工程档案安全管理制度

工程档案安全管理制度第一章工程档案安全管理制度概述

1.制度目的和意义

工程档案安全管理制度是企业或项目在工程建设过程中，对档案资料进行收集、整理、保管、利用和销毁等环节的一系列规定和措施。建立和实施这一制度，目的是确保工程档案的完整性、准确性、系统性和安全性，为工程项目的顺利进行提供必要的档案支持，同时也满足国家法律法规和行业规范的要求。档案安全不仅关系到工程项目的质量和管理水平，还直接影响到企业的声誉和法律责任。

2.适用范围

本制度适用于所有参与工程项目的单位，包括建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、检测单位以及所有提供技术支持和服务的第三方机构。所有与工程项目相关的文件、图纸、合同、会议纪要、检测报告、验收记录等，均需按照本制度进行管理和保存。此外，本制度也适用于所有涉及档案管理的人员，要求他们必须严格遵守相关规定，确保档案的安全。

3.档案管理的基本原则

（1）真实性原则：档案必须真实反映工程项目的实际情况，不得伪造或篡改任何信息。

（2）完整性原则：档案资料应完整无缺，确保所有必要的信息和文件都得到妥善保存。

（3）系统性原则：档案资料应分类、编号、有序存放，便于查阅和管理。

（4）安全性原则：档案资料应采取必要的安全措施，防止丢失、损坏、泄密或被非法利用。

（5）可追溯性原则：所有档案操作都应有记录，确保每项操作都可追溯至责任人。

4.档案管理机构的设置

工程项目应设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作。档案管理机构或负责人应具备相应的专业知识和技能，熟悉档案管理的法律法规和行业规范。其主要职责包括档案的收集、整理、保管、利用和销毁等，同时负责档案管理制度的制定和实施，以及对档案管理人员的培训和监督。

5.档案管理人员的职责

档案管理人员应严格遵守档案管理制度的各项规定，认真履行职责。具体职责包括：

（1）档案的收集和整理：及时收集工程项目中产生的各类文件和资料，进行分类、编号和整理，确保档案的完整性和系统性。

（2）档案的保管：采取必要的安全措施，如防火、防潮、防盗、防虫等，确保档案的安全和完好。

（3）档案的利用：提供档案查阅服务，确保档案的合理利用，同时做好借阅登记，防止档案丢失。

（4）档案的销毁：按照规定程序，对达到保存期限的档案进行销毁，确保档案的安全和保密。

（5）档案的监督和检查：定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改，确保档案管理制度的落实。

6.档案管理制度的监督和考核

为确保档案管理制度的有效实施，工程项目应设立监督和考核机制。档案管理机构或负责人应定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。同时，应建立考核制度，对档案管理人员的履职情况进行考核，考核结果与绩效挂钩。此外，工程项目还应接受上级主管部门和相关部门的监督检查，确保档案管理制度的落实和档案的安全。

第二章工程档案的收集与整理

1.档案收集的范围和内容

工程档案的收集范围要广，凡是与工程项目相关的文件、资料，都要及时收集起来。这包括工程项目的立项文件、设计图纸、施工方案、合同协议、会议纪要、监理报告、检测数据、验收记录等等。不管是纸质的还是电子的，都要纳入收集范围。收集的时候要注意时效性，项目进行过程中产生的文件要及时收集，不能拖延。还要确保收集的完整性，不能遗漏重要的文件资料。

2.档案收集的流程和方法

档案收集要按照一定的流程和方法进行。一般来说，可以建立档案收集清单，明确需要收集的文件类型和数量。项目各参与方要按照清单要求，及时提供相关文件。档案管理机构要负责接收、核对和登记收集到的文件，确保文件齐全、准确。对于电子文件，要采用统一的标准进行收集，并进行备份，防止数据丢失。同时，要建立档案交接制度，明确收集过程中各方的责任，确保文件顺利交接。

3.档案整理的原则和方法

档案整理要遵循分类、编号、排序的原则。首先，要根据文件的内容和性质，将档案分为不同的类别，比如设计文件、施工文件、监理文件、验收文件等。然后，要对每一类文件进行编号，编号要系统、连续、有规律，方便查找。最后，要按照编号顺序对文件进行排序，整齐摆放。整理过程中还要注意文件的原貌，不能损坏或改动文件的内容。对于电子文件，要采用专业的软件进行整理，建立电子档案目录，方便检索。

