合同章使用管理制度

合同章使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同章的使用管理，规范合同章的使用流程，防范合同风险，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在对外签订合同、协议、承诺书等具有法律效力的文件时对合同章的使用管理。（三）基本原则1.依法合规原则合同章的使用必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保合同的签订、履行合法有效。2.职责明确原则明确各部门及人员在合同章使用过程中的职责，做到责任清晰，流程规范。3.风险防控原则加强对合同章使用的风险评估与防控，避免因合同章使用不当给公司造成损失。二、合同章的管理（一）合同章的刻制与启用1.合同章由公司行政部门统一负责刻制，刻制的合同章须符合国家法律法规及公司规定的样式和规格。2.合同章刻制完成后，行政部门应及时办理启用手续，并将合同章的印模备案留存。（二）合同章的保管1.合同章由公司指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.合同章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，确保印章的安全。3.保管人员不得擅自将合同章转借他人使用，如因工作需要临时交接，须经部门负责人批准，并办理交接手续。（三）合同章的停用与销毁1.因公司名称变更、业务调整等原因，合同章需要停用的，行政部门应及时办理停用手续，并将停用的合同章交回公司统一保管。2.对于已停用的合同章，行政部门应按照公司规定进行销毁处理，并做好销毁记录。三、合同章的使用流程（一）合同起草与审核1.业务部门根据业务需要起草合同文本，合同文本应明确双方的权利义务、合同标的、价款或报酬、履行期限、违约责任等主要条款。2.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交至法务部门进行审核。法务部门应对合同的合法性、合规性、完整性进行审核，并提出修改意见。3.业务部门应根据法务部门的审核意见对合同文本进行修改完善，确保合同文本符合公司要求和法律法规规定。（二）合同审批1.经法务部门审核通过的合同文本，业务部门应按照公司的合同审批流程提交相关领导进行审批。2.合同审批应严格按照公司规定的审批权限和流程进行，确保合同审批的准确性和公正性。3.审批通过的合同，审批人应在合同文本上签署审批意见并签字确认。（三）合同用印申请1.业务部门在合同审批通过后，应填写《合同用印申请表》，详细注明合同名称、合同编号、签订日期、对方单位名称、合同金额、用印份数等信息，并附上经审批通过的合同文本。2.《合同用印申请表》应由业务部门负责人签字确认，并提交至合同章保管人员。（四）合同用印审核1.合同章保管人员收到《合同用印申请表》后，应对申请表的填写内容及所附合同文本进行审核。2.审核内容包括合同审批流程是否完整、合同文本是否与审批通过的文本一致、合同条款是否符合法律法规规定等。3.如发现申请表填写内容不完整或合同文本存在问题，合同章保管人员应及时与业务部门沟通，要求其补充完善或修改合同文本。（五）合同用印1.经审核无误的《合同用印申请表》，合同章保管人员应在合同文本规定的用印位置加盖合同章，并在《合同用印登记表》上进行登记，注明用印日期、合同名称、合同编号、对方单位名称、用印份数等信息。2.合同章保管人员应确保加盖的合同章清晰、端正，不得模糊不清或加盖在其他无关位置。3.用印完成后，合同章保管人员应将《合同用印申请表》及合同文本原件归档保存。（六）合同盖章后的发放与存档1.合同用印完成后，业务部门应及时将合同文本发放给对方单位，并要求对方单位在合同文本上签字盖章确认。2.业务部门应将对方单位签字盖章后的合同文本原件一份留存归档，另一份交至财务部门作为付款依据。3.财务部门应根据合同文本及相关审批文件进行付款审核，并按照公司财务制度进行付款操作。四、合同章使用的监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门应定期对合同章的使用情况进行审计监督，检查合同章的使用是否符合本制度规定，合同签订、履行过程是否合规。2.审计部门如发现合同章使用存在问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.公司应接受政府相关部门、监管机构及社会公众的监督，积极配合相关部门的检查工作。2.对于外部监督检查中发现的问题，公司应及时进行整改，并将整改情况报告相关部门。五、违规责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用合同章的；2.超越审批权限使用合同章的；3.在空白合同文本上加盖合同章的；4.擅自将合同章转借他人使用的；5.因保管不善导致合同章丢失、被盗用的；6.其他违反本制度规定使用合同章的行为。（二）责任追究方式1.对于违规使用合同章的行为，公司将视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.如因违规使用合同章给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的，公司将依法移送司法机关追究刑事责任。六、附则（一）解释权本制度由公司行