职业技术学院资产管理档案管理工作细则​

职业技术学院资产管理档案管理工作细则​

一、总则1.为加强学院资产管理档案的科学管理，有效保护和利用档案信息资源，保障学院资产的安全与完整，根据国家有关法律法规及学院实际情况，特制定本工作细则。2.资产管理档案是指学院在资产购置、验收、使用、维护、处置等全过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。3.资产管理档案管理工作遵循集中统一管理、真实完整、安全保密、便于利用的原则，确保档案管理工作规范化、制度化、科学化。二、管理职责1.资产管理部门职责-负责制定和完善资产管理档案管理制度，并组织实施。-对资产管理过程中形成的各类文件材料进行收集、整理、归档，并移交档案管理部门。-协助档案管理部门对资产管理档案进行分类、编号、编目、装订等工作。-负责建立资产管理档案检索工具，方便查询和利用。-定期对资产管理档案进行清查核对，确保档案与实物资产相符。2.档案管理部门职责-负责接收、保管资产管理部门移交的档案，并对其进行审核、整理、上架。-按照档案管理的有关规定，对资产管理档案进行分类、编号、编目、装订等规范化处理。-建立健全资产管理档案保管制度，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。-为学院各部门提供资产管理档案的查阅、借阅服务，并做好登记工作。-定期对资产管理档案进行鉴定，按照规定对到期档案进行销毁处理。三、档案收集与整理1.收集范围-资产购置相关文件：包括采购申请、采购合同、招投标文件、验收报告、发票等。-资产登记信息：资产卡片、资产台账、资产编号等。-资产使用与维护记录：使用部门领用记录、维修保养记录、设备运行日志等。-资产处置文件：处置申请、评估报告、处置审批文件、处置协议等。-其他与资产管理有关的文件材料，如资产清查报告、审计报告等。2.收集要求-各部门应指定专人负责资产管理文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整、准确。-文件材料应保持原始风貌，不得随意涂改、伪造。-电子文件应存储在规定的存储介质上，并注明文件名称、形成时间、来源等信息。3.整理方法-按照资产类别进行分类，如固定资产、流动资产、无形资产等。-同一类资产按照形成时间先后顺序排列。-对每份文件材料进行编号、编目，编制档案目录，目录内容应包括文件名称、文号、日期、来源、保管期限等。-将整理好的文件材料装订成册，或装入档案盒，并在封面和侧面标明档案类别、编号、年度等信息。四、档案归档与保管1.归档时间资产管理部门应在每年[具体时间]前，将上一年度整理好的资产管理档案移交档案管理部门。对于重要资产或紧急需要归档的文件材料，应及时移交。2.归档手续-资产管理部门移交档案时，应填写《资产管理档案移交清单》，一式两份，双方签字确认，各留存一份。-档案管理部门接收档案后，应对档案的数量、质量进行核对，如发现问题应及时与资产管理部门沟通解决。3.保管要求-档案管理部门应设立专门的资产管理档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、防火、防潮、防虫、防盗等设施。-资产管理档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。-定期对档案进行检查和清点，发现档案损坏、丢失等情况应及时报告并采取措施进行处理。五、档案利用与保密1.利用方式-学院内部各部门因工作需要查阅、借阅资产管理档案的，应填写《资产管理档案查阅/借阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理相关手续。-查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出查阅场所。如需摘抄、复印档案内容，应经档案管理部门负责人批准。-借阅档案的期限一般不超过[具体天数]，如需延期使用，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注等。归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性。2.保密规定-资产管理档案涉及学院的商业秘密和重要信息，档案管理人员和利用人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。-对涉及保密内容的档案，应设置专门的保密标识，并采取加密存储、限制访问等措施。-因工作需要向校外单位或个人提供资产管理档案的，应经学院主管领导批准，并签订保密协议。六、档案鉴定与销毁1.鉴定工作-档案管理部门应定期组织对资产管理档案进行鉴定，一般每[具体年限]进行一次。-成立由资产管理部门、档案管理部门及相关专业人员组成的档案鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。-根据档案的形成时间、内容、利用价值等因素，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、长期（[具体年限]年以上）、短期（[具体年限]年以下）三种。2.销毁处理-对已到保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核，报学院主管领导批准后，可进行销毁处理。-销毁档案应编制《资产管理档案销毁清单》，详细记录档案的名称、编号、数量、销毁时间等信息。-档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，销毁过程应有专人监督，确保档案信息不被泄露。销毁完成后，监督人员应在销毁清单上签字确认。七、监督与考核1.学院建立资产管理档案管理监督检查机制，定期对资产管理部门和档案管理部门的档案管理工作进行检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理情况、档案保管利用情况等。2.将资产管理档案管理工作纳入部门和个人的绩效考核体系，对在档案管理工作中表现突出的部门