公司业务订单管理制度

公司业务订单管理制度一、总则（一）目的为了规范公司业务订单管理流程，提高订单处理效率，确保订单执行的准确性和及时性，保障公司业务的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有业务订单的管理，包括但不限于销售订单、采购订单、服务订单等。（三）基本原则1.流程规范原则：订单管理遵循标准化、规范化的流程，确保各个环节有序进行。2.权责明确原则：明确各部门及人员在订单管理中的职责和权限，避免职责不清导致的工作失误。3.风险控制原则：对订单执行过程中的风险进行识别、评估和控制，保障公司利益。4.客户导向原则：以满足客户需求为出发点，提高客户满意度。二、订单的分类与定义（一）销售订单1.定义：公司与客户签订的，明确销售产品或服务的品种、数量、价格、交货期等条款的书面协议。2.分类：根据销售产品或服务的性质、金额大小等因素，可分为普通销售订单、大额销售订单、长期销售订单等。（二）采购订单1.定义：公司向供应商下达的，要求提供原材料、零部件、设备等物资的书面指令。2.分类：按照采购物资的类别、采购周期等，可分为常规采购订单、紧急采购订单、战略采购订单等。（三）服务订单1.定义：公司与客户签订的，提供各类服务的协议，包括但不限于技术服务、售后服务、咨询服务等。2.分类：根据服务内容和性质，可分为技术支持服务订单、维修保养服务订单、项目咨询服务订单等。三、订单管理流程（一）订单的接收与录入1.客户咨询与需求沟通销售部门负责与客户进行沟通，了解客户的产品或服务需求，解答客户疑问。对于客户提出的特殊要求，销售部门应及时记录，并与相关部门进行沟通协调。2.订单信息整理销售部门根据与客户沟通的结果，整理订单信息，包括客户名称、联系方式、产品或服务明细、数量、价格、交货期等。确保订单信息准确无误，如有疑问及时与客户核实。3.订单录入系统将整理好的订单信息录入公司的订单管理系统，生成正式的订单编号。订单录入系统后，系统自动将订单信息发送至相关部门，如生产部门、采购部门、物流部门等。（二）订单的审核1.销售部门审核销售部门对录入系统的订单进行初步审核，主要审核订单信息的完整性、准确性以及客户信用情况。对于客户信用存在问题的订单，销售部门应及时与客户沟通，要求客户提供担保或采取其他风险防范措施。2.财务部门审核财务部门对订单的价格、付款方式、结算周期等财务条款进行审核。确保订单的财务条款符合公司的财务政策和相关法律法规要求，避免财务风险。3.其他相关部门审核根据订单的具体情况，可能需要生产部门、采购部门、物流部门等相关部门进行审核。生产部门审核订单的产品生产可行性、产能安排等；采购部门审核订单的采购需求、供应商选择等；物流部门审核订单的交货期、运输方式等。（三）订单的下达与执行1.订单下达经过审核后的订单，由销售部门负责下达给相关部门执行。下达订单时，应明确订单的执行要求、时间节点、质量标准等。2.生产订单执行生产部门根据销售订单的要求，制定生产计划，安排生产任务。确保生产过程的顺利进行，严格控制产品质量，按时完成生产任务。生产过程中如出现问题，应及时与销售部门、质量部门等沟通协调，采取相应的解决措施。3.采购订单执行采购部门根据订单的采购需求，选择合适的供应商，下达采购订单。跟踪采购订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量提供物资。对于采购过程中出现的问题，如供应商交货延迟、物资质量不合格等，应及时与供应商协商解决，并向相关部门汇报。4.服务订单执行服务部门根据服务订单的要求，制定服务计划，安排服务人员提供服务。确保服务质量，及时响应客户需求，解决客户问题。服务完成后，服务部门应及时向客户反馈服务情况，并请客户签字确认。（四）订单的跟踪与监控1.建立订单跟踪机制各相关部门应建立订单跟踪台账，对订单的执行情况进行实时跟踪记录。明确订单跟踪的责任人，确保订单跟踪工作落实到具体人员。2.定期汇报订单执行情况各相关部门应定期向销售部门汇报订单的执行情况，如生产进度、采购进度、服务进度等。销售部门汇总各部门的订单执行情况后，定期向公司管理层汇报。3.及时解决订单执行中的问题在订单跟踪过程中，如发现问题应及时分析原因，并采取相应的解决措施。对于重大问题，应及时召开专题会议，协调各部门共同解决。（五）订单的变更与取消1.订单变更客户提出订单变更需求时，销售部门应及时与客户沟通，了解变更的具体内容和原因。销售部门评估订单变更对公司的影响，并与相关部门进行沟通协调。