公司专用发票管理制度

公司专用发票管理制度一、总则（一）目的为加强公司专用发票的管理，规范专用发票的领购、开具、保管、使用及核销等行为，确保公司财务核算的真实性、准确性和合法性，防范税务风险，根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及专用发票相关业务活动中的管理。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家税收法律法规及发票管理规定，确保专用发票管理活动合法、合规。2.准确规范原则专用发票的开具、使用、记录等应准确无误，符合财务核算和税务申报要求，格式规范、内容完整。3.安全保密原则加强专用发票的安全保管，防止发票丢失、被盗、损毁，对涉及发票的信息严格保密，防止信息泄露。4.责任明确原则明确各部门及相关人员在专用发票管理中的职责，做到责任到人，确保各项管理措施落实到位。二、专用发票的领购管理（一）领购资格1.公司财务部门应按照税务机关的要求，及时办理专用发票领购资格的认定手续，确保具备合法领购专用发票的资格。2.财务部门指定专人负责专用发票的领购工作，领购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉发票管理规定。（二）领购流程1.领购人员根据公司业务需要，提前确定专用发票的用量计划，填写《专用发票领购申请表》，详细注明所需发票的种类、数量等信息。2.《专用发票领购申请表》经部门负责人审核后，报财务经理审批。财务经理应根据公司实际业务情况和发票使用情况进行审批，确保领购数量合理。3.审批通过后，领购人员持税务登记证副本、发票领购簿、IC卡（或金税盘、税控盘）以及本人身份证明等相关资料，前往主管税务机关办税服务厅办理专用发票领购手续。4.领购人员在领购专用发票时，应认真核对发票的种类、号码、数量等信息，确保领购的发票与申请内容一致。如发现发票存在问题，应及时与税务机关沟通解决。5.领购专用发票后，领购人员应及时将发票交至财务部门发票保管人员，并办理交接手续。交接内容包括发票的种类、号码、数量等信息的核对，以及交接时间、双方签字等记录。三、专用发票的开具管理（一）开具范围1.公司销售货物或者提供应税劳务、服务，应向购买方开具专用发票。2.属于下列情形之一的，不得开具专用发票：向消费者个人销售货物、提供应税劳务或者发生应税行为的；销售货物、提供应税劳务或者发生应税行为适用增值税免税规定的，法律、法规及国家税务总局另有规定的除外；部分适用增值税简易征收政策规定的；商业企业一般纳税人零售的烟、酒、食品、服装、鞋帽（不包括劳保专用部分）、化妆品等消费品不得开具专用发票。（二）开具要求1.开具专用发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。2.项目齐全，与实际交易相符；字迹清楚，不得压线、错格；发票联和抵扣联加盖发票专用章；按照增值税纳税义务的发生时间开具。3.公司销售货物或者提供应税劳务、服务适用免税规定的，不得开具专用发票，法律、法规及国家税务总局另有规定的除外。4.公司取得的增值税扣税凭证不符合法律、行政法规或者国家税务总局有关规定的，其进项税额不得从销项税额中抵扣。增值税扣税凭证，是指增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书、农产品收购发票、农产品销售发票和完税凭证。（三）开具流程1.业务部门在与购买方签订销售合同或提供服务协议后，应及时将相关信息传递给财务部门。信息内容包括购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等开票所需信息，以及销售货物或提供服务的名称、规格型号、数量、单价、金额、税额等交易明细。2.财务部门开票人员根据业务部门传递的信息，在增值税发票开票系统中准确录入开票信息，并进行发票开具操作。3.发票开具完成后，开票人员应认真核对发票票面信息，确保准确无误。核对内容包括发票代码、号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税额、合计金额、价税合计（大写、小写）、发票专用章等。4.核对无误后，开票人员将发票联和抵扣联交予业务部门，由业务部门负责传递给购买方。同时，财务部门应留存记账联作为记账凭证，并按照发票号码顺序进行整理、装订，妥善保管。四、专用发票的保管管理（一）保管责任1.公司财务部门负责专用发票的保管工作，指定专人负责发票的日常保管、登记和盘点等工作。2.发票保管人员应具备较强的责任心，熟悉发票管理规定，严格遵守发票保管制度，确保发票安全。（二）保管场所1.专用发票应存放在专门的保险柜或安全的仓库内，确保存放环境安全、干燥、通风，防止发票受潮、霉变、虫蛀等情况发生。2.存放专用发票的场所应安装必要的安全防护设施，如防盗门、防盗窗、监控设备等，确保发票存放安全。（三）保管要求1.发票保管人员应建立专用发票保管台账，详细记录发票的种类、号码、数量、领购日期、开具日期、使用情况、作废情况、核销情况等信息。台账应定期进行核对，确保账实相符。2.专用发票应按照号码顺序堆放，不得擅自损毁。已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存五年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。3.