4.档案分类与编号规则

档案分类要科学、合理，能够反映工程项目的内在逻辑。一般可以按照工程阶段、文件类型、专业领域等进行分类。比如，按照工程阶段可以分为立项阶段、设计阶段、施工阶段、验收阶段等；按照文件类型可以分为图纸、合同、报告、纪要等；按照专业领域可以分为建筑、结构、电气、给排水等。编号要遵循唯一性、稳定性、易查性的原则。可以采用分类号+顺序号的方式编号，比如“建字-001”、“施字-002”等。编号要连续，不能有重复或遗漏。

5.档案整理的职责分工

档案整理工作需要项目各参与方的共同参与。建设单位要负责统筹协调，提供必要的资源和条件。设计单位要负责整理设计文件，包括图纸、计算书、说明等。施工单位要负责整理施工文件，包括施工方案、进度计划、质量记录、安全记录等。监理单位要负责整理监理文件，包括监理规划、监理细则、监理日志、检测报告等。各参与方要指定专人负责档案整理工作，并明确各自的职责和任务。档案管理机构要负责指导和监督各方的档案整理工作，确保整理质量。

第三章工程档案的保管与安全

1.档案保管的环境要求

档案保管的地方得挑好了，不能随便放。要保证温度和湿度合适，一般来说，温度最好保持在14℃到24℃之间，湿度得控制在45%到60%之间。这样档案不容易受潮发霉，也不容易变形。还得注意防光，档案不能长时间晒太阳或者被强光照射，否则容易褪色。另外，地方要干燥通风，不能有潮湿的墙壁或者地面，也不能有太大的灰尘。存放档案的库房还得安全，门窗要牢固，能防盗防火。

2.档案的装订与存放

档案收集整理好之后，得装订好才能存放。装订的时候要注意方法，不能把档案弄坏。对于图纸这种比较薄的文件，可以用图钉或者胶带固定，但得小心点，不能伤到图纸。对于报告、合同这些比较厚的文件，可以用打孔装订或者用档案盒装好。装订好的档案要放在档案盒或者档案柜里，摆放的时候要整齐，不能乱堆乱放。档案盒要选择质量好的，能防火、防潮、防虫。存放的时候要留出空隙，方便拿取和检查。

3.档案保管的安全措施

档案保管安全很重要，要采取多种措施。首先是防火，档案库房不能烟火，要安装灭火器，并且定期检查。其次是防水，要防止水管漏水或者雨水的侵蚀，可以做一些排水措施。再者是防盗，门窗要锁好，可以安装监控设备。还要防虫防鼠，定期检查，发现虫鼠要及时处理。对于重要的档案，还可以考虑进行数字化备份，防止原件丢失或者损坏。总之，要全方位考虑，确保档案的安全。

4.档案保管的责任制度

档案保管不能没人管，要建立责任制度。谁负责保管，谁就要对档案的安全负责。要明确档案管理人员的职责，让他们知道该怎么做，不该怎么做。还要建立档案交接制度，每次档案借出或者归还，都要有记录，谁借的，借多久，都要写清楚。这样万一档案出了问题，也能找到责任人。同时，要定期对档案进行检查，看看有没有损坏或者丢失，发现问题要及时处理。

5.档案的定期检查与维护

档案放久了也得看看，不能放坏了。要定期对档案进行检查，一般可以每年检查一次。检查的时候要看看档案的存放环境是不是还合适，档案盒是不是坏了，档案有没有发霉、变形、虫蛀等情况。如果发现问题，要及时处理，比如换一个更好的档案盒，或者进行修复。对于已经损坏的档案，要尽快进行修复，修复的时候要注意方法，不能把档案弄得更糟。通过定期检查和维护，可以确保档案长期保存完好。

第四章工程档案的利用与借阅

1.档案利用的范围和目的

工程档案不是死的东西，要用起来才有价值。项目进行中、完成后，各种人员都可能需要利用档案，比如查看图纸、了解合同条款、核对验收记录等。利用档案的目的，一方面是为了方便工作，提高效率，比如设计人员需要查阅旧图纸进行设计；另一方面是为了解决问题，比如发生质量问题时，需要查阅相关的施工记录和检测报告；还有是为了总结经验，为以后的项目提供参考。总之，档案利用要服务于工程项目的管理和建设。

