工会采购品类管理办法

工会采购品类管理办法总则目的为规范本工会采购行为，加强采购品类管理，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，维护工会会员的合法权益，根据国家相关法律法规、工会财务管理制度以及行业标准，结合本工会实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于本工会组织开展的各类采购活动，包括但不限于办公用品、劳保用品、节日福利、文体活动用品、培训资料等品类的采购。管理原则1.依法合规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、工会相关规定以及行业标准，确保采购行为合法、合规。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，采购过程应接受工会会员和相关部门的监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：为供应商提供公平竞争的机会，不得设置不合理的条件限制或排斥潜在供应商。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现采购资金的优化配置。5.集体决策原则：重大采购项目应经过工会集体研究决策，确保采购决策的科学性和民主性。采购品类分类办公用品类包括办公文具、办公设备、办公耗材等，如钢笔、笔记本、打印机、复印机、墨盒、纸张等。主要用于工会日常办公事务，满足工会工作人员的办公需求。劳保用品类涵盖各类劳动保护用品，如安全帽、安全带、防护手套、防护眼镜、防尘口罩等。用于保障工会会员在工作过程中的人身安全和健康。节日福利类指在重要节日为工会会员发放的福利物品，如春节的年货、中秋节的月饼、端午节的粽子等。旨在增强工会会员的归属感和幸福感。文体活动用品类包括体育器材、文艺表演道具、图书资料等，如篮球、足球、吉他、演出服装、图书等。用于支持工会组织的各类文体活动，丰富会员的精神文化生活。培训资料类包含培训教材、培训设备、在线学习课程等。用于工会组织的各类培训活动，提升会员的业务技能和综合素质。其他类除上述品类外的其他采购项目，如会议服务、车辆租赁、广告制作等。根据工会实际工作需要进行采购。采购计划管理采购计划的编制1.各部门应根据本部门的工作需求和年度工作计划，在每年[具体时间]前编制下一年度的采购计划草案。采购计划草案应包括采购品类、采购数量、预算金额、预计采购时间等内容。2.工会财务部门负责对各部门提交的采购计划草案进行汇总和审核，结合工会的财务状况和年度预算，提出修改意见。3.工会委员会对审核后的采购计划草案进行审议，根据工会的整体工作安排和发展战略，确定年度采购计划。采购计划的调整1.如因工作需要或特殊情况确需调整采购计划的，相关部门应填写《采购计划调整申请表》，详细说明调整的原因、调整的内容和金额等，并经部门负责人签字确认后，报工会财务部门审核。2.工会财务部门对《采购计划调整申请表》进行审核，提出审核意见，并报工会委员会审批。经工会委员会批准后，方可调整采购计划。采购计划的执行1.各部门应严格按照批准的采购计划组织采购活动，不得擅自变更采购品类、数量和金额。2.如因特殊情况需要临时增加采购项目的，相关部门应按照本办法规定的采购流程进行审批，经批准后方可实施采购。采购方式选择公开招标1.适用范围：采购金额达到[具体金额]以上的采购项目，且符合下列条件之一的，应采用公开招标方式进行采购：采购品类具有通用性，市场上有多个供应商可供选择；采购项目技术要求较高，需要通过公开竞争选择最优供应商；采购项目涉及公共利益，需要保证采购过程的公开、公平、公正。2.招标程序：发布招标公告：在工会官方网站、相关媒体或指定的招标平台上发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、数量、技术要求、投标截止时间等。接受投标文件：在规定的投标截止时间前，接受供应商提交的投标文件。开标、评标和定标：按照规定的程序进行开标、评标和定标，确定中标供应商。签订合同：与中标供应商签订采购合同。邀请招标1.适用范围：采购金额达到[具体金额]以上的采购项目，有下列情形之一的，可以采用邀请招标方式进行采购：采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。2.招标程序：邀请供应商：向符合资格条件的供应商发出投标邀请书，邀请书内容应包括招标项目的名称、数量、技术要求、投标截止时间等。后续程序与公开招标基本相同。竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。2.谈判程序：成立谈判小组：由工会相关人员和专家组成谈判小组，负责与供应商进行谈判。制定谈判文件：明确谈判的程序、内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。邀请供应商：向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，就采购项目的价格、质量、服务等方面进行协商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商。单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源方式进行采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：论证：组织相关专家对采用单一来源采购方式的必要性和合理性进行论证，并形成论证意见。公示：在工会官方网站或相关媒体上公示采用单一来源采购方式的理由和供应商名称等信息，公示期不得少于[具体天数]。谈判与签约：与供应商进行谈判，确定采购价格和合同条款，并签订采购合同。询价采购1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。2.询价程序：成立询价小组：由工会相关人员组成询价小组，负责询价工作。确定被询价的供应商名单：根据采购项目的要求，选择不少于三家符合资格条件的供应商。询价：向被询价的供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内报价。确定成交供应商：询价小组根据供应商的报价情况，确定成交供应商。供应商管理供应商的选择1.建立供应商信息库：工会应建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、信誉评价等资料。2.供应商的资格审查：在选择供应商时，应根据采购项目的要求，对供应商的资格进行审查，包括营业执照、税务登记证、生产许可证、质量认证等。3.综合评估：对符合资格条件的供应商进行综合评估，评估内容包括产品质量、价格、售后服务、交货期等。根据评估结果，选择合适的供应商。供应商的合作1.签订合同：与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购品类、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式等内容。2.合同履行：监督供应商按照合同约定履行义务，确保采购项目的质量和进度。如供应商出现违约行为，应按照合同约定追究其违约责任。3.供应商评价：定期对供应商的表现进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务等。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。供应商的淘汰1.如供应商出现下列情形之一的，应予以淘汰：提供的产品或服务质量不符合合同要求，经整改仍未达到标准的；多次延误交货期，影响工会正常工作的；存在严重的商业欺诈行为或其他违法行为的；售后服务不到位，引起工会会员严重不满的。2.淘汰供应商应按照规定的程序进行，通知供应商终止合作，并在供应商信息库中予以标注。采购合同管理合同的签订1.采购合同应采用书面形式，由工会法定代表人或其授权代表与供应商签订。2.合同签订前，工会法律事务部门或法律顾问应对合同条款进行审核，确保合同内容符合法律法规和工会的利益。3.合同签订后，应及时将合同副本送工会财务部门和相关部门备案。合同的履行1.各部门应按照合同约定的条款，组织实施采购项目，监督供应商履行合同义务。2.如在合同履行过程中出现变更或解除合同的情况，应按照合同约定的程序进行处理，并签订变更或解除合同的协议。合同的结算1.采购项目完成后，相关部门应及时组织验收，验收合格后，填写《采购项目验收报告》。2.工会财务部门根据《采购项目验收报告》和合同约定的付款方式，办理付款手续。采购监督与审计监督机制1.工会内部审计部门负责对采购活动进行全过程监督，包括采购计划的编制、采购方式的选择、采购合同的签订和履行、采购资金的使用等。2.工会会员有权对采购活动进行监督，如发现采购活动存在违法违规行为，可向工会相关部门举报。审计内容1.审计部门定期对采购活动进行审计，审计内容包括采购项目的合法性、合规性、效益性等。2.审计结束后，应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况。责任追究内部责任1.如相关部门或人员在采购活动中存在下列行为之一的，应追究其相应的责任：未按照规定程序编制、调整采购计划的；擅自变更采购方式或采购品类、数量和金额的；与供应商串通，谋取不正当利益的；泄露采购机密信息的；其他违反本办法规定的行为。2.对责任人