信息交换共享管理制度

信息交换共享管理制度一、总则（一）目的为规范公司内部信息交换共享行为，确保信息的准确性、完整性和安全性，提高工作效率，促进公司业务的协同发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、各部门及下属子公司。（三）基本原则1.合法合规原则：信息交换共享应符合国家法律法规及相关政策要求。2.安全保密原则：确保信息在交换共享过程中的安全性，防止信息泄露、篡改或丢失，对涉及公司商业秘密、敏感信息等严格保密。3.授权使用原则：信息的获取和使用必须经过合法授权，严禁未经授权的信息访问和共享。4.及时准确原则：保证信息交换共享的及时性和准确性，避免因信息延误或错误导致工作失误。5.适度共享原则：根据工作需要，在必要的范围内进行信息交换共享，避免过度共享造成信息滥用。二、信息分类与分级（一）信息分类1.业务信息：包括但不限于销售数据、采购信息、生产计划、客户资料、项目进展等与公司业务运营直接相关的信息。2.管理信息：涵盖公司组织架构、人员信息、财务数据、行政文件、规章制度等内部管理方面的信息。3.技术信息：如研发成果、技术方案、工艺流程、软件代码等涉及公司技术核心的信息。4.其他信息：上述未涵盖的其他各类信息，如市场动态、行业报告、合作伙伴信息等。（二）信息分级根据信息的敏感程度和影响范围，将信息分为以下三级：1.绝密级：涉及公司核心商业秘密、重大战略决策、关键技术诀窍等，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失。2.机密级：包含重要业务数据、财务信息、人事档案等，泄露后可能对公司产生较大负面影响。3.秘密级：一般的业务信息、日常管理资料等，泄露后可能对公司造成一定影响，但影响程度相对较小。三、信息交换共享流程（一）需求发起1.公司员工、部门因工作需要获取或共享信息时，应首先填写《信息交换共享申请表》，详细说明信息需求的内容、用途、涉及部门及人员等。2.申请表应经需求部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。（二）审批1.根据信息的分级，《信息交换共享申请表》提交至相应的审批层级。绝密级信息交换共享申请，需经公司高层领导审批。机密级信息交换共享申请，由公司分管领导审批。秘密级信息交换共享申请，由部门负责人审批。2.审批人应在收到申请表后的[X]个工作日内完成审批，并签署明确的审批意见。如同意申请，应注明共享范围、使用期限等；如不同意申请，应说明理由。（三）信息提供1.经审批通过后，信息提供部门应按照申请表中的要求，及时、准确地提供相关信息。2.提供的信息应进行整理和核对，确保其完整性和准确性，并按照公司规定的格式和存储方式进行交付。（四）信息接收与使用1.信息接收部门在收到信息后，应进行签收确认，并对信息的质量进行初步检查。如发现信息存在问题，应及时与信息提供部门沟通解决。2.信息接收人员应严格按照审批意见中规定的共享范围和使用期限使用信息，不得擅自扩大使用范围或延长使用期限。如需变更，应重新提交申请并获得审批。3.对于涉及机密信息的使用，接收人员应采取必要的保密措施，如设置访问权限、加密存储等，防止信息泄露。（五）信息反馈与归档1.信息接收部门在使用信息过程中，如发现信息对工作产生影响或存在其他问题，应及时向信息提供部门反馈。2.信息交换共享完成后，相关部门应将申请表、审批意见、提供的信息、接收记录等资料进行整理归档，以备后续查阅和审计。四、信息安全管理（一）网络安全1.公司应建立健全网络安全防护体系，配备必要的网络安全设备和软件，如防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。2.加强对公司内部网络的访问控制，设置不同的用户权限，严格限制非授权人员访问公司网络资源。3.定期对网络设备和系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。（二）数据安全1.对重要信息进行备份，备份数据应存储在安全的位置，并定期进行恢复测试，确保数据的可恢复性。2.采用加密技术对敏感信息进行加密存储和传输，防止信息在传输过程中被窃取或篡改。3.严格控制数据的访问权限，根据员工的工作职责和信息分级，授予相应的数据访问权限，严禁越权访问。（三）人员安全管理1.加强对员工的信息安全培训，提高员工的安全意识和保密技能，使其了解信息安全的重要性和相关操作规程。2.与员工签订保密协议，明确员工在信息安全方面的责任和义务，对违反保密协议的行为进行严肃处理。3.对涉及信息交换共享的关键岗位人员进行背景审查，确保人员具备良好的职业道德和安全意识。五、监督与考核（一）监督机制1.公司设立信息交换共享管理监督小组，由公司内部审计、法务、信息技术等部门人员组成，负责对信息交换共享制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应制定详细的检查计划和标准，检查内容包括信息交换共享流程的执行情况、信息安全措施的落实情况、信息使用的合规性等。3.对于检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况直至问题解决。（二）考核办法1.将信息交换共享工作纳入员工绩效考核体系，对在信息交换共享过程中表现优秀的员工给予表彰和奖励。2.对于违反信息交换共享制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退等。处罚措施应在公司内部进行通报，以起到警示作用。3.考核结果将作为员工晋升、调薪、评优等的重要依据之一，激励员工积极遵守信息交换共享制度，确保公司信息管理工作的规范有序。六、培训与教育（一）培训计划1.人力资源部门应制定年度信息交换共享培训计划，明确培训目标、内容、方式、时间安排等。2.培训计划应根据公司业务发展需求、员工岗位特点以及信息安全形势的变化进行适时调整和更新。（二）培训内容1.信息交换共享制度解读：详细介绍制度的目的、适用范围、基本原则、流程及相关规定，使员工了解制度要求和自身职责。2.信息安全知识：包括网络安全、数据安全、信息保密等方面的基础知识和操作技能，提高员工的信息安全意识和防护能力。3.信息系统操作培训：针对公司使用的各类信息系统，进行操作培训，使员工熟悉信息获取、共享、存储、使用等环节的具体操作流程。4.案例分析：通过实际案例分析，让员工了解信息泄露的危害及后果，增强员工对信息安全的重视程度。（三）培训方式1.内部培训：由公司内部专业人员或邀请外部专家进行授课，培训地点可选择在公司会议室或线上平台。2.在线学习：利用公司内部学习平台，提供相关的信息交换共享培训课程，供员工自主学习。3.实地操作演练：组织员工进行信息系统操作演练、信息安全应急处置演练等，提高员工的实际操作能力和应急处理能力。七、附则（一）制度修订本制度将根据公司业务发展、法律法规变化等情况适时进行修订。