2.档案利用的申请与审批流程

要利用档案，不能随便拿，得按流程来。首先，需要利用档案的人要填写一份申请表，写清楚要利用什么档案，利用的目的，以及需要的时间。然后，把申请表交给档案管理机构或者负责人审核。审核的时候，要看看申请是不是合理，有没有必要的理由。如果申请合理，就会批准，并安排档案提供。如果申请不合理，或者涉及到保密的档案，就不会批准，并说明理由。这样可以确保档案不被滥用，也能保护档案的安全。

3.档案借阅的管理规定

档案借阅要严格管理，不能随意拿走。借阅的时候，要登记借阅人的信息，比如姓名、单位、联系方式等，还要写清楚借阅的档案名称、编号、数量、借阅时间等。借阅的档案要限期归还，不能长期不还。归还的时候要检查档案有没有损坏，如果没有损坏，就办理归还手续。如果档案损坏了，要追究借阅人的责任，并进行赔偿。通过严格管理借阅，可以保护档案的完整和安全。

4.档案复印与摘抄的管理

有时候，人们需要档案的复印件或者摘抄，这也是可以的，但同样要管理好。复印或者摘抄之前，也要先办理申请手续，说明需要复印或者摘抄的内容和目的。档案管理机构要审核申请，如果同意，才会提供复印或者摘抄服务。复印或者摘抄的时候，要有人监督，防止复印或者摘抄不应该的内容。复印或者摘抄完成后，要收回原件，并做好记录。这样可以确保档案的信息不被泄露，也能保护档案的完整性。

5.档案利用的记录与反馈

档案利用的情况要记录下来，方便以后查。每次档案被利用，都要做好记录，包括利用的时间、利用人、利用的档案、利用的目的等。这些记录可以用来统计档案的利用情况，也可以用来评估档案管理工作的效果。同时，还要收集利用人的反馈意见，了解他们对档案的需求，以及档案利用中遇到的问题。通过记录和反馈，可以不断改进档案管理工作，更好地服务于工程项目。

第五章工程档案的数字化与信息化管理

1.数字化管理的意义与作用

现在是信息化时代，工程档案管理也要跟上潮流，搞数字化。数字化管理的好处很多，首先，方便查找。以前找纸质档案，得翻箱倒柜，费时费力。现在有了电子档案，用电脑一搜，几秒钟就能找到，效率高多了。其次，安全。电子档案不容易丢失、损坏，还能设置密码，防止别人乱看，保密性好。再次，可以多人同时使用，不需要像纸质档案那样一次只能一个人看。最后，可以和项目管理其他系统连起来，数据共享，提高整体工作效率。所以说，数字化管理是工程档案管理的发展方向。

2.数字化转换的技术要求

把纸质档案变成电子档案，不是简单地把文件扫一扫就行，得讲究技术。首先，扫描的分辨率要够高，保证扫描出来的电子图清晰，细节都能看见。其次，扫描的格式要标准，常用的格式比如PDF、JPG都可以，但要统一，方便以后处理。对于图纸这种需要交互的文件，最好能扫描成可缩放矢量图形，比如DWG格式，这样就能放大缩小看细节，还能编辑。另外，扫描要尽量保持档案的原貌，不能有折角、卷边、脏污遮挡扫描区域。扫描完了，还得进行图像处理，比如纠偏、去污、裁剪，让电子档案看起来更整洁。

3.电子档案的管理系统

要管理好电子档案，得有个好系统。这个系统要能存储大量的电子档案，还得有方便的检索功能，能按关键词、按时间、按项目等多种方式查找。系统还要有安全措施，比如用户登录、权限管理、操作日志，防止有人乱操作或者泄露档案。最好还能和OA系统、项目管理系统连起来，实现档案的在线审批、在线协作，提高工作效率。系统要稳定可靠，不容易出故障，保证档案随时能调取使用。选择或者开发这样的系统，是数字化管理成功的关键。

