控制总量合同管理办法

控制总量合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，有效控制合同总量，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、子公司在生产经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同合法有效。2.风险防控原则加强合同风险识别、评估和防控，从合同条款、主体资格、履行能力等方面进行全面审查，避免合同风险给公司造成损失。3.统一管理原则公司对合同实行统一管理，明确合同管理部门和各部门职责，建立健全合同管理制度和流程，确保合同管理工作规范有序。4.效益优先原则在控制合同总量的前提下，注重合同的经济效益，通过优化合同条款、选择合适的合作方等方式，提高合同的执行效果和公司的经济效益。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门公司设立合同管理办公室，作为合同管理的归口部门，负责公司合同的统一管理和协调工作。合同管理办公室设在[具体部门]。（二）合同管理部门职责1.制定和完善公司合同管理制度和流程，并组织实施。2.负责合同文本的起草、审核、修订和归档工作。3.参与合同谈判，对合同条款进行法律审查和风险评估。4.监督合同的履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。5.负责合同纠纷的处理，组织相关部门进行诉讼或仲裁。6.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。7.负责与公司内部各部门及外部相关单位的沟通协调，确保合同管理工作顺利进行。（三）各部门职责1.业务部门负责合同的发起、谈判、签订和履行工作，对合同的真实性、合法性、完整性负责。2.财务部门负责对合同的资金支付进行审核和监督，确保资金支付符合公司财务制度和合同约定。3.法务部门负责对合同进行法律审查，提供法律意见和建议，防范合同法律风险。4.审计部门负责对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督，确保合同管理工作规范有序。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.业务部门根据业务需要，发起合同签订申请，填写《合同签订申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、对方当事人情况、合同主要条款等内容，并提交相关资料。2.合同管理办公室对业务部门提交的《合同签订申请表》及相关资料进行初审，初审通过后，将合同文本交法务部门进行法律审查。3.法务部门对合同文本进行法律审查，重点审查合同条款是否符合法律法规和行业标准，是否存在法律风险，是否维护公司合法权益等，并出具法律审查意见。4.合同管理办公室根据法务部门的法律审查意见，对合同文本进行修改完善，确保合同条款合法合规、风险可控。5.合同管理办公室将修改完善后的合同文本提交公司领导审批。公司领导根据合同的性质、金额、风险程度等因素进行审批，审批通过后，授权业务部门签订合同。6.业务部门在签订合同前，应当再次对对方当事人的主体资格、信用状况、履约能力等进行核实，确保对方当事人具备签订合同的资格和能力。7.业务部门应当按照公司领导的授权，与对方当事人签订合同，并在合同签订后及时将合同文本交合同管理办公室进行归档。（二）合同文本管理1.合同文本应当采用书面形式，内容应当完整、准确、清晰，包括合同双方当事人的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等条款。2.合同文本应当使用公司统一制定的合同模板，如因特殊情况需要使用非公司统一模板的合同文本，应当经合同管理办公室和法务部门审核同意。3.合同文本应当由合同双方当事人签字（盖章）确认，并加盖骑缝章。合同文本一式多份，合同双方当事人各执一份，公司合同管理办公室、财务部门、法务部门等相关部门各执一份。4.合同管理办公室应当建立合同文本档案管理制度，对合同文本进行分类、编号、归档，妥善保管合同文本原件及相关资料，确保合同文本的安全和完整。（三）合同签订注意事项1.合同签订前，应当对对方当事人的主体资格、信用状况、履约能力等进行全面审查，确保对方当事人具备签订合同的资格和能力。2.合同条款应当明确、具体、合法、合规，避免使用模糊、歧义、违法的条款。合同条款应当充分考虑合同履行过程中可能出现的各种情况，明确双方当事人的权利和义务，确保合同的顺利履行。3.合同签订时，应当严格按照公司领导的授权进行签订，不得超越授权范围签订合同。合同签订人应当在合同上签字（盖章）确认，并注明签订日期。4.合同签订后，应当及时将合同文本交合同管理办公室进行归档，并按照合同约定履行合同义务。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.业务部门负责合同的履行工作，应当指定专人负责合同的跟踪和管理，及时掌握合同履行情况，发现问题及时解决。2.合同管理办公室应当定期对合同的履行情况进行检查和监督，及时发现合同履行过程中存在的问题，并督促业务部门采取有效措施加以解决。3.业务部门应当按照合同约定的时间、地点、方式等履行合同义务，确保合同的顺利履行。如因特殊情况需要变更合同履行时间、地点、方式等，应当及时与对方当事人协商一致，并签订书面补充协议。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应当及时填写《合同变更申请表》，详细说明合同变更的原因、内容、对合同履行的影响等情况，并提交相关资料。2.合同管理办公室对业务部门提交的《合同变更申请表》及相关资料进行初审，初审通过后，将合同变更文本交法务部门进行法律审查。3.法务部门对合同变更文本进行法律审查，重点审查合同变更条款是否符合法律法规和行业标准，是否存在法律风险，是否维护公司合法权益等，并出具法律审查意见。4.