毁日期等信息，并经部门负责人、分管领导审批后，报总经理批准。2.印章销毁应采用适当的方式进行，确保印章无法恢复使用。一般可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。销毁过程中，应有专人负责监督，确保销毁彻底。3.印章销毁完成后，行政部门应填写《印章销毁记录》，详细记录印章销毁日期、销毁方式、监督人等信息，并由销毁人员和监督人签字确认。《印章销毁记录》应一式两份，行政部门和档案室各执一份，存档备查。监督与检查监督职责1.行政部门负责对公司印章管理工作进行日常监督检查，定期对印章保管情况、使用情况进行检查，确保印章管理工作规范有序。2.审计部门负责对公司印章管理工作进行审计监督，定期对印章使用的合规性、审批流程的执行情况等进行审计，发现问题及时提出整改意见。3.公司各级领导有权对印章管理工作进行监督检查，对发现的问题及时要求相关部门进行整改。检查内容1.印章保管情况：检查印章存放地点是否安全，保险柜密码和钥匙是否分别由不同人员保管，印章保管人是否严格履行保管职责等。2.印章使用情况：检查印章使用是否符合规定的使用范围和审批流程，用印申请是否填写完整、准确，用印登记是否详细、规范等。3.印章废止与销毁情况：检查印章废止手续是否齐全，废止印章是否及时交回并妥善保管，销毁印章是否按规定程序进行等。问题处理1.对于监督检查中发现的问题，检查人员应及时填写《印章管理问题检查表》，详细记录问题情况、发现时间、责任人等信息，并提出整改建议。2.相关部门应根据整改建议及时进行整改，整改完成后应将整改情况书面报告行政部门。行政部门应对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。3.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。