幼儿园档案行政管理制度

幼儿园档案行政管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园管理、教学、科研及各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得分散保存。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映幼儿园各项工作的实际情况。3.完整性原则：凡具有保存价值的文件材料，都应收集齐全，归档完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法规，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善幼儿园档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园各类档案，包括文书档案、教学档案、人事档案、财务档案、基建档案、设备档案等。3.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用等工作。4.对各部门档案工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。5.定期对档案进行鉴定，向园领导提出档案存毁意见，经批准后做好档案的销毁工作。（二）各部门档案员1.负责本部门文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，确保归档文件材料的齐全、完整、准确。2.按照档案管理要求，定期将整理好的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作。4.接受综合档案室的业务指导和监督检查，积极参加档案业务培训。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关颁发的与幼儿园有关的文件、指示、规定等。2.幼儿园制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复等文件材料。3.幼儿园召开的各种会议的通知、议程、报告、决议、记录等材料。4.教学方面的教案、教材、教学计划、教学大纲、教学总结、学生成绩册等。5.人事方面的教职工履历表、工资表、考核材料、奖惩材料、职称评定材料等。6.财务方面的会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.基建方面的项目审批文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。8.设备方面的设备购置合同、说明书、操作规程、维修记录等。9.幼儿园组织的各类活动的方案、照片、录像等资料。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保及时、准确地收集齐全本部门产生的各类文件材料。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对电子文件，应同时收集其元数据和相关软件，确保电子文件的可读性和完整性。（三）归档时间1.文书档案应在次年上半年归档。2.教学档案应在每学期结束后归档。3.人事档案应在形成后及时归档。4.财务档案应按照国家有关财务档案管理规定的时间归档。5.基建档案、设备档案应在项目竣工验收后及时归档。（四）归档程序1.各部门档案员对收集到的文件材料进行分类整理，编制归档文件目录。2.按照归档时间要求，将整理好的档案移交综合档案室。3.综合档案室对移交的档案进行检查、核对，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。4.经检查合格的档案，由综合档案室进行编号、装订、上架保存。四、档案的整理（一）分类标准1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类。2.教学档案：按照教学管理、教学研究、教学实践等类别分类。3.人事档案：按照干部人事档案管理的有关规定分类。4.财务档案：按照会计档案管理的有关规定分类。5.基建档案：按照项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工文件等类别分类。6.设备档案：按照设备购置、安装调试、使用维修等阶段分类。（二）整理方法1.文书档案：按照分类标准，对归档文件进行排列、编号、编目、装订等工作。2.教学档案：按照不同类别，对教学文件材料进行分类整理，编制目录。3.人事档案：按照干部人事档案管理的有关规定，对档案材料进行分类、排序、编目、装订等工作。4.财务档案：按照会计档案管理的有关规定，对会计凭证、账簿、报表等进行整理、立卷、编目。5.基建档案：按照项目建设程序，对各类文件材料进行分类整理，编制竣工图和档案目录。6.设备档案：按照设备档案的形成规律，对设备文件材料进行分类整理，建立设备档案台账。（三）编目要求1.归档文件应逐件编目，编目项目包括：档号、年度、保管期限、机构（问题）、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、密级、备注等。2.目录应打印或用钢笔、碳素笔填写，字迹工整、清晰。3.电子文件应同时编制电子目录，电子目录应与纸质目录一致。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合幼儿园实际情况，确定档案的保管期限。2.对档案的鉴定应全面、客观、准确，确保既不遗漏有保存价值的档案，又不保留无保存价值的档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案员及相关业务人员组成。（三）鉴定方法1.定期鉴定：每年对到期档案进行一次鉴定。2.不定期鉴定：根据工作需要，对特定时期或特定类型的档案进行鉴定。3.鉴定时，应逐卷逐件审查档案内容，分析其现实利用价值和历史研究价值，确定保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案题名、年度、保管期限、档号、文号、责任者、销毁原因等内容。3.档案销毁清册经园领导审批后，由综合档案室负责组织销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案信息彻底销毁。监销人应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。六、档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映幼儿园主要职能活动和历史面貌的，对幼儿园工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：凡是在较长时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年以下。（三）档案保管要求1.档案应分类存放，标识清晰，便于查找。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损或褪色的档案，应及时进行修复或复制。3.对电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全。七、档案的检索与利用（一）检索工具1.编制档案检索目录，包括案卷目录、文件目录、专题目录等，方便档案的查找和利用。2.建立电子档案检索系统，实现档案信息的快速检索。（二）利用原则1.严格遵守国家有关档案利用的规定，确保档案信息的安全。2.档案利用应遵循保密、审批、登记等程序，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案。3.档案利用应本着方便、高效的原则，为幼儿园各项工作提供优质服务。（三）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅档案应妥善保管，不得转借、涂改、污损、丢失。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案的复制件。复制档案应经综合档案室负责人批准，并注明复制日期、复制人等信息。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记。2.登记内容包括：利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案题名、档号、查阅或借阅期限、归还日期、复制份数等。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享。2.提高档案管理工作的效率和质量，为幼儿园各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等工作，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设：建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用等业务流程的信息化管理。3.数据安全管理：加强档案信息化系统的数据安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档