中天日集团合同管理制度

中天日集团合同管理制度一、总则（一）目的为加强中天日集团合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护集团合法权益，防范法律风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中天日集团及所属各子公司、分公司（以下统称“集团各单位”）与自然人、法人及其他组织签订的各类合同。（三）基本原则1.依法签订原则：合同的签订、履行、变更、解除等应符合国家法律法规的规定。2.平等自愿原则：合同双方当事人在平等、自愿的基础上订立合同。3.公平公正原则：合同内容应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方当事人应诚实守信，全面履行合同约定的义务。（四）管理职责1.集团法务部门负责制定和完善集团合同管理制度，并监督执行。参与重大合同的起草、审核、谈判等工作，提供法律意见和建议。协助处理合同纠纷，参与诉讼、仲裁等法律事务。定期组织合同管理培训，提高集团各单位合同管理人员的法律意识和业务水平。2.集团各单位合同管理部门负责本单位合同的日常管理工作，包括合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等环节。建立本单位合同台账，对合同的签订、履行情况进行跟踪和统计分析。及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，重大问题及时向集团法务部门报告。配合集团法务部门处理合同纠纷，提供相关资料和证据。3.集团各单位业务部门负责本部门业务范围内合同的起草、谈判等前期工作。按照合同约定履行合同义务，及时向合同管理部门通报合同履行情况。协助合同管理部门处理合同履行过程中出现的问题，提供必要的支持和配合。对本部门签订的合同负责，承担因合同签订、履行不当而产生的法律责任。二、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同立项：业务部门根据业务需要提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、金额、对方当事人、签订时间、履行期限等基本情况，并附上相关背景资料和初步拟定的合同条款。2.合同起草：业务部门负责合同的起草工作，合同条款应符合法律法规的规定，明确双方的权利义务，避免模糊不清或歧义条款。合同起草完成后，应提交给本部门负责人审核。3.合同审核：业务部门负责人对合同的合法性、合理性、可行性进行审核，重点审核合同条款是否符合业务要求，是否存在法律风险，是否损害集团利益等。审核通过后，将合同及相关资料提交给合同管理部门。合同管理部门对合同进行形式审查，主要审查合同格式是否规范、条款是否完整、签字盖章是否齐全等。形式审查通过后，将合同提交给集团法务部门。集团法务部门对合同进行法律审查，重点审查合同的合法性、有效性、风险防范措施等。法律审查通过后，在《合同审核表》上签署意见。4.合同审批：根据合同金额和重要性，按照集团规定的审批权限进行审批。合同审批通过后，方可签订合同。5.合同签订：合同经审批通过后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同时，应确保合同双方当事人签字盖章齐全，合同文本一式多份，分别由集团各单位留存。（二）合同授权委托管理1.集团各单位签订合同，应当由法定代表人或其授权的代理人签字并加盖单位公章或合同专用章。2.授权代理人签订合同的，应当签订《授权委托书》，明确授权范围、期限、权限等内容。《授权委托书》应当由法定代表人签字并加盖单位公章。3.被授权人应当在授权范围内签订合同，不得超越授权范围或滥用代理权。如有违反，集团将追究其法律责任。（三）合同示范文本管理1.集团法务部门负责制定和完善集团合同示范文本，并定期发布。2.集团各单位在签订合同过程中，应优先使用集团统一制定的合同示范文本。如因特殊情况需要使用非示范文本的，应经集团法务部门审核同意。3.合同示范文本应根据法律法规的变化和实际业务需要及时进行修订和完善。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应组织相关人员进行合同交底，将合同的主要内容、双方的权利义务、履行要求、注意事项等向参与合同履行的人员进行详细说明。2.合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认，并作为合同履行过程中的重要依据。（二）合同履行跟踪1.合同管理部门应建立合同履行台账，对合同的履行情况进行实时跟踪和记录，包括合同的签订时间、履行期限、履行进度、付款情况、验收情况等。2.业务部门应按照合同约定及时履行合同义务，并定期向合同管理部门通报合同履行情况。如发现合同履行过程中出现问题，应及时采取措施解决，并向合同管理部门报告。3.合同管理部门在跟踪合同履行过程中，如发现问题或风险，应及时向业务部门发出预警通知，并协助业务部门采取措施防范风险。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时提出合同变更申请，填写《合同变更申请表》，详细说明合同变更的原因、内容、对双方权利义务的影响等，并附上相关证明材料。2.合同变更申请经业务部门负责人审核后，提交给合同管理部门。合同管理部门对合同变更申请进行形式审查，审查通过后提交给集团法务部门。3.