研究生档案梳理归档细则​

研究生档案整理归档细则​

一、总则1.为了加强研究生档案管理，确保研究生档案整理归档工作的规范化、科学化和制度化，有效地保护和利用档案，根据国家有关档案管理的法律法规及学校实际情况，特制定本细则。2.研究生档案是研究生在校期间学习、生活、科研等活动的真实记录，是学校和社会选拔、任用人才的重要依据。各相关部门和人员应高度重视档案整理归档工作，严格按照本细则要求开展工作。二、档案整理归档范围1.人事档案材料-研究生报名登记表、政治审查表、体检表等报考及录取相关材料。-研究生在校期间的奖惩材料，包括奖学金评定表、荣誉称号授予文件、违纪处分决定等。-研究生党团组织关系材料，如入党志愿书、转正申请书、入团志愿书等。-研究生的个人简历、自传材料。-研究生在校期间的工资、津贴等相关材料。2.学业档案材料-研究生培养计划、课程学习成绩单、学位论文开题报告、中期考核表等。-研究生参与科研项目的相关材料，包括项目申请书、项目进展报告、科研成果（论文、专利等）材料。-研究生实习、实践报告等材料。-学位授予相关材料，如学位论文、学位评定委员会决议等。三、档案整理要求1.分类-将收集到的档案材料按照人事档案和学业档案两大类进行初步分类。-在每一大类下，再根据材料的性质和时间顺序进行细分，如人事档案中的奖惩材料可按获奖或处分时间先后排列。2.编号-对整理好的每一份档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。-编号可采用“年份+学院代码+专业代码+学生编号+材料顺序号”的方式，例如“20230102001001”表示2023年入学的01学院02专业001号学生的第一份档案材料。3.编目-编制档案材料目录，目录应包含材料编号、材料名称、日期、来源等信息。-目录应打印清晰，一式两份，一份放入档案盒作为卷内目录，一份留存作为检索目录。4.装订-对纸张规格不一致的档案材料，应进行折叠或裱糊，使其规格统一。-去除材料上的金属装订物，采用线装或胶水粘贴等方式进行装订，确保装订牢固、整齐。四、档案归档流程1.材料收集-研究生本人应按照学校要求，在规定时间内向所在学院提交个人相关档案材料，确保材料的完整性和真实性。-各学院负责收集本学院研究生的各类档案材料，并进行初步审核，检查材料是否齐全、内容是否准确。-学校相关职能部门（如研究生院、组织部、宣传部等）应及时将涉及研究生的相关文件、材料整理汇总后移交至研究生院档案室。2.整理审核-研究生院档案室收到各学院和职能部门移交的档案材料后，按照本细则的整理要求进行分类、编号、编目和装订。-整理过程中，对档案材料的真实性、完整性和规范性进行再次审核，对于不符合要求的材料，及时反馈至相关学院或部门进行补充、更正。3.归档入库-经过整理审核合格的档案材料，按照研究生年级、专业等信息进行分类存放，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年份、学院、专业等信息。-将档案盒按照一定的顺序排列上架，建立电子档案管理台账，记录档案的入库时间、存放位置等信息，确保档案管理的信息化和可追溯性。五、档案保管与利用1.保管-设立专门的研究生档案室，配备必要的档案保管设备，如档案架、防潮箱、防火设备等，确保档案保管环境安全、整洁。-档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案损坏、丢失等问题。-严格执行档案保密制度，对档案内容进行保密，防止档案信息泄露。2.利用-校内单位因工作需要查阅研究生档案的，须填写《研究生档案查阅申请表》，经所在单位负责人签字盖章后，报研究生院分管领导审批。-校外单位查阅研究生档案的，须持单位介绍信，经研究生院分管领导审批后，方可查阅。-档案查阅应在档案室指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室，不得擅自摘抄、复制、传播档案内容。-如需借阅研究生档案，须填写《研究生档案借阅申请表》，经研究生院分管领导审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，按时归还。六、监督与考核1.研究生院定期对各学院和相关职能部门的档案整理归档工作进行检查和指导，及时发现问题并督促整改。2.将档案整理归档工作纳入学院和相关职能部门的工作考核体系，对档案整理归档工作成绩突出的单位和个人进行表彰和奖励；对