如订单变更涉及价格调整、交货期变更等，需经财务部门、生产部门、采购部门等相关部门审核同意后，方可办理变更手续。订单变更后，销售部门应及时通知相关部门，并更新订单管理系统中的订单信息。2.订单取消客户提出订单取消需求时，销售部门应及时与客户沟通，了解取消的原因。销售部门评估订单取消对公司的影响，并与相关部门进行沟通协调。如订单取消涉及已采购物资、已生产产品等，需经相关部门确认后，方可办理取消手续。订单取消后，销售部门应及时通知相关部门，并在订单管理系统中进行相应处理。（六）订单的结算与收款1.订单结算财务部门根据订单的约定，及时与客户进行结算。结算方式包括现金结算、银行转账、支票等，具体结算方式按照订单约定执行。财务部门在结算过程中，应确保结算金额准确无误，相关票据齐全。2.订单收款销售部门负责跟踪订单的收款情况，及时与客户沟通催款。对于逾期未付款的客户，销售部门应采取相应的催款措施，如发送催款函、电话沟通等。如客户长期拖欠货款，销售部门应及时向公司管理层汇报，并配合财务部门采取法律手段追讨货款。四、订单管理各部门职责（一）销售部门1.负责与客户沟通，了解客户需求，接收客户订单，并整理订单信息录入系统。2.对订单进行初步审核，包括客户信用情况、订单信息完整性等。3.下达订单给相关部门，并跟踪订单执行情况，及时向客户反馈订单进展。4.负责与客户沟通订单变更、取消等事宜，并协调相关部门进行处理。5.跟踪订单收款情况，及时与客户沟通催款。（二）生产部门1.根据销售订单的要求，制定生产计划，安排生产任务。2.确保生产过程的顺利进行，严格控制产品质量，按时完成生产任务。3.及时向销售部门反馈生产进度，如出现生产问题及时沟通解决。（三）采购部门1.根据订单的采购需求，选择合适的供应商，下达采购订单。2.跟踪采购订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量提供物资。3.及时向销售部门反馈采购进度，如出现采购问题及时沟通解决。（四）物流部门1.根据订单的交货期和运输要求，安排物流配送。2.确保货物安全、及时送达客户手中，并及时向销售部门反馈物流信息。（五）质量部门1.对生产过程中的产品质量进行检验和监督，确保产品符合质量标准。2.对采购物资的质量进行检验，如发现质量问题及时与采购部门沟通解决。（六）财务部门1.对订单的价格、付款方式、结算周期等财务条款进行审核。2.负责订单的结算工作，确保结算金额准确无误，相关票据齐全。3.跟踪订单收款情况，协助销售部门进行催款。五、订单管理的风险控制（一）客户信用风险1.建立客户信用评估体系，对客户的信用状况进行定期评估。2.对于信用状况不佳的客户，采取风险防范措施，如要求客户提供担保、缩短付款期限等。3.加强对客户信用的跟踪管理，及时发现客户信用变化情况，调整风险防范措施。（二）订单执行风险1.各相关部门应严格按照订单管理流程执行订单，确保订单执行的准确性和及时性。2.加强订单跟踪与监控，及时发现订单执行过程中的问题，并采取相应的解决措施。3.建立应急预案，应对可能出现的订单执行风险，如自然灾害、供应商破产等。（三）财务风险1.财务部门应严格审核订单的财务条款，确保符合公司财务政策和相关法律法规要求。2.加强对订单收款的管理，及时跟踪收款情况，采取有效措施催款，避免坏账损失。3.定期对公司的财务状况进行分析，评估订单管理对公司财务的影响，及时调整财务管理策略。六、订单管理的信息化建设（一）建立订单管理系统1.公司应建立完善的订单管理系统，实现订单信息的集中管理和共享。2.订单管理系统应具备订单录入、审核、下达、执行、跟踪、变更、取消、结算等功能模块，提高订单管理效率。（二）系统数据维护与管理1.明确订单管理系统的数据维护责任人，定期对系统数据进行备份，确保数据安全。2.及时更新系统中的订单信息，保证数据的准确性和及时性。3.对系统数据进行定期分析，为公司的订单管理决策提供数据支持。（三）系统与其他系统的集成1.订单管理系统应与公司的其他相关系统进行集成，如生产管理系统、采购管理系统、财务管理系统等。2.实现订单信息在各系统之间的自动传递和共享，提高公司整体运营效率。七、订单管理的考核与奖惩（一）考核指标1.订单处理及时率：考核订单从接收至下达的时间是否符合规定要求。2.订单执行准确率：考核订单执行过程中产品质量、交货期等是否符合订单要求。3.客户满意度：通过客户反馈评价订单管理工作的质量和客户满意度。4.订单收款率：考核订单的收款情况，确保公司资金及时回笼。（二）考核方式1.定期考核：每月或每季度对各部门