单位内部档案室管理制度

单位内部档案室管理制度一、总则（一）目的为加强单位内部档案室的科学管理，有效地保护和利用档案，更好地为单位各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合本单位实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位各部门及全体员工在档案形成、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则单位档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实可靠原则档案应如实反映单位各项工作活动的历史原貌，严禁篡改、伪造档案。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置设立独立的单位内部档案室，配备必要的档案管理人员和办公设备，负责单位档案的集中管理。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、保管单位各类档案，确保档案的完整与安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，为单位各项工作提供档案信息服务。4.按照规定定期向有关部门移交档案，并做好档案统计工作。5.负责档案库房的日常管理，维护档案库房的安全、卫生和温湿度环境。6.对各部门的档案工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（三）档案管理人员职责1.热爱档案事业，忠于职守，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.认真做好档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管等工作，确保档案质量。3.熟悉档案内容，积极开展档案信息开发利用工作，为利用者提供准确、快捷的档案信息服务。4.严格执行档案查阅、借阅制度，做好档案查阅、借阅登记工作，及时收回借出的档案。5.负责档案库房的日常管理，定期对档案进行清查核对，确保档案的安全与完整。6.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质。三、档案的归档范围与分类（一）归档范围1.单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据、声像等材料，包括但不限于：行政管理类：单位制定的规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、大事记、人事任免文件、印章使用记录等。业务管理类：各类业务合同、协议、项目计划、项目报告、业务统计报表等。财务审计类：财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、报表、审计报告等。工程技术类：工程项目的规划设计文件、施工图纸、技术方案、竣工验收报告等。科研项目类：科研项目立项报告、研究成果报告、实验数据、论文著作等。声像档案类：照片、录音带、录像带、光盘等反映单位重要活动、工作场景的声像资料。实物档案类：单位获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物。2.上级主管部门下发的与本单位有关的文件、指示、通知等材料。3.本单位与外单位之间往来的重要文件、信函、合同等材料。（二）分类1.年度分类法根据档案形成的年度，将档案分为不同年度类别。每年年初，档案管理人员对新形成的档案进行整理，按照年度顺序进行排列。2.组织机构分类法按照单位内部的组织机构，将档案分为各个部门类别。各部门形成的档案由本部门负责收集整理，移交档案室时注明部门名称。3.保管期限分类法根据档案的保存价值，将档案划分为永久、长期、短期三种保管期限。永久保管的档案：凡是反映单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为1650年。短期保管的档案：凡是反映单位一般工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，按照归档范围及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案材料，并定期移交档案室。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案材料，相关部门应在活动结束后及时整理，并向档案室移交。3.档案管理人员应主动参与单位各项工作活动，及时了解档案形成情况，督促各部门按时、完整地移交档案。（二）整理1.档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的档案材料进行分类。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录卡片，内容包括档号、文号、题名、日期、责任者、保管期限等。3.对档案材料进行装订，去除金属物，破损的档案应进行修复或复制。4.按照分类顺序将档案材料排列上架，便于查找和利用。五、档案的保管（一）档案库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案安全。3.档案库房应安装监控摄像头、门禁系统等安全防范设备，实行24小时专人值班制度，确保档案库房安全。4.档案库房应设置不同的保管区域，分别存放永久、长期、短期档案，并设立明显的标识牌。（二）档案装具管理1.档案装具应选用符合国家标准的档案柜、档案架等，确保档案存放安全、整齐。2.档案装具应定期进行检查和维护，发现问题及时处理，确保其正常使用。（三）档案保管期限的划分与调整1.档案管理人员应根据档案的内容和价值，按照保管期限分类法准确划分档案的保管期限。2.对已确定保管期限的档案，如因特殊情况需要调整保管期限的，应填写《档案保管期限调整申请表》，经单位分管领导批准后进行调整。（四）档案的清查核对1.档案管理人员应定期对档案进行清查核对，确保档案的数量准确、内容完整、存放有序。2.每年年底，应对全年档案进行一次全面清查核对，填写《档案清查核对登记表》，发现问题及时查明原因并进行处理。六、档案的利用（一）查阅与借阅1.单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位人员查阅本单位档案的，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经单位分管领导批准后，方可到档案室查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督。3.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、归还日期等，经所在部门负责人签字同意，单位分管领导批准后，方可借阅。4.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应按时归还档案，如因特殊原因不能按时归还的，应提前向档案室说明情况并办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、伪造、抽换、损毁档案，如因保管不善造成档案丢失或损坏的，应承担相应责任。（二）复制与摘录1.因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制份数等，经所在部门负责人签字同意，单位分管领导批准后，方可复制。2.档案管理人员应按照批准的复制内容和份数进行复制，并在复制件上加盖“档案复制专用章”。3.如需摘录档案内容的，应填写《档案摘录申请表》，注明摘录内容、摘录用途等，经所在部门负责人签字同意，单位分管领导批准后，由档案管理人员进行摘录，并在摘录件上注明摘录日期、出处等。（三）利用登记与统计1.档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制、摘录等利用情况进行详细登记，填写《档案利用登记表》，内容包括利用日期、利用者姓名、部门、利用目的、查阅或借阅档案名称、数量、期限、归还日期等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，编制档案利用统计报表，及时掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理人员应定期对保管期限已满的档案进行鉴定，确定其是否仍有保存价值。2.成立档案鉴定小组，由单位分管领导、档案室负责人及相关业务部门人员组成，负责对拟销毁档案进行鉴定。3.档案鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等情况，对拟销毁档案进行逐一审查，提出鉴定意见。（二）销毁1.对经过鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，附上档案鉴定小组的鉴定意见，经单位分管领导批准后，方可销毁。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁时，档案管理人员应在场监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。3.《档案销毁清册》应永久保存，内容包括销毁档案的档号、文号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁时间、销毁方式等。八、档案信息化建设（一）档案数字化1.逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案数字化扫描应按照国家有关标准和规范进行，确保扫描图像清晰、完整、准确。3.对数字化档案进行分类、编目、存储，建立电子档案检索系统，便于档案的查阅和利用。