职业技术学院食堂档案管理工作制度​

职业技术学院食堂档案管理工作制度​

一、总则1.为加强学院食堂档案管理，提高食堂管理水平和服务质量，充分发挥档案在食堂各项工作中的作用，根据国家有关档案管理规定及学院档案管理要求，结合食堂实际情况，特制定本制度。2.食堂档案是指食堂在运营管理、食品安全、物资采购、人员管理等各项活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。3.食堂档案管理工作遵循集中统一管理、确保档案完整与安全、便于利用的原则。二、档案管理职责分工1.食堂负责人-全面领导食堂档案管理工作，负责制定档案管理工作目标和计划，并监督实施。-协调解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作所需的人力、物力和财力。2.档案管理人员-负责制定和完善食堂档案管理制度及操作流程，并组织实施。-对食堂各类档案进行收集、整理、分类、编目、装订、归档、保管和统计等工作。-负责档案的查阅、借阅和利用服务工作，做好档案利用记录。-定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整与安全，对损坏、变质的档案及时进行修复或处理。-积极参与档案管理业务培训和学习，不断提高档案管理业务水平。3.各岗位工作人员-负责本岗位工作中形成的文件材料的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理人员。-在工作中积极配合档案管理人员开展档案管理相关工作，确保档案信息的真实、准确和完整。三、档案的收集与整理1.收集范围-行政管理类：食堂工作计划、总结、报告、会议纪要、规章制度、考核记录等。-食品安全类：食品经营许可证、从业人员健康证、食品采购索证索票、食品留样记录、食品安全自查记录、食品安全事故应急预案及处理记录等。-物资采购类：采购合同、供应商资质证明、采购申请、验收记录、出入库单据等。-人员管理类：员工招聘信息、劳动合同、培训记录、考勤记录、工资发放记录等。-设备管理类：设备采购合同、设备说明书、设备维修保养记录、设备台账等。-其他类：与食堂工作相关的上级文件、师生意见反馈、荣誉证书等。2.收集要求-各岗位工作人员应在工作过程中及时收集相关文件材料，确保文件材料的完整性和准确性。-收集的文件材料应真实、有效，签字盖章等手续完备。-对收集到的文件材料应进行初步整理，去除无关信息，按照类别进行简单分类。3.整理方法-档案管理人员接收各岗位移交的文件材料后，按照档案分类标准进行详细分类。-对每份文件材料进行编号、编目，编制档案目录，目录应包括文件编号、名称、日期、来源、保管期限等内容。-对纸张大小不一、破损或易损的文件材料进行整理、修复和装订，确保档案的整齐、牢固和美观。四、档案的归档与保管1.归档时间-食堂各类档案应在每年的[具体时间]前完成上一年度档案的归档工作。-对于一些时效性较强的档案，如食品安全检查记录等，应在事件结束后[具体工作日]内完成归档。2.归档要求-归档的档案应按照分类编号顺序排列，编制归档文件目录，并填写档案盒封面、脊背等信息，确保档案标识清晰、准确。-电子档案应存储在专用的存储设备中，并进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防数据丢失。同时，电子档案应与纸质档案建立对应关系，确保相互印证。3.保管措施-设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案保管环境符合要求。-档案应按照分类存放，便于查找和管理。不同年份、不同类别的档案应分开存放，并设置明显的标识。-定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好检查记录。对已到保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。五、档案的查阅与借阅1.查阅规定-学院内部人员因工作需要查阅食堂档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经食堂负责人批准后，在档案管理人员的陪同下进行查阅。-查阅档案应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅过程中，不得涂改、圈划、批注、污损档案，不得擅自翻拍、复制档案内容。-查阅完毕后，查阅人员应在档案查阅记录上签字确认。2.借阅规定-因特殊情况需要借阅食堂档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等信息，经食堂负责人和学院相关领导审批后，方可办理借阅手续。-档案借阅期限一般不超过[具体天数]，如需延期使用，应在借阅期限届满前办理续借手续。-借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上进行任何标记或涂改。借阅期满后，应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确认无误后办理归还手续。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作-成立档案鉴定小组，由食堂负责人、档案管理人员及相关业务人员组成，定期对已到保管期限的档案进行鉴定。-鉴定小组根据档案的保存价值、现实利用情况等因素，对档案进行综合评估，确定档案是否仍有保存必要。2.销毁程序-经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、数量、形成时间、销毁原因等信息。-《档案销毁清册》经食堂负责人审核、学院相关领导批准后，方可进行销毁。-档案销毁应采用合适的方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，并由专人监督。-销毁完成后，销毁人员和监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档保管。七、档案管理的监督与考核1.学院档案管理部门定期对食堂档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理的完整性和准确性、档案保管的安全性等。2.将食堂档案管理工作纳入食堂工作人员绩效考核体系，对在档案管理工作中表现突出