会议总控与协调协议

会议总控与协调协议编号：__________

甲方：XXX公司

地址：XXXX市XXXX区XXXX路XXXX号

乙方：XXX会议服务公司

地址：XXXX市XXXX区XXXX路XXXX号

本协议旨在明确甲方与乙方在会议总控与协调方面的合作关系。甲方为本次会议的举办方，乙方为甲方提供会议总控与协调服务。通过本协议，双方就会议总控与协调的具体事宜达成一致，共同确保会议的顺利进行。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.甲方应按时向乙方提供会议的相关资料，包括但不限于会议议程、参会人员名单、场地要求等，确保乙方能够充分了解会议需求。

2.甲方应确保会议场地、设施、设备满足乙方进行总控与协调工作的需求，并在会议前进行必要的检查和确认。

3.甲方应配合乙方进行会议前的准备工作，包括但不限于场地布置、设备调试、人员安排等。

4.甲方应承担因自身原因导致的会议延误、取消或变更所产生的费用。

5.甲方应按照约定支付乙方服务费用，并在乙方提供服务后及时进行结算。

乙方责任和义务：

1.乙方应按照甲方提供的信息和要求，制定详细的会议总控与协调方案，并确保方案的实施。

2.乙方应指派具备专业能力的协调人员，负责会议期间的总控与协调工作。

3.乙方应确保会议期间各项工作的顺利进行，包括但不限于现场布置、设备操作、人员调度等。

4.乙方应负责会议现场的安全、秩序维护，确保参会人员的人身和财产安全。

5.乙方应按照甲方要求，对会议进行录音、录像，并提供会议纪要等文件。

6.乙方应保证服务质量，如因乙方原因导致的服务不到位，乙方应承担相应的责任。

7.乙方应按照约定收取服务费用，并在提供服务后及时向甲方提供相应的服务证明。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照协议约定提供高质量的服务。

2.甲方有权对乙方的服务质量进行监督和评价。

3.乙方有权要求甲方按照协议约定支付服务费用。

双方义务：

1.双方应遵守国家法律法规，确保合同履行过程中的合法性。

2.双方应诚实守信，保守对方商业秘密。

3.双方应积极配合，共同确保会议的顺利进行。

4.双方应按照协议约定履行各自的责任和义务。

合同金额与支付方式：

本协议项下，乙方为甲方提供的会议总控与协调服务总金额为人民币______元整（￥______元）。

支付方式如下：

1.预付款：甲方应在签订本协议后____个工作日内，向乙方支付合同总金额的_____%作为预付款，即人民币______元整（￥______元）。

2.进度款：在会议前____个工作日，甲方应向乙方支付合同总金额的_____%作为进度款，即人民币______元整（￥______元）。此款项支付后，乙方应完成会议前准备工作。

3.结算款：会议结束后____个工作日内，甲方应向乙方支付合同总金额的_____%作为结算款，即人民币______元整（￥______元）。结算款支付前，乙方应向甲方提交详细的费用清单和服务报告。

4.余额支付：会议结束后____个工作日内，甲方应支付剩余的合同金额，即人民币______元整（￥______元）。此款项支付前提是乙方已提供满意的服务，且甲方对服务无异议。

支付条件：

1.甲方支付款项时，应提供正式的付款凭证，包括但不限于发票或收据。

2.乙方应在收到甲方支付的款项后，向甲方提供相应的服务证明或工作成果。

3.如因甲方原因导致乙方未能按照协议约定提供服务，甲方应向乙方支付相应的违约金。

额外费用：

1.如在合同履行过程中发生任何额外费用，双方应协商确定费用金额，并在收到乙方通知后____个工作日内支付。

2.额外费用包括但不限于设备租赁费、场地租赁费、应急服务费等。

本协议的财务条款为双方履行合同的基础，任何变更或调整均需双方书面同意。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.如甲方未按约定支付款项，应向乙方支付未付款项的_____%作为违约金，并承担乙方因此遭受的损失。