4.电子档案的安全与保密

电子档案虽然方便，但安全保密更重要。得采取措施，防止电子档案被非法复制、篡改或者删除。首先，要有严格的访问控制，谁有权看、谁有权改、谁有权删，都要有规定。其次，要对重要档案进行加密，设置密码，只有知道密码的人才能打开。再次，要定期备份电子档案，防止因为电脑坏了或者病毒攻击导致档案丢失。还要做好防病毒工作，给电脑装杀毒软件，并定期更新病毒库。最后，要加强对操作人员的管理，提高他们的安全意识，防止他们违规操作，泄露或者破坏档案。

5.数字化与纸质档案的同步管理

搞数字化管理，不是要把纸质档案扔掉，而是要电子档案和纸质档案结合起来管。纸质档案还是得按要求保管好，作为原件的依据。电子档案是在纸质档案基础上产生的，或者是对纸质档案的反映。两者要对应得上，不能乱。平时利用，可以根据需要提供纸质档案或者电子档案。如果电子档案有疑问，或者需要签字盖章，还得拿纸质档案来。所以，不能只顾着电子档案，忽视了纸质档案的管理，两者要同步管理，才能确保档案的完整和有效。

第六章工程档案的鉴定与销毁

1.档案鉴定工作的原则与目的

工程项目干完了，堆在那里一辈子的档案得挑一挑，哪些该留着，哪些可以丢了，这就是档案鉴定。做档案鉴定，得按规矩来，不能随便删。原则就是真实反映项目情况、有保存价值、符合规定。目的是把该留的留好，不该留的早点处理掉，这样档案库房就不那么拥挤了，也方便以后查找重要的档案。鉴定错了，留了不该留的，以后可能惹麻烦；丢了该留的，以后查起来就困难了。所以，鉴定工作很重要，得认真对待。

2.档案保管期限的确定

档案不是一直都能留的，留多久得有规定。这就叫保管期限。一般来说，项目刚开始的立项、设计文件，重要的得留几十年，甚至永久。施工过程中的一些记录，比如关键工序的验收，也要留得久一点。而一些日常的管理记录，比如会议纪要，留个几年或者十几年就行了。确定保管期限，要依据国家或者行业的具体规定，不能自己随便定。对于特别重要的项目，或者有特殊要求的档案，还可以根据实际情况适当延长保管期限。定好了保管期限，要在档案上明确标注，方便以后管理。

3.档案鉴定工作的组织与程序

档案鉴定不是一个人说了算，得成立一个鉴定小组。这个小组通常由建设单位、设计单位、监理单位等关键参与方的人员组成，还得有懂档案管理的专家参加。鉴定之前，要制定一个鉴定方案，明确鉴定的时间、地点、参加人员、鉴定标准和程序。然后，按照方案开始鉴定。鉴定的时候，要逐份或者逐类地看档案，对照保管期限表，判断哪些该留，哪些该销。鉴定完了，要形成鉴定意见书，写清楚鉴定的时间、人员、过程、结果，并且各方要签字确认。整个程序要规范，不能走过场。

4.档案销毁的管理规定

鉴定出该销毁的档案，不能随便扔了，得按规矩处理。销毁之前，要编制一个销毁清册，详细列出要销毁的档案名称、编号、数量、保管期限等信息，并且要经过审批。销毁的时候，要指定专人监督，最好是两人以上，在指定地点进行。常用的销毁方法是粉碎，把档案纸粉碎成碎片，确保别人看不到里面的内容。销毁完成后，要填写销毁登记表，写清楚销毁了哪些档案，监督人员是谁，什么时候销毁的，并且签字。销毁清册和登记表要存档备查，以防万一。这样可以确保不该留的档案真的被销毁了，避免泄密或者遗留问题。

5.档案销毁的监督与责任

档案销毁不是小事，得有人监督。监督人员要负责到底，在销毁现场，要看清楚档案是不是真的被销毁了，是不是被还原成了纸浆或者碎片。如果发现有人偷偷拿走或者没销毁干净，监督人员要立即制止，并且报告有关部门。销毁了档案，相关的责任人也要承担相应的责任。如果因为监督不力，导致档案被泄露或者重新利用，监督人员和责任人都要受到批评或者处罚。所以，加强销毁过程的监督，是确保档案安全的重要环节。

