信息化档案管理暂行办法

信息化档案管理暂行办法一、总则（一）目的为加强公司/组织信息化档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高公司/组织的管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内各部门及所属单位在各项活动中形成的信息化档案的管理。信息化档案包括但不限于电子文件、电子数据、数据库、信息系统文档等。（三）基本原则1.真实性原则：确保信息化档案内容真实、准确地反映公司/组织的各项活动。2.完整性原则：保证信息化档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施，保障信息化档案的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.规范性原则：遵循统一的标准和规范，对信息化档案的形成、收集、整理、存储、利用等环节进行规范管理。5.便利性原则：以方便利用为出发点，建立科学合理的管理体系，提高信息化档案的检索和利用效率。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善信息化档案管理制度、标准和流程。指导和监督各部门的信息化档案管理工作。负责信息化档案的集中收集、整理、存储、保管和利用服务。定期对信息化档案进行备份，确保档案数据的安全性和完整性。组织开展信息化档案管理的培训和宣传工作。2.各部门负责本部门信息化档案的形成、收集、整理和初步保管工作，确保档案的真实、完整和及时归档。按照公司/组织的档案管理制度和要求，将本部门的信息化档案定期移交至档案管理部门。配合档案管理部门做好信息化档案的整理、存储、利用等相关工作。3.信息技术部门负责提供信息化档案管理所需的技术支持和保障，确保信息系统的稳定运行和数据安全。协助档案管理部门制定信息化档案管理的技术方案和标准，参与信息化档案管理系统的建设和维护。对涉及信息化档案管理的信息系统进行安全审计和监控，及时发现和处理安全隐患。二、信息化档案的形成与收集（一）形成要求1.各部门在开展业务活动过程中，应按照国家有关法律法规、行业标准和公司/组织的规定，及时、准确地形成信息化档案。信息化档案应具备明确的来源、形成时间、内容和责任者等要素。2.电子文件的形成应符合电子文件管理的相关标准和规范，采用统一的文件格式和元数据标准，确保电子文件的可读性和可追溯性。3.信息系统产生的数据应进行规范管理，建立数据质量管理机制，保证数据的准确性、完整性和一致性。（二）收集范围1.各类业务活动中产生的电子文件，包括但不限于公文、合同、报表、报告、图纸、声像资料等。2.信息系统运行过程中产生的日志文件、配置文件、数据备份等。3.数据库中的各类数据，包括业务数据、基础数据、统计数据等。4.信息化项目建设过程中形成的项目文档，如项目规划、需求分析、设计文档、测试报告、验收报告等。5.其他与公司/组织业务活动相关的信息化档案。（三）收集流程1.各部门在信息化档案形成后，应及时进行整理和分类，按照规定的格式和要求进行标注和著录，确保档案信息的完整性和准确性。2.定期将本部门形成的信息化档案移交至档案管理部门。移交时，应填写《信息化档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、形成时间、责任者等信息，并与档案管理部门办理交接手续。3.档案管理部门在收到各部门移交的信息化档案后，应进行认真核对和检查，对不符合要求的档案，应及时退回原部门进行补充或更正。三、信息化档案的整理（一）整理原则1.遵循信息化档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.便于档案的存储、检索和利用，提高档案管理的效率和质量。3.符合国家有关法律法规和行业标准的要求，确保整理工作的规范性和科学性。（二）整理方法1.分类：按照信息化档案的来源、内容、形式等特征进行分类。可采用年度、机构、问题、保管期限等分类方法，建立分类体系，确保档案分类清晰、合理。2.编号：为每一份信息化档案赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的标识和管理。3.著录：对信息化档案的内容和形式特征进行详细著录，包括题名、责任者、形成时间、保管期限、密级、格式、存储位置等信息。著录应准确、完整，符合相关标准和规范的要求。4.装订：对于纸质载体的信息化档案，应进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时，应注意保持档案的原貌，避免损坏档案内容。（三）整理要求1.整理工作应在档案收集后及时进行，确保档案整理的及时性和准确性。2.整理过程中应注意保护信息化档案的原始信息，不得随意更改或删除档案内容。3.整理后的信息化档案应按照分类体系进行存放，便于查找和利用。四、信息化档案的存储（一）存储方式1.根据信息化档案的类型和特点，选择合适的存储方式，包括磁盘存储、磁带存储、光盘存储等。2.对于重要的信息化档案，应采用多种存储介质进行备份，确保档案数据的安全性和可靠性。3.建立异地存储机制，将重要的信息化档案存储在不同地理位置的存储设施中，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案数据丢失。（二）存储环境1.提供适宜的存储环境，确保存储设备的正常运行。