职业技术学院行政印章档案管理工作实施办法​

职业技术学院行政印章档案管理工作实施办法​

第一章总则第一条为加强学院行政印章与档案管理工作，确保行政印章使用的规范性、安全性和档案资料的完整性、准确性，依据国家相关法律法规及教育主管部门的有关规定，结合学院实际情况，特制定本实施办法。第二条行政印章管理工作旨在维护学院行政管理的严肃性与权威性，保障学院各项工作的正常运转；档案管理工作则致力于积累和保存学院发展过程中的各类重要信息，为学院的教学、科研、管理等工作提供有力支持与凭证。第三条行政印章与档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范操作、安全保密的原则。学院各部门应密切配合，共同做好相关工作。第二章行政印章管理第一节印章的种类与制发第四条学院行政印章包括学院公章、学院领导公务用章、各部门公章、专用章（如财务专用章、合同专用章等）。第五条学院公章、学院领导公务用章由上级主管部门或按照相关规定统一制发；各部门公章、专用章由学院办公室根据工作需要提出申请，经学院领导批准后，按照规定样式和规格统一刻制。未经授权，任何部门和个人不得擅自刻制印章。第二节印章的保管第六条学院公章由学院办公室指定专人负责保管；学院领导公务用章由相应领导指定专人保管；各部门公章由本部门负责人指定专人保管；专用章根据其使用性质和业务范围，由相关职能部门指定专人保管。第七条印章保管人员应具备良好的政治素质和职业道德，严格遵守印章管理制度，确保印章安全。印章应存放在专门的保险柜或安全的地方，妥善保管，防止被盗、被抢、丢失等情况发生。第八条印章保管人员因工作变动需要交接印章时，应办理严格的交接手续，填写《印章交接登记表》，注明交接日期、印章名称、交接双方姓名等信息，并由部门负责人监交。第三节印章的使用第九条建立严格的印章使用审批制度。使用学院公章，需填写《学院公章使用申请表》，经部门负责人签字、分管院领导审批后，报学院主要领导批准；使用学院领导公务用章，需经相应领导同意；使用各部门公章，由本部门负责人审批；使用专用章，按照相关业务规定和审批流程办理。第十条印章使用时，保管人员应对用印申请进行认真审核，核对审批手续是否完备、用印内容是否准确无误。对不符合规定的用印申请，保管人员有权拒绝用印。第十一条印章使用应进行详细登记，填写《印章使用登记表》，内容包括用印日期、用印部门、用印事项、批准人、用印人等信息。登记表应妥善保存，以备查阅。第十二条严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同等文本上预先加盖印章。特殊情况下确需使用的，须经学院主要领导批准，并注明用途和有效期限。使用完毕后，应及时将剩余空白文本交回销毁。第四节印章的停用与销毁第十三条因机构变动、名称变更、印章损坏等原因需要停用印章的，由原印章保管部门及时将印章交回学院办公室。学院办公室负责登记造册，并报学院领导批准后，按照规定程序进行封存或销毁。第十四条印章销毁时，应由学院办公室会同纪检监察部门等相关人员共同监督，确保印章彻底销毁。销毁情况应记录在案，存档备查。第三章档案管理第一节档案的收集与整理第十五条学院各部门应明确档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，确保档案管理工作的质量。第十六条各部门应按照档案管理的有关规定，及时收集本部门在教学、科研、管理等工作中形成的各类文件、资料、图表、声像等档案材料，并进行初步整理。整理工作应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，进行分类、编号、编目、装订等。第十七条对收集到的档案材料，应确保其真实性、完整性和准确性。对于重要文件、关键数据等，应进行核实和校对，防止出现错误或遗漏。第二节档案的归档第十八条各部门应按照规定的时间和要求，将整理好的档案材料移交学院档案室。一般情况下，当年形成的档案应在次年上半年完成归档工作。第十九条学院档案室接收各部门移交的档案时，应进行严格的检查和验收。检查内容包括档案材料的完整性、整理质量、归档手续等。对于不符合要求的档案，应及时退回相关部门重新整理。第二十条档案室对接收的档案进行统一编号、编目、上架，按照档案的类别、年份等进行科学排列，便于保管和查阅。第三节档案的保管第二十一条学院应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施，如档案架、档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案保管环境符合要求。第二十二条档案室应建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取补救措施。第二十三条对电子档案，应采取有效的存储和备份措施，定期进行数据维护和更新，防止数据丢失或损坏。同时，要确保电子档案的安全保密，采取加密、访问控制等技术手段，防止信息泄露。第四节档案的利用第二十四条学院内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字、档案室负责人批准后，在档案室指定地点查阅。查阅档案时，应遵守档案室的相关规定，不得擅自将档案带出档案室，不得在档案上涂改、圈划、批注等。第二十五条外单位人员查阅学院档案，须持单位介绍信和本人有效身份证件，经学院相关部门负责人同意、学院办公室批准后，方可查阅。查阅档案的范围和方式应按照学院的规定执行。第二十六条如需复印、摘录档案内容，应按照规定办理审批手续。未经批准，任何人不得擅自复印、摘录档案信息。对于涉及学院机密的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用。第五节档案的鉴定与销毁第二十七条学院档案室应定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和学院的实际情况，确定档案的存毁。鉴定工作应由档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成鉴定小组共同进行。第二十八条对经过鉴定确定无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经学院领导批准后，按照规定程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。销毁情况应记录在案，存档备查。第四章监督与考核第二十九条学院办公室负责对各部门行政印章与档案管理工作进行监督检查，定期或不定期对印章使用情况、档案管理工作进行抽查，发现问题及时督促整改。第三十条将行政印章与档案管理工作纳入部门年度考核内容，对在印章管理、档案收集、整理、保管、