全资子公司公章管理制度

全资子公司公章管理制度一、总则（一）目的为加强全资子公司公章的管理，规范公章的使用流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于全资子公司及其所属各部门、分支机构。（三）定义本制度所称公章，是指公司以法定名称刻制的，代表公司行使权力、履行职责、具有法律效力的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。二、公章的刻制、启用与废止（一）刻制1.全资子公司因业务需要刻制公章，须由子公司提出书面申请，详细说明刻制公章的名称、用途、数量等信息，并提交母公司相关部门审核。2.经母公司审核同意后，由子公司按照国家有关规定，到公安机关指定的刻章单位进行刻制。3.刻制的公章必须符合国家法律法规和公司规定的样式、规格要求，确保印章清晰、规范、易于识别。（二）启用1.新刻制的公章在启用前，须由子公司行政部门填写《公章启用申请表》，详细注明公章名称、启用日期、使用范围等信息，并报母公司备案。2.经母公司批准后，子公司行政部门负责在公章上加盖印模，并将印模留存备案。同时，将公章启用的相关信息以书面形式通知子公司各部门及相关人员。3.公章启用后，应按照本制度规定的流程进行使用和管理。（三）废止1.公章因磨损、损坏、遗失等原因需要废止时，子公司行政部门应及时填写《公章废止申请表》，详细说明废止原因，并报母公司审核。2.经母公司批准后，子公司行政部门负责将废止的公章交回母公司或按照母公司要求进行妥善处理，并在公司内部发布公章废止的通知。3.对于废止的公章，应进行登记造册，永久保存，以备查阅。三、公章的保管（一）保管原则1.公章实行专人保管制度，确保公章的安全存放和使用。2.公章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守本制度规定，不得擅自将公章交予他人保管或使用。（二）保管人员职责1.负责公章的日常保管，确保公章存放安全，防止公章被盗、丢失、损坏等情况发生。2.严格按照本制度规定的流程审核用章申请，对不符合规定的用章申请有权拒绝，并及时向上级报告。3.做好公章使用登记工作，详细记录每次用章的时间、事由、用章人、批准人等信息，确保用章记录真实、准确、完整。4.定期对公章进行检查，如发现公章有损坏、变形等情况，应及时报告并申请更换。5.妥善保管公章使用登记册及相关资料，按照公司档案管理规定进行归档保存，以备查阅。（三）保管地点公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并放置在公司指定的保管地点。保管地点应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全条件，确保公章的安全存放。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章用于以公司名义对外签订合同、协议、文件、信函等具有法律效力的文书；用于公司内部重要文件的发布、通知、证明等；用于公司对外开展业务活动需要加盖公章的其他事项。2.合同专用章用于公司对外签订各类合同、协议等经济合同文件。3.财务专用章用于公司财务收支、结算、报销等财务活动相关的票据、凭证、报表等文件的加盖。4.法定代表人章用于公司法定代表人授权的特定事项，如签署合同、办理银行结算等。（二）使用流程1.用章申请公司内部各部门或分支机构因业务需要使用公章，须填写《公章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称、用章份数、用章时间等信息，并经部门负责人审核签字。涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件用章，还须经子公司分管领导或总经理审批签字。用章申请应提前提交，以便公章保管人员有足够的时间进行审核和安排。2.审核批准公章保管人员收到用章申请后，应认真审核用章申请的内容和相关文件，确保用章事项符合公司规定和法律法规要求。对于不符合规定的用章申请，公章保管人员应及时与用章申请人沟通，说明原因并要求其补充或修改相关材料。如用章申请人坚持申请用章，公章保管人员应拒绝用章，并及时向上级报告。经审核无误的用章申请，由公章保管人员提交子公司分管领导或总经理审批签字。如遇紧急情况，无法及时获得审批签字的，用章申请人可通过电话等方式向子公司分管领导或总经理请示，经同意后先行用章，但事后须及时补办审批手续。3.用章登记公章保管人员在用章前，应按照用章申请的内容，在《公章使用登记册》上详细记录用章时间、事由、用章人、批准人等信息，并要求用章人签字确认。用章登记应做到一事一记，确保记录真实、准确、完整，便于日后查阅和追溯。4.盖章操作公章保管人员应在审核批准后的用章文件上加盖公章，确保印章清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜或遗漏。盖章位置应符合文件格式和排版要求，一般应盖在文件落款处或规定的盖章位置。对于多页文件，应逐页加盖骑缝章，确保文件的完整性和连贯性。5.用章归还用章完毕后，用章人应及时将用章文件及相关材料归还公章保管人员，并在《公章使用登记册》上签字确认。公章保管人员应对归还的用章文件及材料进行核对，确保文件内容与用章申请一致，无遗漏或损坏。如发现问题，应及时与用章人沟通解决。（三）特殊情况用章1.因工作紧急需要在节假日或非工作时间使用公章的，用章申请人应提前与公章保管人员联系，并按照本制度规定的流程进行申请和审批。经批准后，公章保管人员应在确保安全的前提下，为用章申请人提供便利。2.因出差、外出办公等原因无法在公司现场使用公章的，经子公司分管领导或总经理批准，可采用远程授权用章的方式。具体操作流程为：用章申请人将用章文件及相关材料扫描或拍照后发送给公章保管人员，同时提供远程授权用章的申请及审批文件。公章保管人员在确认用章申请及审批文件无误后，按照规定的流程进行用章登记和盖章操作，并将盖章后的文件扫描或拍照发送给用章申请人。五、公章的监督与检查（一）监督部门母公司行政部门负责对全资子公司公章管理制度的执行情况进行监督检查，确保子公司公章管理工作规范、有序。（二）检查内容1.公章保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管地点是否安全、保管设施是否完善等。2.公章使用情况，包括用章申请流程是否规范、用章登记是否完整、用章范围是否符合规定等。3.公章废止情况，包括废止申请是否及时、废止公章是否妥善处理等。（三）检查方式1.定期检查：母公司行政部门每年至少对子公司公章管理情况进行一次全面检查，检查结果以书面形式反馈给子公司，并要求子公司针对存在的问题及时进行整改。2.不定期抽查：母公司行政部门可根据工作需要，对子公司公章管理情况进行不定期抽查，及时发现和纠正公章管理过程中存在的问题。3.专项检查：针对公章管理中的重点问题或突出事件，母公司行政部门可组织专项检查，深入了解情况，提出整改意见和建议。（四）违规处理1.对于违反本制度规定，擅自使用公章、保管不善导致公章被盗、丢失、损坏等情况的，将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款等处罚；如造成公司经济损失或其他严重后果的，将依法追