高校采购材料管理办法

高校采购材料管理办法一、总则（一）目的为加强高校采购材料管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证材料质量，满足教学、科研和行政管理等工作需要，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的材料采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.科学合理原则根据实际需求，科学制定采购计划，合理确定采购数量和质量标准，提高采购效率和效益。4.效益优先原则在保证质量的前提下，充分考虑成本效益，降低采购成本，节约资金。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，负责审议学校采购工作的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算等，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购工作的执行机构，负责具体组织实施采购活动。其主要职责包括：1.贯彻执行国家和学校有关采购工作的法律法规、政策制度。2.制定和完善采购工作流程和管理制度。3.编制采购计划，组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.负责供应商的资格审查、选择和管理。5.签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。6.协调处理采购过程中的争议和纠纷。7.整理和归档采购文件资料。（三）使用部门职责1.根据教学、科研和行政管理等工作需要，提出材料采购申请，明确采购材料的名称、规格、型号、数量、质量要求等。2.参与采购项目的技术规格制定、供应商选择等工作。3.负责采购材料的验收工作，对验收结果负责。4.配合采购部门做好采购合同的执行和结算工作。（四）监督部门职责学校纪检监察、审计等部门负责对采购活动进行监督检查，受理有关采购活动的投诉举报，依法查处采购活动中的违法违规行为。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.使用部门应根据本部门的实际需求和预算安排，于每年[具体时间]前编制下一年度的采购计划，并报采购部门审核。2.采购计划应明确采购材料的名称、规格、型号、数量、预计采购时间、资金来源等内容。对于批量采购或金额较大的采购项目，应提供详细的技术规格和采购要求。3.采购部门对各使用部门报送的采购计划进行汇总、审核，结合学校年度预算和实际情况，编制学校年度采购计划，报采购工作领导小组审议通过后执行。（二）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因教学、科研任务变化、政策调整等原因需要调整采购计划的，使用部门应及时向采购部门提出书面申请。2.采购部门对调整申请进行审核，报采购工作领导小组批准后，对采购计划进行相应调整。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请使用部门根据实际需求填写采购申请表，经部门负责人审核签字后报采购部门。2.采购审批采购部门对采购申请进行初审，符合采购条件的，报采购工作领导小组审批。采购金额较大的项目，还需报学校领导审批。3.采购实施采购部门根据批准的采购申请，按照规定的采购方式组织实施采购活动。公开招标、邀请招标项目编制招标文件，发布招标公告或发出投标邀请书。对潜在供应商进行资格预审。组织开标、评标、定标会议，确定中标供应商。竞争性谈判项目成立谈判小组，制定谈判文件。确定参加谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请。组织谈判，谈判小组与供应商进行多轮谈判，确定成交供应商。单一来源采购项目填写单一来源采购申请表，说明采购理由。报采购工作领导小组批准。与单一供应商进行协商，签订采购合同。询价项目成立询价小组，制定询价文件。确定被询价的供应商名单，并向其发出询价通知书。供应商报价，询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。4.合同签订采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购材料的名称、规格、型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。5.合同执行与验收供应商按照采购合同约定的时间、地点和方式交付采购材料。使用部门负责组织对采购材料进行验收，验收合格后填写验收报告。验收报告应包括采购材料的名称、规格、型号、数量、质量状况、验收结论等内容。采购部门对合同执行情况进行跟踪和监督，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。6.资金支付采购部门根据采购合同和验收报告，按照学校财务管理制度的规定，办理资金支付手续。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门建立供应商资格审查制度，对参与学校采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商应具备以下条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商选择与评价1.采购部门根据采购项目的需求和特点，从资格审查合格的供应商中选择若干家作为潜在供应商。2.采购部门可以通过查阅供应商的业绩、信誉、产品质量、售后服务等资料，实地考察供应商的生产经营状况等方式，对潜在供应商进行综合评价，选择最符合采购要求的供应商。3.采购部门建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价。评价结果作为供应商选择、续用或淘汰的重要依据。（三）供应商档案管理采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资格审查情况、评价结果、采购项目参与情况等内容。供应商档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同由采购部门负责起草，经学校法律顾问审核后，由采购部门负责人与供应商签订。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、合理、明确。（二）合同履行1.采购部门和使用部门应按照采购合同约定，履行各自的义务。采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点和方式交付采购材料，保证材料质量符合合同要求。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，双方应按照协议约定办理相关手续，如退还已支付的款项、交付已采购的材料等。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。2.学校应积极配合采购部门处理合同纠纷，维护学校的合法权益。七、采购监督与审计（一）内部监督1.学校纪检监察、审计等部门负责对采购活动进行内部监督，定期或不定期对采购项目进行检查。2.监督检查内容包括采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、供应商的选择与管理情况、采购资金的使用情况等。3.对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，责令相关部门限期整改。（二）审计监督1.学校审计部门负责对采购项目进行审计，包括采购预算的执