公司财务章印章管理制度

公司财务章印章管理制度一、总则1.目的为加强公司财务章印章的管理，规范印章的使用流程，确保印章使用的安全性、合法性和规范性，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构的财务章印章管理。3.印章定义本制度所指财务章印章包括公司财务专用章、法定代表人印章以及其他与财务相关的专用印章。二、印章的刻制与启用1.印章刻制财务章印章的刻制由公司指定的部门统一负责，根据公司相关规定和实际需要提出刻制申请。申请时需填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等信息，并经公司相关领导审批。刻制印章必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章质量和安全性。2.印章启用新刻制的财务章印章在启用前，必须进行登记备案。登记内容包括印章名称、规格、启用日期、保管人等信息。印章启用时，由保管人在《印章使用登记簿》上进行首次盖章确认，并注明启用日期。启用后的印章应及时交由指定的保管人妥善保管。三、印章的保管1.保管原则财务章印章必须由专人负责保管，实行“专人专管、谁保管谁负责”的原则。保管人应具备良好的职业道德和责任心，确保印章安全。2.保管方式财务专用章和法定代表人印章应分别存放在不同的保险柜或安全设施中，确保印章存放安全。对于其他与财务相关的专用印章，应根据实际情况选择合适的保管方式，确保印章安全。3.保管人职责保管人应妥善保管印章，不得随意将印章转借他人或带出公司使用。如因工作需要临时将印章带出公司，必须经公司相关领导批准，并办理借用手续。借用时需填写《印章借用申请表》，注明借用时间、用途、归还时间等信息。保管人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏或丢失情况，应及时向公司报告，并采取相应的措施。保管人离职或岗位变动时，应及时办理印章交接手续，确保印章交接清楚。四、印章的使用1.使用范围财务章印章的使用必须严格按照公司规定的范围进行，主要用于公司财务核算、资金收付、财务报表等相关业务。严禁将财务章印章用于与公司财务无关的事项。2.使用流程用印申请：使用财务章印章时，必须填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、用印份数等信息，并经相关部门负责人和公司领导审批。审核签字：《印章使用申请表》经审批后，由申请部门负责人和公司领导签字确认。印章使用：保管人根据审批后的《印章使用申请表》，在规定的位置加盖印章，并确保印章清晰、端正。登记备案：印章使用后，保管人应在《印章使用登记簿》上进行登记备案，注明用印日期、用印事项、用印文件名称、用印份数、审批人等信息。3.特殊情况处理如遇紧急情况需要使用财务章印章，但无法及时办理审批手续时，使用人应电话请示公司相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。对于涉及重大财务事项或金额较大的用印，必须经公司领导集体研究决定，并严格按照规定的流程进行审批。五、印章的停用与销毁1.停用条件财务章印章因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因不再使用时，应及时办理停用手续。印章停用前，保管人应将印章使用情况进行清理，确保无未了结的用印事项。2.停用流程保管人填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用原因、停用日期等信息，并经公司相关领导审批。审批通过后，保管人将停用的印章交回公司指定的部门统一保管。3.销毁流程对于不再使用的财务章印章，由公司指定的部门定期进行销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、规格、数量、销毁原因等信息，并经公司相关领导审批。审批通过后，由公司指定的人员负责监督印章的销毁过程，确保印章彻底销毁。销毁过程应进行记录，并由监督人员和销毁人员签字确认。印章销毁后，保管人应在《印章使用登记簿》上注明印章销毁日期、销毁方式等信息。六、印章管理的监督与检查1.监督部门公司设立专门的印章管理监督部门，负责对财务章印章的管理情况进行定期检查和不定期抽查。2.检查内容印章的保管情况，包括保管方式、保管人职责履行情况等。印章的使用情况，包括使用流程是否规范、审批手续是否齐全等。印章的登记备案情况，包括《印章使用登记簿》、《印章借用申请表》、《印章停用申请表》、《印章销毁申请表》等相关记录是否完整、准确。3.检查频率定期检查：监督部门应每季度对财务章印章的管理情况进行一次全面检查，并形成检查报告。不定期抽查：监督部门可根据实际情况对财务章印章的管理情况进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。4.违规处理对于违反本制度规定使用、保管财务章印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。