合同管理办公室根据法务部门的法律审查意见，对合同变更文本进行修改完善，确保合同变更条款合法合规、风险可控。5.合同管理办公室将修改完善后的合同变更文本提交公司领导审批。公司领导根据合同变更的性质、金额、风险程度等因素进行审批，审批通过后，授权业务部门与对方当事人签订合同变更协议。6.业务部门应当按照公司领导的授权，与对方当事人签订合同变更协议，并在合同变更协议签订后及时将合同变更协议文本交合同管理办公室进行归档。（三）合同终止管理1.合同履行完毕或者提前终止的，业务部门应当及时填写《合同终止申请表》，详细说明合同终止的原因、时间、方式等情况，并提交相关资料。2.合同管理办公室对业务部门提交的《合同终止申请表》及相关资料进行初审，初审通过后，将合同终止情况通知财务部门、法务部门等相关部门。3.财务部门负责对合同的资金支付情况进行核对和清理，确保合同资金支付完毕，无遗留问题。4.法务部门负责对合同终止情况进行法律审查，确保合同终止符合法律法规和行业标准，无法律纠纷。5.合同管理办公室对合同终止情况进行审核确认后，办理合同终止手续，并将合同文本及相关资料进行归档。五、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理办公室应当定期组织对合同风险进行识别和评估，建立合同风险识别和评估机制，及时发现合同履行过程中存在的风险。2.合同风险识别和评估应当从合同条款、主体资格、信用状况、履约能力、市场环境等方面进行全面分析，评估合同风险的可能性和影响程度。3.合同管理办公室应当根据合同风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，明确风险应对责任人和时间节点，确保合同风险得到有效控制。（二）风险应对措施1.对于合同风险较低的合同，业务部门可以按照公司常规流程进行签订和履行，但应当加强对合同履行情况的跟踪和监督，及时发现问题并采取措施加以解决。2.对于合同风险较高的合同，业务部门应当在签订合同前进行充分的风险评估，并制定详细的风险应对方案。风险应对方案应当包括风险控制措施、风险预警机制、风险应急预案等内容。3.合同管理办公室应当加强对合同风险应对措施的监督和检查，确保风险应对措施得到有效执行。如发现风险应对措施执行不到位，应当及时督促业务部门进行整改，确保合同风险得到有效控制。（三）风险监控与预警1.合同管理办公室应当建立合同风险监控和预警机制，定期对合同履行情况进行监控和分析，及时发现合同风险变化情况。2.合同风险监控和预警应当重点关注合同履行进度、资金支付情况、对方当事人信用状况等方面的变化，及时发现合同风险预警信号。3.合同管理办公室应当根据合同风险预警信号，及时发布风险预警信息，提醒业务部门采取相应的风险应对措施，确保合同风险得到有效控制。六、合同纠纷处理（一）纠纷处理原则1.依法依规原则合同纠纷的处理应当遵守国家法律法规和行业标准，确保纠纷处理合法合规。2.协商解决原则合同纠纷发生后，应当首先通过协商解决，尽量通过友好协商达成一致意见，解决合同纠纷。3.及时处理原则合同纠纷应当及时处理，避免纠纷扩大化，给公司造成更大的损失。4.维护公司利益原则合同纠纷的处理应当以维护公司合法权益为出发点，确保公司利益不受损失。（二）纠纷处理流程1.合同履行过程中发生纠纷的，业务部门应当及时向合同管理办公室报告，并提供相关资料。2.合同管理办公室对业务部门报告的合同纠纷情况进行核实和分析，制定纠纷处理方案，并组织相关部门进行协商解决。3.如协商解决不成，合同管理办公室应当及时将合同纠纷情况报告公司领导，并根据公司领导的指示，组织相关部门进行诉讼或仲裁。4.在合同纠纷处理过程中，业务部门应当积极配合合同管理办公室及相关部门的工作，提供必要的证据和资料，确保合同纠纷得到妥善处理。（三）纠纷处理注意事项1.合同纠纷处理过程中，应当严格遵守国家法律法规和行业标准，确保纠纷处理合法合规。2.合同纠纷处理过程中，应当注重证据的收集和整理，确保证据的真实性、合法性、关联性，为纠纷处理提供有力支持。3.合同纠纷处理过程中，应当加强与对方当事人的沟通和协商，尽量通过友好协商达成一致意见，解决合同纠纷。4.合同纠纷处理过程中，应当及时向公司领导报告纠纷处理情况，确保公司领导及时了解纠纷处理进展情况，做出正确决策。七、合同档案管理（一）档案管理职责1.合同管理办公室负责合同档案的统一管理和协调工作，制定合同档案管理制度和流程，并组织实施。2.业务部门负责本部门签订合同的档案整理和移交工作，按照合同档案管理制度和流程，将合同文本及相关资料及时移交合同管理办公室进行归档。3.财务部门、法务部门等相关部门负责提供与合同有关的财务资料、法律文件等，并协助合同管理办公室做好合同档案管理工作。（二）档案整理与归档1.合同签订后，业务部门应当及时将合同文本及相关资料进行整理，按照合同档案管理制度和流程，将合同文本及相关资料移交合同管理办公室进行归档。2.合同管理办公室对业务部门移交的合同文本及相关资料进行审核，审核通过后，按照合同类别、签订时间等进行分类、编号、归档，建立合同档案目录。3.合同档案应当包括合同文本原件、合同签订申请表、合同变更申请表、合同终止申请表、法律审查意见、对方当事人主体资格证明文件、信用状况证明文件、履约能力证明文件、合同履行情况记录、合同纠纷处理情况记录等相关资料。4.合同档案应当采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行管理，确保合同档案的安全和完整。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应当填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅合同档案的原因、内容、时间等情况，并提交相关部门负责人审批。2.合同管理办公室根据相关部门负责人的审批意见，为查阅人员提供合同档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅人员应当在规定的时间内归还合同档案，不得擅自复印、拍照、涂改、损毁合同档案。3.公司内部人员因工作