公司内部公章管理制度

公司内部公章管理制度一、总则1.目的为加强公司内部公章的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司。公司内部所有公章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等事项均需遵循本制度。3.定义本制度所称公章，是指公司在工商行政管理部门登记备案，具有法律效力的各类印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。二、公章的刻制与启用1.刻制流程申请：因工作需要刻制公章的部门或单位，应填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的名称、用途、数量等信息，并经部门负责人签字、公司分管领导审批后，提交至行政管理部门。审核：行政管理部门对《公章刻制申请表》进行审核，核实申请事项的真实性和必要性，审核通过后，报公司法定代表人批准。刻制：行政管理部门根据公司法定代表人的批准意见，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。印章制作单位应严格按照国家有关规定和公司要求进行刻制，确保公章质量和安全性。备案：公章刻制完成后，行政管理部门应及时将新刻制的公章在公安机关进行备案，并留存印章印模。同时，将公章印模交财务部门、档案室等相关部门存档。2.启用流程通知：公章刻制完成并备案后，行政管理部门应及时发布公章启用通知，明确公章的启用日期、使用范围、保管责任人等信息。交接：行政管理部门组织公章保管责任人与相关部门进行公章交接，填写《公章交接登记表》，详细记录公章的名称、数量、交接时间、交接双方等信息，并由交接双方签字确认。启用：公章保管责任人在收到公章后，应妥善保管，并按照规定的使用范围和程序使用公章。公章启用后，原公章同时废止。三、公章的保管1.保管原则专人保管：公章应指定专人负责保管，保管责任人应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公章管理制度。分类保管：不同类型的公章应分类保管，避免混淆和丢失。同时，应将公章存放于安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。双人保管：对于重要的公章，如公司公章、合同专用章等，应实行双人保管制度，由两名保管责任人分别持有公章的钥匙或密码，使用时需两人同时在场。2.保管责任人职责妥善保管公章：保管责任人应妥善保管公章，确保公章不受损坏、丢失或被盗用。如发现公章有损坏、丢失或被盗用等情况，应立即向公司领导报告，并采取相应的措施。严格遵守使用规定：保管责任人应严格遵守公章使用规定，按照规定的使用范围和程序使用公章，不得擅自扩大公章使用范围或超越授权使用公章。登记使用情况：保管责任人应建立公章使用登记簿，详细记录公章的使用日期、使用部门、使用事项、批准人等信息，并由使用人签字确认。使用登记簿应妥善保管，以备查阅。定期检查公章：保管责任人应定期检查公章的保管情况，如发现公章有损坏、变形或其他异常情况，应及时向公司领导报告，并申请更换公章。四、公章的使用1.使用范围公司公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等；代表公司签署的各类法律文件、证明文件等；公司内部重要文件、通知、报告等的发布。合同专用章：用于公司对外签订的各类合同、协议等经济合同文件。财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务活动。法定代表人章：用于公司法定代表人授权的特定事项，如签署文件、办理银行业务等。2.使用流程申请：使用公章的部门或个人应填写《公章使用申请表》，详细说明使用公章的事项、文件名称、文号、使用时间等信息，并经部门负责人签字、公司分管领导审批后，提交至公章保管责任人。审核：公章保管责任人对《公章使用申请表》进行审核，核实申请事项的真实性和必要性，审核通过后，方可使用公章。用印：公章保管责任人应按照《公章使用申请表》的要求，在规定的文件或材料上加盖公章，并确保公章清晰、端正、完整。同时，应在《公章使用登记簿》上记录用印情况。登记：使用人在使用完公章后，应及时将《公章使用申请表》和用印后的文件或材料交回公章保管责任人。公章保管责任人应将《公章使用申请表》和用印后的文件或材料存档保管，以备查阅。3.特殊情况使用紧急情况：在紧急情况下，如来不及办理审批手续，但又必须立即使用公章的，使用部门或个人应电话请示公司领导同意后，先行使用公章，并在事后及时补办审批手续。异地使用：因工作需要在异地使用公章的，使用部门或个人应填写《公章异地使用申请表》，详细说明异地使用公章的事项、文件名称、文号、使用时间、异地使用地点等信息，并经部门负责人签字、公司分管领导审批后，提交至公章保管责任人。公章保管责任人应按照公司领导的审批意见，采取相应的措施确保公章的安全使用。五、公章的停用与销毁1.停用条件公司名称变更：公司因名称变更，原公章不再适用。公章损坏：公章因磨损、变形、遗失等原因无法正常使用。机构撤销：公司内部某一机构被撤销，其公章不再使用。其他原因：因其他原因需要停用公章的。2.停用流程通知：行政管理部门根据公章停用条件，发布公章停用通知，明确公章的停用日期、停用原因等信息。收缴：行政管理部门组织公章保管责任人对停用的公章进行收缴，并填写《公章收缴登记表》，详细记录公章的名称、数量、收缴时间、收缴原因等信息，并由收缴双方签字确认。封存：收缴后的公章应及时进行封存，并存放于安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等。3.销毁流程申请：对于需要销毁的公章，由行政管理部门填写《公章销毁申请表》，详细说明销毁公章的名称、数量、销毁原因等信息，并经公司分管领导审批后，报公司法定代表人批准。审核：公司法定代表人批准后，行政管理部门组织相关部门对《公章销毁申请表》进行审核，核实申请事项的真实性和必要性。销毁：审核通过后，行政管理部门选择具有资质的销毁单位进行公章销毁。销毁单位应按照国家有关规定和公司要求进行销毁，并出具销毁证明。备案：行政管理部门应将公章销毁情况及时在公安机关进行备案，并将销毁证明交财务部门、档案室等相关部门存档。六、监督与检查1.监督职责公司行政管理部门负责对公章管理制度的执行情况进行监督检查，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性。2.检查内容公章保管情况：检查公章是否按照规定的保管原则妥善保管，保管责任人是否严格遵守保管职责。公章使用情况：检查公章是否按照规定的使用范围和程序使用，使用审批手续是否齐全，使用记录是否完整。公章停用与销毁情况：检查公章停用与销毁是否按照规定的流程进行，停用公章是否及时收缴和封存，销毁公章是否选择具有资质的销毁单位进行销毁，并出具销毁证明。3.违规处理