某小学行政文件归档制度​

某小学行政文件归档制度​

某小学行政文件归档制度一、目的为加强学校行政文件管理，确保文件资料的完整性、准确性和系统性，便于文件的查阅、利用和历史资料的积累，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于学校各部门形成的行政文件的归档管理。三、职责分工1.学校办公室：作为行政文件归档管理的牵头部门，负责制定和完善文件归档制度，指导、监督各部门的文件归档工作；负责收集、整理、保管学校全局性、综合性行政文件，并按照规定进行归档、编目、上架等工作。2.各部门：负责本部门行政文件的收集、整理、初步审核和移交工作，确保所移交的文件资料齐全、完整、准确，并符合归档要求。四、归档文件的范围1.上级机关文件：上级教育主管部门及其他相关部门下发的与学校行政管理、教学工作、人事管理、财务管理等有关的政策性文件、通知、批复、通报等。2.学校文件-学校制定的各项规章制度、发展规划、工作计划、工作总结等。-学校党委会、校长办公会、行政例会等重要会议的会议记录、纪要、决议等。-学校各类请示、报告、函件，以及对外签订的合同、协议等。-学校在招生、教学管理、学生管理、师资队伍建设等工作中形成的重要文件材料。-学校获得的各类荣誉证书、奖励文件，以及师生个人获得的市级以上重要奖项的相关材料。3.其他文件：与学校行政管理活动密切相关的其他有保存价值的文件资料，如统计报表、审计报告、基建档案、设备档案等。五、归档要求1.文件收集：各部门应指定专人负责文件收集工作，确保文件收集的及时性和完整性。对于重要文件，应及时登记、编号，防止文件丢失或遗漏。2.文件整理：文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。对收集到的文件进行分类、排列、编目，去除无关的纸张，对破损或褪色的文件进行修复或复制。-分类：按照文件的来源、时间、内容等因素进行分类，可分为上级文件、学校文件、部门文件等大类，大类下再根据实际情况细分小类。-排列：同一类文件按照时间先后顺序或重要程度进行排列。-编目：编制文件目录，包括文件编号、文号、题名、日期、来源、保管期限等项目，确保目录准确反映文件的内容和特征。3.文件移交：各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度整理好的行政文件移交至学校办公室。移交时，双方应填写《文件移交清单》，注明移交文件的名称、数量、日期等信息，并签字确认。六、归档文件的保管1.保管设施：学校办公室应配备专门的文件保管设备，如档案柜、密集架等，并确保保管环境安全、整洁、通风，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.保管期限：根据文件的重要程度和保存价值，确定不同的保管期限，一般分为短期（1-3年）、中期（3-5年）和长期（5年以上）。保管期限届满的文件，经学校档案鉴定小组鉴定后，按照规定进行销毁或继续保存。3.档案数字化：逐步推进行政文件的数字化工作，对重要文件进行扫描、存储，建立电子档案数据库，方便文件的查阅和利用。同时，要做好电子档案的备份工作，防止数据丢失。七、文件查阅与利用1.查阅申请：校内人员因工作需要查阅行政文件，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅目的、文件名称或文号、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到学校办公室办理查阅手续。2.查阅规定：查阅人员应在指定地点查阅文件，不得擅自将文件带出查阅室。查阅过程中，要爱护文件，不得涂改、圈划、批注、污损文件。如需复印文件，应经学校办公室负责人批准，并按照规定进行登记。3.外单位查阅：外单位因工作需要查阅学校行政文件，须持单位介绍信，经学校分管领导批准后，按照校内人员查阅程序办理查阅手续。八、文件销毁1.销毁鉴定：定期对保管期限届满的文件进行鉴定，由学校办公室会同相关部门组成档案鉴定小组，对文件的保存价值进行评估，提出销毁或继续保存的意见。2.销毁审批：经鉴定确无保存价值的文件，填写《文件销毁审批表》，报学校分管领导审批。3.销毁实施：文件销毁应指定专人负责，采用粉碎、焚烧等方式进行，确保文件信息彻底销毁。销毁过程应有记录，包括销毁文件的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，销毁记录应保存[具体时长]。九、监督与考核1.学校办公室定期对各部门的文件归档工作进行检查和指导，及时发现问题并督促整改。2.将文件归档工作纳入部门年度考核内容，对文件归档工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励；对违反本制度，导致文件丢失、损坏或归档不及