供热公司公章管理制度

供热公司公章管理制度一、总则（一）目的为加强供热公司公章的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的正常运营秩序，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于供热公司总部及所属各部门、各分支机构在业务活动中使用公章的行为。（三）基本原则1.严格审批原则：公章使用必须经过严格的审批流程，未经批准不得擅自使用。2.安全保密原则：加强公章的保管和使用过程中的安全保密措施，防止公章被盗用、冒用或滥用。3.责任追究原则：对违反公章管理制度的行为，将追究相关责任人的责任。二、公章的种类及用途（一）公司公章公司公章是供热公司对外行使权力的象征，用于以公司名义签订合同、协议、文件、信函等重要法律文书，以及办理各类对外事务的证明等。（二）合同专用章合同专用章专门用于签订各类经济合同，具有与公司公章同等的法律效力。（三）财务专用章财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务活动。（四）法定代表人章法定代表人章用于特定的财务或其他需要法定代表人签字确认的场合，如支票背书、重要文件签署等。（五）部门章部门章用于本部门内部的文件往来、工作联系等，不得对外签订合同或出具具有法律效力的文件。三、公章的保管（一）保管部门及人员1.公司公章由总经理办公室指定专人负责保管。2.合同专用章由合同管理部门指定专人保管。3.财务专用章由财务部门指定专人保管。4.法定代表人章由法定代表人或其授权的专人保管。5.部门章由各部门负责人指定专人保管。（二）保管要求1.公章保管人员必须具备高度的责任心，严格遵守公章管理制度，不得擅自将公章交予他人保管或使用。2.公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。3.公章保管人员应妥善保管公章使用登记薄，详细记录公章的使用情况，包括使用时间、事由、批准人、使用人等信息。4.公章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接公章时，必须办理严格的交接手续，确保公章的安全交接。四、公章的使用（一）使用流程1.用章申请：使用公章的部门或个人应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称及份数、用章时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：根据用章事项的性质和重要程度，按照以下审批权限进行审批：涉及公司重大决策、重要合同签订、对外投资、融资等事项的用章，需经总经理审批。一般业务文件、信函等的用章，由分管副总经理审批。部门内部文件往来、工作联系等的用章，由部门负责人审批。3.盖章：经审批同意后，公章保管人员对照《公章使用申请表》及相关文件，认真核对用章内容，确认无误后在文件上加盖公章，并在《公章使用登记簿》上登记盖章情况。4.留存文件：用章完毕后，公章保管人员应留存《公章使用申请表》及相关文件原件或复印件，以备查阅。（二）禁止使用情况1.未经审批的任何文件、合同、协议等不得加盖公章。2.空白纸张、介绍信、授权委托书等不得加盖公章。3.涉及违法违规、损害公司利益的事项不得加盖公章。（三）特殊情况处理1.因紧急情况无法事先履行审批手续的，用章申请人应电话向审批人报告，经同意后先加盖公章，但事后必须及时补办审批手续。2.异地用章时，应通过传真等方式将《公章使用申请表》及相关文件发送给审批人，经审批同意后，由用章申请人在当地找具有资质的公证机构对用章过程进行公证，并将公证文件复印件及时传回公司备案。五、公章的停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更、重组、分立等原因导致公章不再适用。2.公章损坏、遗失或被盗用。3.因其他原因需要停用公章。（二）停用程序1.公章保管人员发现公章需要停用时，应及时报告本部门负责人，并说明停用原因。2.各部门负责人根据公章停用情况，填写《公章停用申请表》，经总经理审批后，通知相关部门和人员停止使用该公章。3.公章保管人员将停用的公章妥善保管，并在《公章使用登记簿》上注明停用日期。（三）销毁程序1.对于需要销毁的公章，由总经理办公室会同相关部门组成鉴定小组，对公章的停用原因、使用情况等进行审核鉴定。2.鉴定小组审核通过后，填写《公章销毁申请表》，经总经理审批后，指定专人负责销毁公章。3.公章销毁时，应至少有两名监销人员在场，确保公章被彻底销毁，并在《公章销毁记录》上签字确认。4.《公章销毁记录》应包括销毁时间、地点、销毁方式、监销人员等信息，作为公司档案资料永久保存。六、监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对公章管理制度的执行情况进行定期监督检查。（二）检查内容1.公章保管是否安全，保管人员是否严格遵守保管要求。2.公章使用是否按照规定的流程进行审批，审批手续是否齐全。3.《公章使用登记簿》的记录是否完整、准确，是否与实际用章情况相符。4.有无未经审批擅自使用公章或违规使用公章的情况。（三）检查方式1.定期检查：审计部门每季度对公章管理制度的执行情况进行一次全面检查。2.不定期抽查：审计部门根据工作需要，不定期对公章使用情况进行抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，审计部门应及时下达《整改通知书》，要求责任部门限期整改。2.责任部门应认真分析问题产生的原因，制定切实可行的整改措施，并将整改情况及时反馈给审计部门。3.对违反公章管理制度的行为，公司将视情节轻重，按照相关规定对责任人进行严肃处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、附则（一）解释权本制