存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等功能，温度、湿度应控制在规定的范围内。2.定期对存储设备进行检查和维护，及时发现和处理设备故障和安全隐患。3.建立存储设备的使用记录和维护档案，记录设备的运行情况、维护时间、维修内容等信息。（三）存储管理1.对信息化档案的存储位置进行详细记录，建立存储索引，便于快速查找和定位档案。2.定期对存储的信息化档案进行盘点和核对，确保档案数量和存储信息的准确性。3.按照规定的保管期限，对到期的信息化档案进行鉴定和处置，及时销毁不再需要保存的档案。五、信息化档案的利用（一）利用原则1.遵循合法、合规、合理的原则，确保信息化档案的利用符合国家有关法律法规和公司/组织的规定。2.以服务公司/组织的各项工作为宗旨，积极提供信息化档案的利用服务，提高档案的利用效率。3.保障信息化档案的安全，在利用过程中采取必要的安全措施，防止档案信息泄露和滥用。（二）利用方式1.查询：提供信息化档案的在线查询服务，用户可通过档案管理系统或其他指定的查询渠道，按照规定的权限和条件查询所需的档案信息。2.借阅：对于需要借阅纸质或电子载体信息化档案的用户，应按照规定的借阅流程办理借阅手续。借阅时，应明确借阅期限、归还时间和保密要求等，并要求借阅人妥善保管档案，不得转借、复印或泄露档案内容。3.复制：根据用户的需求，可为其提供信息化档案的复制服务。复制时，应按照规定的程序进行审批，并确保复制件与原件一致。4.共享：在确保安全和保密的前提下，可对部分信息化档案进行共享，实现信息资源的有效利用。共享范围和方式应根据公司/组织的规定和实际情况进行确定。（三）利用流程1.用户提出利用申请，填写《信息化档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、利用方式等信息，并提交相关证明材料。2.档案管理部门对用户的利用申请进行审核，根据用户的权限和档案的保密级别，决定是否批准利用申请。3.对于批准的利用申请，档案管理部门按照用户要求的利用方式提供档案服务，并做好利用记录。利用记录应包括利用时间、利用人、利用内容、利用方式等信息。4.用户利用完毕后，应按照规定的时间和方式归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查和核对，确保档案的完整性和安全性。六、信息化档案的安全管理（一）安全制度1.建立健全信息化档案安全管理制度，明确安全管理责任，规范安全管理流程。2.制定信息化档案安全保密规定，对档案的访问、使用、传输、存储等环节进行严格的安全保密控制。3.定期对信息化档案安全管理制度的执行情况进行检查和评估，及时发现和整改存在的问题。（二）安全技术措施1.采用先进的安全技术手段，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，保障信息化档案的网络安全和数据安全。2.对信息化档案管理系统进行安全防护，设置用户权限管理、访问控制、数据备份恢复等功能，防止未经授权的访问和数据泄露。3.定期对信息化档案进行病毒检测和查杀，确保档案数据不受病毒侵害。（三）人员安全管理1.加强对信息化档案管理人员的安全保密教育，提高其安全意识和责任意识。2.对涉及信息化档案管理的人员进行严格的背景审查和权限管理，确保人员具备必要的专业知识和技能，避免因人员失误或违规操作导致档案安全事故。3.与信息化档案管理人员签订保密协议，明确其在档案安全管理方面的权利和义务。（四）应急处置1.制定信息化档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、处置流程和保障措施等。2.定期对应急预案进行演练，提高应对突发事件的能力。3.发生信息化档案安全事故时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，及时报告相关部门，并配合有关部门进行调查和处理。七、信息化档案的鉴定与处置（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和公司/组织的规定，结合档案的历史价值、现实利用价值和保管状况，对信息化档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应遵循全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定内容1.档案价值鉴定：对信息化档案的历史价值、现实利用价值和保存价值进行评估，确定档案是否具有继续保存的必要。2.保管期限鉴定：根据档案的价值和形成规律，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、长期和短期。3.密级鉴定：对信息化档案的密级进行重新审查和确定，确保档案的密级与实际情况相符。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期组织开展信息化档案鉴定工作，成立鉴定小组，成员包括档案管理人员、业务人员和相关专家。2.鉴定小组对需要鉴定的信息化档案进行逐一审查，根据鉴定原则和内容，提出鉴定意见。3.对鉴定结果进行公示，广泛征求各部门的意见，确保鉴定结果的公正性和合理性。4.根据公示结果，对信息化档案进行分类处置，编制《信息化档案鉴定处置清单》，明确档案的处置方式和时间。（四）处置方式