第七章工程档案管理制度的监督与考核

1.制度执行情况的监督检查

光有制度不够，还得有人管着执行不执行。要定期或者不定期地对档案管理制度执行情况进行检查。检查可以由单位内部自己进行，也可以请外面的专家来看看。检查的时候，要看看档案的收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节是不是按照制度来的。是不是该收集的都收集了？是不是该整理的都整理了？保管的地方是不是安全？利用是不是按规定办手续？该销毁的有没有按规定销毁？通过检查，发现问题，就要责令整改，不能光说不动。检查要形成记录，谁检查的，检查了什么，发现了什么问题，怎么整改的，都要记下来，作为考核的依据。

2.档案管理工作的考核评价

档案管理做得好不好，不能光看表面，还得进行考核评价。可以建立一套考核标准，比如档案完整率达到多少分，利用效率达到多少分，数字化程度达到多少分，制度执行情况如何等等。根据考核标准，对档案管理机构或者负责人进行打分。考核结果跟绩效挂钩，做得好的可以奖励，做得差的可以批评或者处罚。考核不光是对个人的，也是对整个制度的。如果考核发现制度本身有问题，比如规定不合理，操作性不强，那就要及时修订制度。通过考核，可以激励大家把档案管理工作做好。

3.考核结果的应用与改进

考核不是为了发分数，而是为了改进工作。考核的结果要好好利用起来。对于考核优秀的，要总结他们的好经验，在单位里推广。对于考核不好的，要找出原因，是责任心不强？还是能力不够？或者是制度有问题？然后针对性地进行改进。比如，是对人员进行培训，提高他们的业务水平；还是加强制度的宣传，让他们知道制度的重要性；或者是修订完善制度，让它更符合实际。总之，要通过考核，不断发现问题，解决问题，持续改进档案管理工作，让它越来越规范，越来越高效。

4.档案管理人员的培训与教育

档案管理工作需要专业的人才来干。要定期对档案管理人员进行培训和教育。培训内容包括档案管理的基本知识、法律法规、技术方法，比如怎么整理档案，怎么使用档案管理系统，怎么进行档案鉴定等等。教育则要强调责任心和保密意识，让他们知道档案的重要性，以及玩忽职守或者泄露档案的后果。培训可以请内部的专家来讲，也可以请外部的专业机构来授课。还可以组织大家互相交流学习，分享经验。通过培训教育，提高档案管理人员的素质和能力，让他们能够胜任工作，确保档案管理工作质量。

5.档案管理制度的持续改进

档案管理工作不是一成不变的，要根据实际情况不断调整和完善。一方面，要关注国家法律法规和行业规范的变化，及时更新制度，确保合规性。另一方面，要结合本单位工程项目的特点和管理需求，对制度进行细化和优化。比如，某个项目的档案特别多，就可以研究怎么提高效率；如果发现某个环节容易出错，就要加强控制。还可以借鉴其他单位的先进经验，引进新的技术和管理方法。通过持续改进，让档案管理制度更加科学、合理、有效，更好地服务于工程项目建设。

第八章工程档案管理的法律责任与风险防范

1.档案管理相关的法律法规

工程档案管理不是随便弄弄就行，国家有相关的法律法规规定怎么做，违反了会怎么样。比如《档案法》就是一部大法，规定了档案的定义、范围、管理原则等等。还有《建设工程质量管理条例》、《建设工程勘察设计管理条例》这些，也涉及到工程档案的要求。如果单位或者个人不按规定管理档案，比如该立卷归档的不归档，该移交的不移交，或者档案丢失、损毁、泄密，都可能违法。这些法律法规都会规定相应的处罚措施，比如罚款、责令改正，严重的甚至可能追究刑事责任。所以，搞档案管理，首先要了解这些法律法规，按规矩办事。

2.违反档案管理制度的法律后果

不遵守档案管理制度，轻则挨批评，重则可能吃官司。比如，该归档的文件不归档，导致项目后期查不到依据，出了问题不好追溯，可能要承担责任。如果档案保管不当，导致档案丢失或者损坏，影响了项目的顺利进行或者后续的维护，建设单位或者档案管理单位可能要赔偿损失。如果档案泄密，比如把涉及商业秘密的设计图纸泄露出去，不仅可能面临被起诉的风险，还要被处以罚款，甚至可能坐牢。所以，单位要加强对员工的普法教育，让他们知道违反档案管理制度的严重后果，自觉遵守制度。

