中国电信档案管理制度

中国电信档案管理制度一、总则（一）目的为加强中国电信档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中国电信各级机构及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指中国电信在各项业务活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、信函、会议记录、技术资料、声像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项业务活动，保证档案的完整性和连续性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密和敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于公司员工查阅和利用，提高档案的利用效率。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善公司档案管理的各项规章制度。2.负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查，指导和督促各部门做好档案管理工作。3.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。4.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。5.负责公司档案工作人员的业务培训和考核，提高档案工作人员的业务素质和工作能力。6.参与公司重大项目、重要活动和突发事件的档案管理工作，确保档案的及时收集和妥善保管。（二）各部门职责1.负责本部门档案工作的组织领导，明确档案管理责任人，确保档案工作的顺利开展。2.按照公司档案管理制度的要求，负责本部门各类档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整、准确和系统。3.配合综合管理部门做好档案的鉴定、统计和利用等工作，积极提供档案利用服务，为公司各项工作提供支持。4.加强对本部门员工的档案管理意识教育，提高员工对档案工作重要性的认识，确保档案工作的规范化和制度化。（三）档案工作人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，严格遵守档案工作纪律，保守档案机密。2.负责本部门或本岗位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案工作的质量和效率。3.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力，掌握档案管理的新技术、新方法。4.协助综合管理部门做好公司档案的集中管理和利用工作，提供档案利用服务，为公司各项工作提供支持。5.负责档案管理设备和设施的日常维护和管理，确保档案管理工作的正常开展。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、合同、报表、信函、会议记录、技术资料、声像资料等。2.公司员工在工作中形成的与公司业务相关的文件、资料、笔记等。3.公司收到的外部文件、资料、信函等，以及公司对外发出的文件、资料、信函等。4.公司在重大项目、重要活动和突发事件中形成的具有保存价值的文件、资料、声像资料等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围和要求，及时收集本部门形成的各类档案，并确保档案的完整、准确和系统。2.档案收集责任人应定期对本部门的档案进行清理和核对，发现问题及时解决，确保档案的质量。3.对于重要的档案，应及时收集并移交综合管理部门保管，防止档案丢失或损坏。4.公司员工在工作中形成的与公司业务相关的文件、资料、笔记等，应及时交本部门档案收集责任人统一保管。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案的系统性和规范性。3.档案整理应做到分类科学、编号规范、装订整齐、目录清晰，便于查阅和管理。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别，将档案分为行政管理类、党群工作类、人力资源类、财务审计类、市场营销类、网络运维类、物资采购类、客户服务类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保管。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅和管理。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案保管设备和设施，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等，确保档案保管工作的正常开展。3.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（二）保管期限1.公司档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。4.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（三）保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应进行装订、编目、上架保管，确保档案的整齐、规范和安全。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应选择安全可靠的设备，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全和完整。4.对声像档案应进行分类整理，存储在安全可靠的设备中，并定期进行检查和维护，确保声像档案的质量和安全。5.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全保管。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关档案鉴定的规定和公司档案管理制度的要求，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。3.鉴定工作应充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，合理确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定计划，组织开展档案鉴定工作，审核鉴定结果，并提出档案销毁意见。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案进行全面审查和分析，确定档案的保管期限和销毁范围。2.对保管期限已满的档案，应进行重点鉴定，对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。3.对涉及公司商业秘密、技术秘密和敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行鉴定和处理，确保信息安全。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组提出档案销毁意见后，应报公司分管领导审批。2.经公司分管领导审批同意后，由综合管理部门负责组织实施档案销毁工作。3.档案销毁工作应指定专人负责，严格按照审批意见进行销毁，确保档案销毁工作的安全和彻底。4.档案销毁过程中，应进行详细记录，记录内容包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等，并由监销人员签字确认。5.档案销毁后，应将销毁记录归档保存，以备查考。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等情况进行统计。2.档案统计工作应做到及时、准确、完整，统计报表应定期报送公司领导和上级主管部门。3.档案统计数据应作为公司档案管理工作的重要依据，为公司决策提供支持。（二）移交工作1.各部门应按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案移交综合管理部门保管。2.档案移交时，应填写档案移交清单，清单应包括档案名称、数量、日期、保管期限等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.综合管理部门应认真核对移交档案的数量、质量和完整性，对不符合要求的档案，应及时退回原部门进行补充或整改。4.档案移交后，原部门如需查阅利用已移交的档案，应按照公司档案查阅利用制度的规定办理相关手续。七、档案的查阅与利用（一）查阅原则1.公司档案的查阅利用应遵循保密、合法、合规的原则，确保档案的安全和完整。2.查阅利用档案应严格按照规定的程序和权限进行，不得擅自扩大查阅利用范围。3.查阅利用档案应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（二）查阅权限1.公司员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部门审批。2.综合管理部门应根据档案查阅申请表的内容，审核查阅人的身份和查阅权限，对符合要求的申请予以批准，并提供必要的协助。3.涉及公司商业秘密、技术秘密和敏感信息的档案，查阅人应严格遵守保密规定，未经公司授权，不得擅自向他人提供或泄露档案内容。（三）查阅程序1.查阅人持经批准的档案查阅申请表到综合管理部门办理查阅手续，档案管理人员应根据查阅申请表的内容，提供相应的档案。2.查阅人应在档案查阅登记本上填写查阅日期、查阅人姓名、查阅档案名称、查阅目的等信息，并签字确认。3.查阅人应在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案库房。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人应将档案及时归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性，确认无误后，在档案查阅登记本上注明归还日期。（四）利用服务1.综合管理部门应积极为公司员工提供档案利用服务，根据员工的查阅需求，及时、准确地提供档案资料。2.对重要的档案资料，综合管理部门可根据公司工作需要，主动提供利用服务，为公司决策提供支持。3.综合管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。2.实现档案信息的集中管理和共享利用，方便公司员工查阅和利用档案，提高工作效率。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）信息化建设内容1.档案管理信息系统建设：建立涵盖档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等全过程的档案管理信息系统，实现档案管理工作的信息化、自动化和规范化。2.档案数字化加工：对纸质档案进行数字化加工，将档案内容转化为电子文件，存储在档案管理信息系统中，实现档案信息的长期保存和便捷利用。3.档案信息资源整合：整合公司内部各部门的档案信息资源，建立统一的档案数据库，实现档案信息的集中管理和共享利用。4.档案信息安全保障体系建设：建立档案信息安全保障体系，包括网络安全、数据安全、用户认证、访问控制等，确保档案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，严格按照系统操作流程进行档案管理工作。2.