集团法务部门对合同变更申请进行法律审查，重点审查合同变更的合法性、必要性、对集团利益的影响等。法律审查通过后，按照集团规定的审批权限进行审批。4.合同变更经审批通过后，业务部门负责与对方当事人协商签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、双方的权利义务、履行期限等，并作为原合同的补充协议。（四）合同解除管理1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时提出合同解除申请，填写《合同解除申请表》，详细说明合同解除的原因、依据、对双方权利义务的影响等，并附上相关证明材料。2.合同解除申请经业务部门负责人审核后，提交给合同管理部门。合同管理部门对合同解除申请进行形式审查，审查通过后提交给集团法务部门。3.集团法务部门对合同解除申请进行法律审查，重点审查合同解除的合法性、必要性、对集团利益的影响等。法律审查通过后，按照集团规定的审批权限进行审批。4.合同解除经审批通过后，业务部门负责与对方当事人协商签订合同解除协议。合同解除协议应明确解除的原因、双方的权利义务、善后处理等事项，并作为原合同终止的依据。5.合同解除后，业务部门应及时清理合同履行过程中形成的文件、资料、货物等，办理相关的交接手续，并将合同履行情况向合同管理部门进行书面报告。四、合同纠纷管理（一）纠纷预防1.集团各单位应加强合同管理，严格按照合同约定履行义务，避免因自身原因引发合同纠纷。2.在合同签订前，业务部门应充分了解对方当事人的主体资格、经营状况、信誉等情况，对合同风险进行评估和防范。3.在合同履行过程中，业务部门应密切关注合同履行情况，及时发现和解决问题，避免纠纷升级。4.集团法务部门应定期组织合同纠纷案例分析，总结经验教训，向集团各单位提供合同纠纷预防的建议和指导。（二）纠纷处理1.合同纠纷发生后，业务部门应及时向本部门负责人报告，并配合合同管理部门进行调查和处理。2.合同管理部门应在接到报告后，尽快了解纠纷的情况，收集相关证据材料，并组织业务部门、法务部门等进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，集团各单位可选择协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决合同纠纷。协商：业务部门与对方当事人进行友好协商，寻求解决方案。协商达成一致的，应签订书面协议，明确双方的权利义务。调解：如协商不成，可由第三方机构进行调解。调解达成一致的，应签订书面调解书，具有法律效力。仲裁：如调解不成，可根据合同约定或双方达成的仲裁协议，向仲裁机构申请仲裁。仲裁裁决具有终局性，对双方当事人具有约束力。诉讼：如仲裁裁决后仍有争议，可向人民法院提起诉讼。诉讼判决具有终局性，对双方当事人具有约束力。4.在合同纠纷处理过程中，集团各单位应积极配合，提供相关证据材料和信息，支持纠纷处理工作。5.合同纠纷处理结束后，业务部门应及时将纠纷处理情况向合同管理部门进行书面报告，并总结经验教训，提出改进措施，避免类似纠纷再次发生。五、合同档案管理（一）档案范围合同档案包括合同签订、履行过程中形成的各类文件、资料、记录等，如合同文本、合同立项申请表、合同审核表、合同审批表、授权委托书、合同变更申请表、合同解除申请表、合同履行台账、纠纷处理记录等。（二）档案整理1.合同档案应按照年度、类别、项目等进行分类整理，建立档案目录，便于查阅和管理。2.合同档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存。纸质档案应按照档案管理的要求进行装订、编号、归档；电子档案应按照电子文件管理的要求进行存储、备份，确保档案的完整性和安全性。（三）档案保管1.合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，确保档案的安全和完整。2.合同档案应存放在专门的档案柜或档案室中，按照档案管理的要求进行保管，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。3.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和集团规定执行。一般情况下，合同档案的保管期限为[X]年。（四）档案查阅1.集团各单位因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经本单位负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.合同管理部门应建立合同档案查阅登记制度，对查阅时间、查阅人、查阅内容等进行详细记录。查阅人应在查阅登记册上签字确认。3.查阅合同档案时，查阅人应遵守档案管理的规定，不得擅自涂改、抽取、销毁档案材料。如需复印或借阅档案材料的，应按照合同管理部门的规定办理相关手续。六、监督检查与考核（一）监督检查1.集团法务部门应定期对集团各单位合同管理制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.集团各单位合同管理部门应定期对本单位合同的签订、履行、变更、解除等情况进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。3.集团各单位应接受集团内部审计部门、监察部门等对合同管理情况的审计和监督检查，积极配合，如实提供相关资料和信息。（二）考核1.集团将合同管理工作纳入对集团各单位及其负责人的绩效考核体系，对合同管理工作