档案归档文件管理办法

档案归档文件管理办法一、前言亲爱的小伙伴们，档案管理工作对于咱们公司的运营和发展至关重要。它就像一部记录公司成长的史书，承载着公司从创立到现在的点点滴滴，无论是重要决策、业务往来，还是日常工作的积累，都在档案中留下了痕迹。咱们在日常工作中产生的各类文件，只有经过科学、规范的归档管理，才能在需要的时候迅速准确地被找到，为公司的决策、业务开展以及经验传承提供有力支持。接下来，就给大家详细讲讲咱们公司档案归档文件的管理办法。二、适用范围本办法适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的文件材料。这包括但不限于纸质文件、电子文档、照片、录像带、光盘等。无论是日常办公产生的文件，还是项目执行过程中的资料，只要对公司有保存意义，都要按照这个办法来进行归档管理。希望大家在日常工作中养成良好的习惯，及时整理和提交需要归档的文件，确保公司档案的完整性。三、职责分工1.档案管理部门负责制定和完善公司档案归档文件管理办法，并确保其符合国家相关法律法规以及行业标准。咱们档案管理部门会密切关注法律法规和行业动态的变化，及时调整管理办法，保证公司档案管理工作始终合规。对各部门提交的归档文件进行统一接收、整理、分类、编号、存储和保管。在这个过程中，我们会严格按照标准流程操作，为每一份档案找到合适的“家”。负责档案的检索、查阅、借阅等服务工作，为公司各部门提供便捷的档案利用支持。当大家需要查阅或借阅档案时，我们会热情高效地为大家服务。定期对档案进行清查、鉴定，对失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施。我们会认真对待每一份档案，让有价值的档案得到妥善保存，对确实无用的档案进行合理处理。2.各部门负责本部门文件材料的收集、整理和预归档工作。大家在日常工作中要留意文件的积累，按照要求定期整理，为档案管理部门的后续工作打好基础。确保本部门提交的归档文件真实、完整、准确，并符合档案管理部门规定的格式和要求。希望各部门在提交文件前仔细检查，保证文件质量。配合档案管理部门开展档案相关工作，如档案清查、鉴定等。咱们共同努力，把公司的档案管理工作做好。3.员工个人在工作过程中，负责及时整理和保存个人工作中形成的有价值文件材料，并按照规定移交给所在部门进行归档。每个人都是公司档案的创造者和守护者，希望大家重视自己手头的文件，及时做好移交工作。严格遵守档案查阅、借阅等规定，保护档案的安全和机密。咱们公司的档案可能涉及到商业机密等重要信息，大家一定要严格遵守规定，不能泄露。四、文件收集1.收集范围行政管理类：公司的规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告、请示批复、来往信函等。这些文件记录了公司的管理决策和日常运作情况，对公司的发展至关重要。业务经营类：合同协议、项目文档、市场调研报告、客户资料、销售记录等。业务文件是公司核心竞争力的体现，是我们开展业务和分析市场的重要依据。财务审计类：财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。财务档案关乎公司的经济状况和合规运营，必须妥善保存。人事劳资类：员工招聘资料、劳动合同、培训记录、绩效考核结果、薪酬福利文件等。人事档案记录了员工的成长和公司的人力资源管理情况。科技研发类：科研项目立项报告、研究成果报告、专利文件、技术标准等。科技研发档案是公司创新能力的见证，对公司的技术发展具有重要意义。基本建设类：工程建设项目的规划、设计、招投标文件、施工图纸、竣工验收报告等。基本建设档案记录了公司的硬件建设过程。声像实物类：照片、录音、录像、荣誉证书、纪念品等。这些声像实物档案生动地记录了公司的重要时刻和发展成就。2.收集时间定期收集：各部门应在每个月的最后一周，将本月形成的应归档文件材料整理好，移交档案管理部门。这样可以保证档案的及时性和连续性，方便后续的整理和利用。特殊情况收集：对于重要活动、重大项目等形成的文件材料，相关部门应在活动结束或项目完成后的15个工作日内，完成收集整理并移交档案管理部门。比如公司举办大型展会、完成重要项目等，要及时把相关文件归档。3.收集要求归档文件应齐全完整，每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复等都应一并收集。不能遗漏任何重要的组成部分，确保档案的完整性。