港闸区档案管理办法文件

港闸区档案管理办法文件一、总则（一）目的为加强港闸区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本区实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于港闸区内各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则全区档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中、规范和高效。2.真实性原则档案应如实反映各项工作活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集、整理和保存各类档案，确保档案资料的齐全、完整。4.安全性原则采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。（四）管理职责1.区档案行政管理部门负责对全区档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导，制定档案管理制度和业务规范，开展档案业务培训和考核等工作。2.各单位档案管理部门具体负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作，接受区档案行政管理部门的业务指导和监督检查。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案收集本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各类文件材料，包括收文、发文、会议文件、工作计划、总结、统计报表等。2.科技档案收集本单位在科研、生产、工程建设等活动中形成的图纸、图表、技术文件、实验报告、项目成果等档案材料。3.人事档案按照国家人事档案管理规定，收集本单位工作人员的履历、考核、任免、奖惩、工资、学历、培训等档案材料。4.财务档案收集本单位财务活动中形成的会计凭证、账簿、报表、审计报告等档案材料。5.声像档案收集本单位在重大活动、重要会议、业务工作等过程中形成的照片、录音、录像等声像资料。6.电子档案收集本单位在信息化建设过程中形成的电子文件、数据等档案材料，确保电子档案与纸质档案同步归档。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照规定的时间和范围及时收集本部门形成的档案材料，并定期移交本单位档案管理部门。2.档案收集过程中，应认真核对档案材料的完整性、准确性和真实性，对不符合要求的档案材料及时进行补充和修正。3.对于重要活动、重大项目等形成的档案材料，应实行跟踪收集，确保档案资料的及时、完整归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息资源共享。（四）整理方法1.文书档案按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制案卷目录和卷内文件目录。2.科技档案按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立项目档案卷册，编制档案目录和索引。3.人事档案按照干部人事档案管理规定进行分类整理，建立个人档案袋，编制档案目录和履历表。4.财务档案按照会计年度、类别进行分类整理，装订成册，编制会计档案目录。5.声像档案按照内容、时间、载体等进行分类整理，编写文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。6.电子档案按照文件类别、年度、保管期限等进行分类存储，建立电子档案数据库，编制电子档案目录和索引。三、档案的保管（一）保管场所1.各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.定期对档案保管设备进行检查、维护和更新，确保设备的正常运行。（三）档案整理1.按照档案整理方法，定期对档案进行整理，确保档案的分类准确、排列有序、编号规范。2.对破损、褪色的档案进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。（四）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已失去保存价值的档案进行销毁。2.档案鉴定工作应成立鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务人员和相关部门负责人组成，按照规定的程序和标准进行鉴定。（五）档案销毁1.对经鉴定确需销毁的档案，应编制销毁清册，经单位负责人批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。2.销毁档案应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复，严禁将档案出售或转让给无关单位和个人。四、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应遵守国家有关法律法规和本单位的档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务大局原则档案利用应围绕本单位的中心工作和重点任务，为各项工作提供有力的支持和保障。3.方便利用原则简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便捷、高效的服务。（二）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅档案，应按照规定办理相关手续。3.司法机关、行政执法机关因办案需要查阅、借阅档案，应按照法律程序办理相关手续。（三）利用手续1.本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅登记表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅、借阅的目的、范围和期限，经本单位档案管理部门负责人签字同意后，办理查阅、借阅手续。3.司法机关、行政执法机关查阅、借阅档案，应出具相关法律文书，经本单位档案管理部门负责人审核后，办理查阅、借阅手续。（四）利用方式1.查阅利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，查阅时应保持安静，不得在档案上涂改、标记、污损。2.借阅借阅档案应填写借阅登记表，注明借阅期限，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。（五）利用监督1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录。2.定期对档案利用情况进行统计分析，及时发现和解决档案利用过程中存在的问题。3.加强对档案利用过程的监督检查，对违反档案利用规定的行为进行严肃处理。五、档案信息化建设（一）建设目标1.建立覆盖全区的档案信息管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享。2.提高档案管理工作的效率和质量，提升档案服务水平，为经济社会发展提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）建设内容1.档案数字化加工对馆藏档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案信息管理系统建设开发档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理，具备档案检索、借阅、统计分析等功能。3.档案信息资源共享平台建设建立档案信息资源共享平台，实现档案信息在不同单位之间的共享和交换，提高档案信息的利用价值。（三）建设要求1.档案信息化建设应遵循国家有关信息化建设的标准和规范，确保档案信息系统的安全性、稳定性和可靠性。2.加强档案信息化人才队伍建设，提高档案工作人员的信息化水平和业务能力。3.建立健全档案信息化管理制度，加强对档案信息系统的运行维护和管理，确保档案信息的安全保密。六、监督与检查（一）监督检查主体1.区档案行政管理部门负责对全区档案管理工作进行监督检查。2.各单位应加强对本单位档案管理工作的内部监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。4.档案工作人员的配备和培训情况。（三）监督检查方式1.定期检查区档案行政管理部门定期对全区档案管理工作进行检查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查区档案行政管理部门不定期对各单位档案管理工作进行抽查，及时发现和解决存在的问题。3.专项检查针对档案管理工作中的重点、难点问题，开展专项检查，推动档案管理工作水平的提升。（四）问题整改1.对监督检查中发现的问题，区档案行政管理部门