3.档案管理中的主要风险点

档案管理过程中，有些地方容易出问题，也就是风险点。一个是在档案收集阶段，如果项目参与方不配合，该给的资料不给，或者给的资料不完整、不准确，会导致档案缺失或者错误，影响后续使用。二是在档案保管阶段，如果库房条件不好，或者管理不善，导致档案损坏、丢失，或者被非法侵占。三是在档案利用阶段，如果审批不严，或者借阅、复印管理混乱，可能导致档案泄密。四是在档案销毁阶段，如果鉴定不准确，该留的销了，该销的留了，或者销毁不彻底，导致档案信息泄露或者遗留问题。这些风险点都要重点关注，采取措施防范。

4.档案管理风险的防范措施

要防止档案管理出问题，得提前想办法，也就是风险防范。首先，要加强制度建设，把该做的都规定清楚，让每个人知道怎么做。其次，要明确责任，谁负责收集，谁负责保管，谁负责利用，谁负责销毁，都要责任到人。再次，要加大投入，改善档案保管条件，比如建好库房，买好设备。还要加强人员培训，提高大家的责任心和业务能力。同时，要严格执行各项管理制度，比如借阅审批、登记注销等，不能走形式。最后，要定期检查，及时发现和整改问题。通过这些措施，把风险降到最低。

5.档案管理纠纷的处理与责任认定

万一因为档案管理出了纠纷，比如谁拿错了档案，或者档案丢了找谁负责，怎么处理呢？一般来说，先协商解决，如果协商不成，可以找上级主管部门或者行业协会调解。如果调解还是不行，最后可能得通过法律途径解决，比如仲裁或者诉讼。处理纠纷的时候，要依据档案管理制度、相关法律法规，以及合同约定来判断责任。比如，是哪个环节出了问题，责任人是谁，要根据事实和证据来认定。责任认定清楚了，才能得到合理的解决。所以，平时做好管理，减少纠纷的发生是最重要的。

第九章工程档案管理制度的实施保障

1.组织保障

想要把档案管理制度落到实处，首先得有个组织来管这件事。这个组织不能是随便哪个部门挂个牌子就算，得是真正有权的，能够协调各方，还能制定具体办法。最好是成立一个档案管理领导小组，由单位的主要领导牵头，各个相关部门的负责人参加。领导小组负责审定档案管理的重要事项，比如制度的制定和修订，重大档案问题的处理等。下面再设一个档案管理机构或者指定专人负责日常的具体工作，比如档案的收集、整理、保管、利用、销毁等，确保制度有人执行，有人负责。

2.制度保障

有组织还不够，还得有完善的制度体系。要根据国家的大政策和行业的要求，结合自己单位的实际情况，制定一套详细具体的档案管理制度。这个制度要覆盖档案管理的各个方面，从档案的产生、收集、整理、保管、利用到销毁，每一个环节都要有明确的规定。比如，怎么收集，谁负责收集，收集什么，怎么整理，用什么编号，怎么保管，放在哪里，怎么利用，怎么借阅，怎么销毁，都要写清楚。制度要具有可操作性，不能是空话套话，要能指导实际工作。制度定好了，还要定期拿出来审核，根据实际情况及时修订，确保制度的时效性和适用性。

3.人员保障

档案管理工作不是谁都能干的，得要懂业务、有责任心的人。单位要配备足够数量、素质合格的档案管理人员。这些人员要么是专职的，要么是兼职的，但要保证他们有足够的时间和精力投入档案工作。要对档案管理人员进行专业的培训，让他们掌握档案管理的法律法规、业务知识和操作技能，特别是数字化管理方面的技能。还要定期组织他们学习交流，提高他们的专业水平和服务意识。同时，要建立激励机制，关心档案管理人员的工作和生活，稳定档案管理队伍，让他们能够安心工作，把档案管理工作做好。

4.技术保障

现在搞档案管理，离不开技术。要舍得投入，更新和添置必要的硬件设备和软件系统。硬件方面，比如要有一个合适的档案库房，要防潮、防火、防盗、防虫，环境要符合要求。还要有扫描仪、打印机、计算机、档案柜、密集架等设备，以及必要的安全防护设备，比如灭火器、监控设备等。软件方面，要建立或者购买档案管理系统，实现档案的电子