研究生学籍档案管理办法​

研究生学籍档案管理办法​

研究生学籍档案管理办法一、总则1.目的：为加强我校研究生学籍档案管理，保证学籍档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥学籍档案在研究生教育管理中的作用，特制定本办法。2.适用范围：本办法适用于我校在籍研究生学籍档案的管理，包括博士研究生和硕士研究生。3.管理原则：遵循集中统一、分级负责、规范管理、确保安全的原则，维护学籍档案的真实性和严肃性。二、管理职责1.研究生院-负责制定和完善研究生学籍档案管理制度，并监督制度的执行情况。-统筹协调全校研究生学籍档案的管理工作，指导各学院（培养单位）开展相关工作。-负责接收、整理、保管和提供利用学校层面产生的研究生学籍档案材料。-对研究生学籍档案管理工作进行检查、评估和考核，对存在的问题提出整改意见。2.学院（培养单位）-按照学校要求，负责本单位研究生学籍档案的收集、整理、审核和移交工作。-配备专人负责研究生学籍档案管理工作，并保持人员相对稳定。-负责向研究生院反馈本单位研究生学籍档案管理工作中存在的问题和建议。3.研究生导师-协助学院做好所指导研究生的学籍档案材料的审核工作，确保材料的真实性和准确性。-及时向学院提供与研究生学籍档案相关的重要材料，如学术成果、奖惩情况等。三、档案内容研究生学籍档案内容主要包括以下方面：1.报考材料：报考登记表、政治思想情况审查表、成绩单、推荐信、体检表等。2.录取材料：录取通知书存根、录取名单等。3.学习成绩材料：各学期课程成绩单、学位课程考试成绩、补考成绩、重修成绩等。4.学籍变动材料：转学、转专业、休学、复学、退学、延长学制等相关审批材料。5.党团组织材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、思想汇报、团组织关系材料等。6.奖惩材料：各级各类奖励、表彰的审批表、荣誉证书复印件，以及违纪处分决定等材料。7.科研成果材料：学术论文发表情况、科研项目参与情况、专利申请情况等相关证明材料。8.毕业材料：毕业生登记表、学位申请材料、就业报到证存根等。四、档案收集1.定期收集：各学院（培养单位）应按照学校要求，定期收集本单位研究生的学籍档案材料。一般每学期末集中收集一次，确保材料的完整性。2.及时收集：对于研究生在学习、科研、生活过程中产生的临时性学籍档案材料，如获奖证书、处分决定等，学院应及时收集，防止材料散失。3.主动收集：研究生院和各学院（培养单位）应主动关注研究生的学籍变动情况，及时收集相关审批材料，保证档案内容的时效性。五、档案整理1.分类整理：按照档案内容的类别，对收集到的学籍档案材料进行分类，如报考材料、学习成绩材料等，确保材料分类准确。2.排序编号：对每类档案材料按照时间顺序或重要程度进行排序，并编写页码和编号，方便查阅和管理。3.装订成册：对于纸张较多的档案材料，应进行装订，装订应牢固、整齐，不影响材料的阅读和保存。4.编制目录：根据档案材料的分类和编号，编制详细的档案目录，目录应包括材料名称、日期、页码等信息，便于快速检索。六、档案审核1.学院初审：各学院（培养单位）在档案整理完成后，应对档案材料的完整性、真实性和准确性进行初步审核。审核内容包括材料是否齐全、签字盖章是否完备、信息是否一致等。对审核中发现的问题，应及时通知研究生本人或相关责任人进行补充、更正。2.研究生院复审：学院初审通过后，将档案移交研究生院进行复审。研究生院重点审核档案材料的规范性和一致性，对不符合要求的档案材料，退回学院重新整理。七、档案保管1.保管设施：学校应设立专门的研究生学籍档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案保管环境安全、适宜。2.分类存放：按照研究生的年级、专业等信息，对学籍档案进行分类存放，便于查找和管理。同时，应建立电子档案目录，实现档案的信息化管理。3.定期检查：研究生院和各学院（培养单位）应定期对档案保管情况进行检查，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、丢失等。八、档案利用1.校内利用-研究生本人因学习、就业、出国等需要查阅或复印学籍档案材料的，应向学院（培养单位）提出申请，经批准后到研究生院办理相关手续。-学校相关部门因工作需要查阅研究生学籍档案的，应填写《研究生学籍档案查阅申请表》，经部门负责人签字后，到研究生院办理查阅手续。查阅过程中应严格遵守档案查阅规定，不得擅自摘抄、复制、传播档案内容。2.校外利用-校外单位因工作需要查阅我校研究生学籍档案的，应持单位介绍信，经研究生院主管领导批准后，方可查阅。查阅单位应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。-研究生本人因特殊原因需要将学籍档案转递到校外单位的，应按照规定办理档案转递手续。研究生院负责将档案密封，并通过机要交通或专人送取的方式转递到接收单位。九、档案保密1.研究生学籍档案涉及个人隐私和学校机密信息，档案管理人员和查阅人员应严格遵守国家有关保密法律法规和学校保密制度，不得泄露档案内容。2.档案管理人员应妥善保管档案库房钥匙和电子档案管理系统的账号密码，防止档案信息被非法获取。3.对违反档案保密规定的单位和个人，学校将按照有关规定严肃处理。十、档案销毁1.对于超过保管期限且无保存价值的研究生学籍档案，应按照规定进行销毁处理。2.档案销毁前，研究生院应会同相关部门对档案进行鉴定，确定销毁范围，并编制《研究生学籍档案销毁清册》。3.档案销毁清册应包括档案名称、数量、销毁原因、销毁时间等信息，经主管领导审批