铁路特色采购管理办法

铁路特色采购管理办法一、总则（一）目的为加强铁路特色采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规和铁路行业标准，结合铁路企业实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于铁路企业及其所属单位的物资设备采购、工程建设项目采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和铁路行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正的原则，保障所有参与采购的供应商享有平等的机会，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督，确保采购过程透明。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。5.诚信廉洁原则：采购活动各方应诚实守信，廉洁自律，严禁任何形式的商业贿赂行为。二、采购管理职责分工（一）采购管理部门职责1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和铁路行业标准，制定和完善铁路特色采购管理制度和流程。2.负责组织编制采购计划，审核采购预算，确定采购方式和采购范围。3.建立和管理供应商库，组织供应商资格审查和评价。4.组织采购活动的实施，包括招标、谈判、询价等采购方式的具体操作。5.负责采购合同的签订、履行、变更和终止等管理工作。6.监督采购活动的全过程，处理采购过程中的投诉和纠纷。7.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。（二）需求部门职责1.根据生产经营需要，提出物资设备、工程建设项目和服务等采购需求。2.参与采购计划的编制，提供采购需求的详细技术规格、数量、质量要求等信息。3.协助采购管理部门进行供应商资格审查和评价，参与采购谈判和合同签订。4.负责采购到货验收工作，对采购物资设备的质量、数量、规格等进行检验和确认。5.及时反馈采购过程中存在的问题，配合采购管理部门处理采购纠纷。（三）财务部门职责1.参与采购预算的编制和审核，提供资金保障。2.负责采购资金的支付管理，审核采购合同付款条款，确保资金支付安全。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。4.监督采购资金的使用情况，防范财务风险。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否符合法律法规和企业内部规定。2.审查采购合同的合法性、合规性和完整性。3.对采购项目的经济效益进行评价，提出审计意见和建议。4.查处采购过程中的违规违纪行为。三、采购计划管理（一）采购计划编制依据1.铁路企业的发展战略、年度生产经营计划和投资计划。2.铁路运输生产、建设、维修等实际需求。3.物资设备的库存状况和消耗定额。4.国家政策法规和铁路行业标准的变化。（二）采购计划编制流程1.需求部门根据本部门的生产经营需要，在规定时间内提出采购需求申请，详细说明采购物资设备的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.采购管理部门对需求部门提交的采购需求申请进行汇总和审核，结合库存情况和采购预算，编制年度采购计划草案。3.年度采购计划草案经财务部门审核资金预算后，报企业主管领导审批。4.经审批后的年度采购计划分解为季度采购计划和月度采购计划，采购管理部门根据季度和月度采购计划组织实施采购活动。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，因生产经营需要、市场变化、政策调整等原因，确需调整采购计划的，需求部门应提出书面申请，说明调整的原因、内容和影响。2.采购管理部门对需求部门提交的采购计划调整申请进行审核，必要时征求相关部门意见，提出调整建议。3.采购计划调整申请经企业主管领导审批后，采购管理部门及时调整采购计划，并通知相关部门。四、供应商管理（一）供应商库建设1.采购管理部门负责建立和管理供应商库，明确供应商入库标准和流程。2.供应商入库标准应包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面的要求。3.采购管理部门通过公开征集、推荐、邀请等方式，广泛收集供应商信息，对申请入库的供应商进行资格审查和评价。4.经审查合格的供应商纳入供应商库，并定期进行更新和维护。（二）供应商资格审查1.采购管理部门在组织采购活动前，应对参与采购的供应商进行资格审查，确保供应商具备履行合同的能力和条件。2.供应商资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、生产许可证、产品质量认证、业绩证明、信誉状况等。3.采购管理部门可根据采购项目的特点和要求，制定具体的供应商资格审查标准和程序。（三）供应商评价1.采购管理部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价，评价结果作为供应商选择、续用和淘汰的重要依据。2.供应商评价可采用定性评价和定量评价相结合的方式，通过问卷调查、实地考察、数据分析等方法进行。3.采购管理部门根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对不符合要求的供应商进行警告、整改或淘汰。五、采购方式及程序（一）招标采购1.招标采购是指招标人通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，招标人根据评标标准选择中标供应商的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用招标采购方式：施工单项合同估算价在200万元人民币以上的；重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在100万元人民币以上的；勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在50万元人民币以上的；单项合同估算价低于前款规定的标准，但项目总投资额在3000万元人民币以上的。3.招标采购程序包括：招标人编制招标文件，明确招标项目的技术规格、数量、质量要求、交货期、售后服务、评标标准等内容。招标人发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。招标人对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。招标人组织投标人踏勘现场，召开投标预备会，解答投标人对招标文件的疑问。投标人按照招标文件的要求编制投标文件，在规定时间内提交投标文件。招标人组织开标、评标，按照评标标准确定中标候选人名单。招标人公示中标候选人名单，公示期不少于3个工作日。招标人向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）谈判采购1.谈判采购是指采购人通过与多家供应商进行谈判，从中选择最优供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.谈判采购程序包括：采购人成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购人向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，并提供谈判文件。供应商按照谈判文件的要求编制响应文件，在规定时间内提交响应文件。谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中可要求供应商对响应文件进行澄清和补充。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商名单。采购人向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。（三）询价采购1.询价采购是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，从中选择成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。3.询价采购程序包括：采购人成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购人向符合资格条件的供应商发出询价通知书，并提供询价文件。供应商按照询价文件的要求编制报价文件，在规定时间内提交报价文件。询价小组对供应商的报价文件进行评审，确定成交供应商名单。采购人向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序包括：采购人向财政部门提出单一来源采购申请，说明采用单一来源采购方式的理由和相关情况。财政部门对采购人提交的单一来源采购申请进行审核，审核通过后批准采用单一来源采购方式。采购人向唯一供应商发出采购邀请书，并提供采购文件。供应商按照采购文件的要求编制响应文件，在规定时间内提交响应文件。采购人组织与供应商进行谈判，确定成交价格和成交条件。采购人向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购管理部门负责组织采购合同的起草和审核，确保合同条款符合法律法规和企业内部规定，明确采购物资设备的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货期、价格、付款方式、售后服务等内容。3.采购合同经企业主管领导审批后，由采购管理部门与供应商签订。（二）合同履行1.采购管理部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.需求部门负责按照合同约定对采购物资设备进行验收，验收合格后办理入库手续。3.财务部门负责按照合同约定支付采购款项，审核付款申请，确保资金支付安全。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，因不可抗力、政策调整、市场变化等原因，确需变更合同的，采购管理部门应与供应商协商一致，签订合同变更协议，并报企业主管领导审批。2.采购合同履行完毕，或者因不可抗力、政策调整、供应商违约等原因无法继续履行的，采购管理部门应及时办理合同终止手续。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中发生纠纷的，采购管理部门应及时与供应商协商解决，协商不成的，可以通过仲裁或诉讼等方式解决。2.采购管理部门应及时收集和整理合同纠纷相关证据，配合企业法律顾问做好纠纷处理工作。七、采购监督与考核（一）监督检查1.采购管理部门应建立健全采购监督检查制度，定期对采购活动进行监督检查，确保采购行为合法合规。2.监督检查内容包括采购计划执行情况、采购方式选择、供应商管理、采购合同签订与履行、采购资金使用等方面。3.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否符合法律法规和企业内部规定，对发现的问题及时提出整改意见。（二）投诉处理1.供应商或其他利害关系人对采购活动有异议的，可以向采购管理部门提出投诉。2.采购管理部门应及时受理投诉，并进行调查核实，在规定时间内作出处理决定。3