文件应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。这是保证档案质量的基本要求，大家在日常工作中要注意文件的规范性。电子文件应确保内容准确、格式规范，且具有可读性和可检索性。对于电子文件，要按照规定的格式保存，便于长期保存和查阅。五、文件整理1.分类按年度分类：将文件按其形成年度分开。这样可以清晰地看到不同年份公司的发展情况，便于按时间顺序查找和利用档案。按机构（部门）分类：在年度分类的基础上，再按形成或承办文件的部门进行分类。方便各部门查找和管理与本部门相关的档案。按问题分类：根据文件内容所反映的问题进行分类。比如将所有关于市场推广的文件归为一类，便于对特定问题进行研究和分析。按文件种类分类：如分为文书文件、科技文件、财务文件等。这种分类方式有助于按照不同文件类型的特点进行管理。2.排列在分类完成后，对同一类别的文件按照一定顺序进行排列。比如按时间先后顺序、重要程度等进行排列。这样可以使档案更加有序，便于查找。3.编号给每份归档文件编制唯一的档号。档号应包含年度、机构（部门）代码、问题类别代码、文件顺序号等信息。通过档号，我们可以快速定位到具体的档案文件。4.编目编制档案目录，目录应包含档号、文号、责任者、题名、日期、页数等项目。档案目录就像一本指南，方便大家查找所需档案。六、文件存储1.存储环境档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃，湿度控制在45%60%。同时要做好防火、防潮、防虫、防尘、防盗等工作。我们会定期检查库房环境，确保档案存储的安全。库房内应配备相应的消防设备、除湿设备、防虫药品等，并定期进行维护和更换。2.存储设备采用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架等。档案装具要坚固耐用，便于分类存放档案。对于电子档案，应配备专门的存储设备，如服务器、移动硬盘等，并定期进行数据备份。3.上架排列按照档号顺序将档案上架排列，确保排列有序，便于查找和管理。在档案上架时，要注意轻拿轻放，避免损坏档案。七、档案查阅与借阅1.查阅公司员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案类别、档号等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。档案管理部门会为大家提供安静、舒适的查阅环境。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得将档案带出查阅室。这样可以保证档案的安全和完整性。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案内容。希望大家珍惜每一份档案，文明查阅。2.借阅若因工作需要借阅档案，除填写《档案查阅申请表》外，还需经档案管理部门负责人批准。对于重要档案的借阅，可能还需要公司分管领导审批。借阅期限一般不超过15个工作日，如需延期，应办理续借手续。请大家按时归还档案，以便其他同事使用。借阅人员要妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。归还档案时，档案管理部门会进行检查，确保档案完好无损。八、档案鉴定与销毁1.鉴定档案管理部门定期对档案进行鉴定，一般每35年进行一次。鉴定工作由档案管理部门牵头，会同相关部门组成鉴定小组共同开展。鉴定时主要审查档案的保存价值，根据档案的内容、形成时间、利用情况等因素进行综合判断。对于失去保存价值的档案，要及时提出处理意见。2.销毁对经过鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的档号、题名、数量等信息。《档案销毁清册》经公司分管领导批准后，方可实施销毁。销毁时应指定两人以上负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。九、监督与考核1.监督档案管理部门负责对公司各部门的档案归档文件管理工作进行日常监督检查。定期到各部门了解文件收集、整理等情况，及时发现问题并给予指导。公司审计部门不定期对档案管理工作进行审计监督，确保档案管理工作符合法律法规和公司规定。2.考核将档案归档文件管理工作纳入各部门和员工的绩效考核体系。对档案管理工作表现优秀的部门和个人，给予适当的奖励；对违反档案管理规定，造成档案损失或不良影响的，视情节轻重给予相