小公司用章管理制度

小公司用章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的正式印章。2.法定代表人章：用于特定文件、合同等需要法定代表人签字确认的场合。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等财务相关业务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同。5.部门章：各部门根据工作需要自行保管使用的印章，用于部门内部文件、资料等。二、印章的刻制与启用（一）刻制1.公司各类印章的刻制均需由行政部门统一办理。2.行政部门应根据公司实际需求填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、用途等信息，经公司法定代表人或授权人审批后，交由指定的印章刻制单位进行刻制。3.印章刻制完成后，行政部门应及时与刻制单位核对印章内容，并留存印章印模备案。（二）启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，附上印章印模，经公司法定代表人或授权人审批后，方可启用。2.印章启用时，行政部门应在公司内部发布启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等相关事项。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人专管制度，确保印章安全、妥善保管。2.严禁将印章随意放置或交予他人代管。（二）保管职责1.公司公章：由行政部门负责人指定专人保管。保管人员应具备较强的责任心和保密意识，确保公章使用的合法性、规范性。2.法定代表人章：由法定代表人或其授权的专人保管。3.财务专用章：由财务部门负责人指定专人保管，保管人员应熟悉财务业务流程，严格按照财务制度使用印章。4.合同专用章：由合同管理部门负责人指定专人保管，保管人员应熟悉合同签订流程，确保合同专用章使用的准确性和安全性。5.部门章：由各部门负责人指定专人保管，保管人员应严格按照部门内部规定使用印章。（三）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.保管人员应定期检查印章的保管情况，如发现印章损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。3.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续，确保印章交接清楚、责任明确。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：主要用于公司对外的正式文件、合同、协议、信函等的签署；公司营业执照、资质证书等重要证件的加盖；公司对外报送的各类报表、报告等的盖章确认。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授权的特定文件、合同等的签字确认。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、银行账户管理等财务相关业务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同等。5.部门章：用于部门内部文件、资料、通知等的盖章确认，不得用于对外签订合同、协议等重要文件。（二）使用流程1.申请：使用人需填写《印章使用申请表》，详细注明用章事项、用章文件名称、用章时间、用章份数等信息，并签字确认。2.审批：一般事项用章：由部门负责人审核签字后，报分管领导审批。重要事项用章：经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司法定代表人审批。涉及财务、合同等重要业务的用章：除上述审批流程外，还需财务部门、合同管理部门等相关部门负责人审核签字。3.用章：印章保管人员在收到经审批的《印章使用申请表》后，应认真核对申请表内容与用章文件内容是否一致，确认无误后，方可在用章文件上加盖印章。4.登记：印章保管人员应对每一次印章使用情况进行详细登记，包括用章日期、用章事项、用章文件名称、用章人、审批人等信息，以备查询和追溯。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法按照正常审批流程用章时，使用人应电话请示相关领导同意后，先行用章，但事后必须及时补办审批手续。2.对于异地签订合同等特殊情况需要携带印章外出的，必须经公司法定代表人或授权人批准，并安排专人负责携带印章，确保印章安全。印章携带人应填写《印章外出携带申请表》，注明外出时间、地点、事由等信息，经审批后，方可携带印章外出。印章携带人在外出期间，应妥善保管印章，不得将印章交予他人使用或擅自离开携带印章的场所。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，经公司法定代表人或授权人审批后，方可停用。2.印章停用后，行政部门应及时在公司内部发布停用通知，告知各部门印章停用事宜。（二）销毁1.对于停用的印章，行政部门应按照公司规定进行销毁。销毁前，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细注明印章名称、规格、停用原因等信息，经公司法定代表人或授权人审批后，方可进行销毁。2.印章销毁应采用适当的方式，如粉碎、熔化等，确保印章无法被恢复使用。销毁过程应有专人负责监督，并形成销毁记录，包括销毁时间、地点、方式、监督人等信息。六、印章使用的监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章使用情况进行日常监督检查，财务部门、审计部门等相关部门应配合行政部门做好印章使用的监督工作。（二）检查内容1.印章使用是否符合本制度规定的使用范围和审批流程。2.印章保管是否安全、妥善，有无丢失、损坏等情况。3.印章使用登记是否完整、准确，有无漏登、错登等情况。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。七、附则（一）