2.如乙方未按约定提供满意的服务，应向甲方支付______元作为违约金，并承担因服务不到位造成的损失。

3.如因甲方原因导致会议取消或延期，甲方应向乙方支付已发生费用的_____%作为违约金。

4.如因乙方原因导致会议无法正常进行，乙方应向甲方支付______元作为违约金，并承担由此造成的损失。

二、争议解决

1.双方在履行本协议过程中发生的争议，应首先通过友好协商解决。

2.如协商不成，任何一方均可向对方发出书面通知，要求通过以下方式解决争议：

a.仲裁：双方同意将争议提交至______仲裁委员会，按照该委员会的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。

b.诉讼：任何一方均可向合同签订地或被告住所地的人民法院提起诉讼。

3.在争议解决过程中，双方应继续履行本协议中未涉及争议部分的条款。

三、适用法律

本协议的签订、效力、解释、履行和争议解决均适用中华人民共和国法律。

四、管辖法院

对于因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方同意提交至合同签订地或被告住所地的人民法院管辖。

五、其他

1.本协议的违约与争议解决机制是双方协商一致的结果，任何一方不得单方面修改或撤销。

2.如本协议的任何条款因违反法律法规而无效，不影响其他条款的效力，双方应协商修改或补充该条款，以确保本协议的整体有效性。

附则：

一、生效条件

本协议自双方签字（或盖章）之日起生效。甲方支付预付款后，本协议正式生效。

二、有效期

本协议的有效期为自生效之日起至会议结束后____个工作日止。在本协议有效期内，双方应严格履行各自的权利和义务。

三、变更和终止条款

1.协议的变更：本协议的任何变更需经双方书面同意，并以书面形式签订补充协议。未经双方同意，任何一方不得单方面修改本协议。

2.协议的终止：

a.会议结束：本协议在会议结束后自动终止。

b.协议解除：任何一方有权在违约情形发生时，书面通知对方解除本协议，并要求对方承担违约责任。

c.法律法规：如遇国家法律法规的变动，导致本协议部分或全部条款无效，双方应协商解决，必要时可终止本协议。

3.协议解除后的处理：

a.双方应立即停止履行本协议项下的权利和义务。

b.双方应按照本协议约定，对已发生的费用进行结算。

c.双方应就解除协议后的其他事宜进行协商，并达成一致意见。

四、通知

1.双方应按照本协议约定的地址进行通知送达。

2.任何一方变更地址，应在变更后____个工作日内书面通知对方。

五、不可抗力

1.因不可抗力导致本协议无法履行或履行困难时，双方应立即通知对方，并采取一切可能的措施减轻损失。

2.不可抗力事件包括但不限于自然灾害、战争、政府行为等。

3.如不可抗力事件持续超过____个工作日，双方有权解除本协议，并互不承担责任。

六、其他

1.本协议未尽事宜，双方可另行协商解决。

2.本协议一式两份，双方各执一份，具有同等法律效力。

3.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效。

甲方（盖章）：____________________

乙方（盖章）：____________________

签订日期：____________________

附件：

1.会议总控与协调方案：详细描述乙方为甲方提供的会议总控与协调服务的具体内容、步骤和方法。

2.会议场地布置图：展示会议现场的整体布局，包括设备摆放、人员分布等。

3.设备清单：列出会议所需的各类设备，包括但不限于音响、投影仪、麦克风等。

4.人员安排表：明确会议期间各岗位的人员安排和职责。

5.会议日程安排：详细列出会议的日程，包括会议时间、议题、参会人员等。

6.费用清单：详细列出乙方为甲方提供服务的各项费用，包括但不限于人工费、设备租赁费、场地租赁费等。

7.乙方资质证明：包括但不限于营业执照、相关行业资格证书、服务案例等复印件。

8.甲方参会人员名单：包括参会人员的姓名、职务、联系方式等。

9.会议预算：详细列出会议的总预算，包括但不限于场地、设备、人员等费用。

10.会议安全预案：包括会议期间的安全措施、应急预案等。

甲方（盖章）：_____