发票保管人员应定期对专用发票进行盘点，盘点内容包括发票的数量、号码、存放位置等。如发现账实不符或发票丢失、被盗、损毁等情况，应及时报告财务经理，并按照规定采取相应的措施进行处理。4.严禁任何单位和个人转借、转让、代开发票；未经税务机关批准，不得拆本使用发票；不得自行扩大专业发票使用范围。五、专用发票的使用管理（一）使用范围专用发票仅限于公司内部在销售货物、提供应税劳务、服务等增值税应税业务活动中使用，不得用于其他非增值税应税业务或非法活动。（二）使用规范1.公司员工在使用专用发票时，应严格按照发票管理规定和公司财务制度进行操作，确保发票使用合法、合规、准确。2.不得虚开专用发票，不得开具与实际经营业务情况不符的发票。虚开发票的，由税务机关没收违法所得；虚开金额在1万元以下的，可以并处5万元以下的罚款；虚开金额超过1万元的，并处5万元以上50万元以下的罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.不得擅自涂改、撕毁、转借、转让专用发票。如发现发票存在问题，应及时与财务部门沟通，按照规定进行处理。4.公司应建立专用发票使用登记制度，对专用发票的使用情况进行详细记录。记录内容包括发票号码、开具日期、购买方信息、销售方信息、货物或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税额、合计金额、价税合计（大写、小写）、发票用途等。（三）作废与红冲管理1.专用发票作废同时具有下列情形的，为本规定所称作废条件：收到退回的发票联、抵扣联，且时间未超过销售方开票当月；销售方未抄税并且未记账；购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”“专用发票代码、号码认证不符”。作废专用发票须在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理，在纸质专用发票（含未打印的专用发票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存。2.专用发票红冲一般纳税人取得专用发票后，发生销货退回、开票有误等情形但不符合作废条件的，或者因销货部分退回及发生销售折让的，购买方应向主管税务机关填报《开具红字增值税专用发票申请单》。《申请单》所对应的蓝字专用发票应经税务机关认证。经认证结果为“认证相符”并且已经抵扣增值税进项税额的，一般纳税人在填报《申请单》时不填写相对应的蓝字专用发票信息。经认证结果为“纳税人识别号认证不符”“专用发票代码、号码认证不符”的，一般纳税人在填报《申请单》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。主管税务机关对一般纳税人填报的《申请单》进行审核后，出具《开具红字增值税专用发票通知单》。销售方凭购买方提供的《通知单》开具红字专用发票，在防伪税控系统中以销项负数开具。红字专用发票应与《通知单》一一对应。六、专用发票的核销管理（一）核销期限公司应按照税务机关的要求，定期对专用发票进行核销。一般情况下，应在每月纳税申报期结束后，及时完成上月专用发票的核销工作。（二）核销流程1.发票保管人员在完成专用发票的开具、使用、作废等情况的记录后，对当月已使用的专用发票进行整理、汇总。汇总内容包括发票号码、开具日期、购买方信息、销售方信息、货物或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税额、合计金额、价税合计（大写、小写）等。2.发票保管人员将整理汇总后的专用发票信息与增值税发票开票系统中的数据进行核对，确保账账相符。如发现账账不符，应及时查找原因并进行调整。3.核对无误后，发票保管人员填写《专用发票核销申请表》，详细注明当月专用发票的领购、开具、使用、作废等情况，并提交财务经理审核。4.财务经理对《专用发票核销申请表》进行审核，审核内容包括发票信息的准确性、完整性，发票使用情况是否符合规定等。审核通过后，报税务机关进行核销。5.税务机关对公司提交的专用发票核销申请进行审核，如审核通过，予以核销；如发现问题，将要求公司进行整改并重新提交核销申请。七、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对专用发票的管理情况进行自查，检查内容包括发票的领购、开具、保管、使用、核销等环节是否符合规定，发票管理台账是否记录准确、完整等。2.公司内部审计部门应定期对专用发票管理情况进行审计监督，检查专用发票管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部检查1.公司应积极配合税务机关等相关部门对专用发票管理情况的检查，如实提供有关资料和信息。2.如税务机关等相关部门检查发现公司专用发票管理存在问题，公司应按照要求及时进行整改，并接受相应的处罚。八、责任追究（一）责任界定1.因领购人员未按照规定办理专用发票领购手续，导致领购发票出现问题的，由领购人员承担相应责任。2.因开票人员未按照规定开具专用发票，导致发票开具错误或出现其他问题的，由开票人员承担相应责任。3.因发票保管人员未按照规定保管专用发票，导致发票丢失、被盗、损毁等情况发生的，由发票保管人员承担相应责任。4.因其他人员未按照规定使用专用发票，导致公司面临税务风险或其他损失的，由相关责任人员承担相应责任。（二）处罚措施1.对于违反专用发票管理制度的行为，公司将视情节轻重