公司业务外包管理制度

公司业务外包管理制度一、总则（一）目的为规范公司业务外包活动，提高业务运营效率，降低运营成本，确保外包业务质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有业务外包活动，包括但不限于生产加工外包、服务外包、技术开发外包等。（三）基本原则1.合法合规原则：业务外包活动应遵守国家法律法规及相关政策要求。2.风险可控原则：充分评估外包业务的风险，采取有效措施进行风险防范和控制。3.质量保障原则：确保外包业务的质量符合公司要求和相关标准。4.成本效益原则：在保证业务质量的前提下，合理控制外包成本，提高经济效益。二、外包业务的分类与范围（一）生产加工外包1.产品零部件的加工制造。2.产品的组装生产。（二）服务外包1.行政后勤服务，如保洁、保安、餐饮等。2.信息技术服务，如软件开发、系统维护、数据处理等。3.人力资源服务，如招聘外包、培训外包、薪酬福利外包等。4.财务服务，如会计核算外包、税务申报外包等。（三）技术开发外包1.新产品研发外包。2.新技术应用开发外包。三、外包业务的流程管理（一）外包需求提出1.各部门根据业务发展需要，填写《外包业务需求申请表》，详细说明外包业务的内容、要求、预计时间、预算等信息。2.申请表经部门负责人审核后提交至业务外包管理部门。（二）外包商选择与评估1.业务外包管理部门根据外包业务需求，通过多种渠道收集潜在外包商信息，建立外包商信息库。2.对外包商进行初步筛选，筛选出符合基本条件的外包商名单。3.组织相关部门对筛选后的外包商进行实地考察和评估，评估内容包括外包商的资质、信誉、业绩、技术能力、管理水平、质量控制能力等。4.根据评估结果，确定入围的外包商名单，并与其签订《外包商合作意向书》。（三）外包合同签订1.业务外包管理部门组织相关部门与入围的外包商进行合同谈判，明确双方的权利和义务、服务内容、服务标准、价格、付款方式、保密条款、违约责任等条款。2.合同草案经法务部门审核后，报公司领导审批。3.审批通过后，与外包商签订正式的《外包业务合同》。（四）外包业务实施1.业务外包管理部门负责对外包业务实施过程进行监督和协调，确保外包商按照合同要求开展业务。2.各相关部门应积极配合外包商的工作，提供必要的支持和协助。3.外包商应定期向业务外包管理部门提交业务进展报告，及时反馈业务实施过程中出现的问题和困难。（五）外包业务验收1.外包业务完成后，外包商应提交《外包业务验收申请报告》，并提供相关的验收资料。2.业务外包管理部门组织相关部门对外包业务进行验收，验收内容包括服务质量、工作成果、数量、时间等方面。3.验收合格后，出具《外包业务验收报告》；验收不合格的，要求外包商限期整改，直至验收合格。（六）外包费用结算1.财务部门根据《外包业务合同》和《外包业务验收报告》，对外包商的费用进行结算。2.外包费用结算应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付的准确性和及时性。四、外包商管理（一）外包商资质审核1.业务外包管理部门负责对外包商的资质进行审核，审核内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、相关行业资质证书等。2.确保外包商具备从事外包业务的合法资格和能力。（二）外包商培训与沟通1.业务外包管理部门应定期组织对外包商的培训，使其了解公司的业务需求、质量标准、管理制度等要求。2.建立与外包商的定期沟通机制，及时解决业务实施过程中出现的问题和矛盾。（三）外包商考核与评价1.业务外包管理部门负责对外包商的工作表现进行考核与评价，考核指标包括服务质量、工作进度、成本控制、客户满意度等方面。2.根据考核评价结果，对外包商进行相应的奖惩，对于表现优秀的外包商，给予优先合作机会；对于表现不佳的外包商，责令限期整改，整改仍不合格的，终止合作。（四）外包商档案管理1.业务外包管理部门负责建立外包商档案，档案内容包括外包商的基本信息、资质证明、合作项目记录、考核评价结果等。2.定期对外包商档案进行更新和维护，为外包商的选择和管理提供依据。五、风险管理（一）风险识别与评估1.业务外包管理部门应组织相关部门对外包业务可能面临的风险进行识别和评估，风险包括但不限于质量风险、安全风险、法律风险、财务风险、信息安全风险等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.质量风险：在合同中明确质量标准和验收条款，加强对外包业务实施过程的质量监督和检查，定期对外包商的质量控制体系进行评估。2.安全风险：要求外包商遵守公司的安全管理制度，签订安全责任书，加强对外包业务现场的安全检查和隐患排查。3.法律风险：合同条款应符合法律法规要求，加强对合同的审核和管理，及时咨询法务部门，防范法律风险。4.财务风险：严格按照合同约定进行费用结算，加强对外包商财务状况的监控，防范财务风险。5.信息安全风险：签订保密协议，对外包商的信息安全管理进行监督和检查，采取必要的技术措施保障信息安全。六、保密管理（一）保密协议签订1.在与外包商签订《外包业务合同》时，应同时签订《保密协议》，明确双方的保密义务和责任。2.保密协议应包括保密范围、保密期限、违约责任等条款。（二）保密措施实施1.要求外包商采取必要的保密措施，如限制接触公司机密信息的人员范围、对机密信息进行加密存储和传输等。2.加强对外包商保密工作的监督和检查，发现问题及时责令整改。（三）泄密处理1.如发现外包商存在泄密行为，应立即采取措施制止，并要求其采取补救措施。2.根据泄密造成的损失，追究外包商的违约责任；如构成犯罪的，依法追究其刑事责任。七、监督与检查（一）内部监督1.业务外包管理部门负责对业务外包活动进行日常监督，定期检查外包业务的实施情况、外包商的工作表现等。2.审计部门定期对外包业务进行审计，检查外包业务的合规性、成本效益性等方面。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门的工作