技术质量资料管理办法

技术质量资料管理办法一、总则（一）目的为加强公司技术质量资料的管理，确保技术质量资料的完整性、准确性、系统性和规范性，有效支持公司的生产经营活动、技术创新以及质量管理体系的持续有效运行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内与技术质量相关的各类文件、资料、记录的管理，包括但不限于产品研发资料、工艺文件、检验检测报告、质量记录等，涉及公司各个部门和项目。（三）管理原则1.依法依规原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保技术质量资料管理活动合法合规。2.真实准确原则：资料应如实反映公司技术质量活动的实际情况，数据准确、信息完整。3.及时有效原则：资料的形成、收集、整理、归档和使用应及时，能够为公司决策和生产运营提供有效支持。4.安全保密原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要资料，采取有效措施确保其安全与保密。（四）职责分工1.技术质量部门负责制定和完善技术质量资料管理的相关制度、流程和标准。组织对技术质量资料的审核、整理、归档和保管工作。指导和监督各部门技术质量资料的管理工作，定期进行检查和评估。负责技术质量资料的借阅、发放和回收管理，确保资料的合理使用和流转。2.各部门负责本部门技术质量资料的收集、整理和初步审核，确保资料的真实性和完整性。按照规定的时间和要求，将整理好的技术质量资料移交技术质量部门归档。严格遵守技术质量资料的借阅、使用和保管规定，妥善保管本部门的资料。3.档案管理部门负责提供技术质量资料存储的场地和设施，确保资料的安全存储。协助技术质量部门进行资料的归档、检索和借阅服务，按照档案管理的相关规定进行管理。二、技术质量资料的分类与编号（一）分类1.产品研发资料：包括产品设计图纸、技术方案、研发项目文档、可行性研究报告等。2.工艺文件：工艺流程图、操作规程、作业指导书、工艺卡片等。3.检验检测资料：原材料检验报告、过程检验记录、成品检验报告、试验检测数据等。4.质量体系文件：质量管理手册、程序文件、作业文件、质量记录表格等。5.设备技术资料：设备说明书、维护保养记录、操作规程、设备档案等。6.其他技术质量资料：与技术质量相关的合同协议、技术交流文件、技术改进记录等。（二）编号为便于技术质量资料的识别、检索和管理，对各类资料进行统一编号。编号规则如下：1.编号采用字母与数字相结合的方式，具有唯一性。2.编号开头字母代表资料类别，如“PD”表示产品研发资料，“GY”表示工艺文件，“JY”表示检验检测资料等。3.中间数字部分按照资料形成的时间顺序或项目编号等进行编排，体现资料的先后顺序和关联性。4.编号末尾可设置校验位，用于验证编号的准确性。例如：PD2023010101，其中“PD”为产品研发资料类别代码，“20230101”表示该资料形成于2023年1月1日，“01”为顺序号，“01”为校验位。三、技术质量资料的形成与收集（一）形成要求1.技术质量资料应在技术质量活动过程中同步形成，确保资料与实际工作紧密结合，真实反映工作情况。2.资料的填写应字迹清晰、内容完整、数据准确，采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。3.涉及签名的地方，相关人员应亲笔签名，不得代签，以明确责任。（二）收集流程1.各部门在技术质量活动开展过程中，按照职责分工负责资料的收集工作。2.资料收集人员应及时对收集到的资料进行初步整理，检查资料的完整性和准确性，对不符合要求的资料及时返回相关责任人进行补充或修正。3.每月[X]日前，各部门将整理好的当月技术质量资料移交技术质量部门。移交时应填写《技术质量资料移交清单》，双方签字确认。四、技术质量资料的审核与整理（一）审核1.技术质量部门收到各部门移交的资料后，组织相关专业人员进行审核。审核内容包括资料的完整性、准确性、规范性、逻辑性等。2.对于审核中发现的问题，审核人员应及时与资料提供部门沟通，提出整改意见，要求其限期整改。整改完成后重新提交审核，直至审核通过。3.重要的技术质量资料，如产品研发方案、重大工艺变更文件等，应组织相关专家进行会审，确保资料的科学性和可行性。（二）整理1.审核通过的技术质量资料，由技术质量部门按照分类和编号规则进行整理。2.对纸质资料进行分类装订，编制目录，确保资料顺序清晰、便于查阅。3.对于电子资料，应按照规定的文件夹结构进行存储，文件名应与编号一致，并建立相应的索引目录，方便检索。五、技术质量资料的归档与保管（一）归档1.整理好的技术质量资料应及时归档，归档时间不得超过资料形成后的[X]个工作日。2.归档时，技术质量部门应填写《技术质量资料归档清单》，详细记录资料的名称、编号、数量、归档时间等信息，并与档案管理部门办理交接手续。3.档案管理部门应对归档资料进行核对，确保资料的完整性和准确性，核对无误后将资料存入专门的档案库房或电子存储系统。（二）保管1.档案管理部门应提供适宜的保管环境，确保技术质量资料不受潮、防虫、防火、防盗等。2.对纸质资料应按照档案保管期限进行分类存放，定期进行清点和检查，发现问题及时处理。3.对于电子资料，应定期进行备份，存储在不同的介质和地点，防止数据丢失。同时，要采取有效的安全防护措施，防止数据被篡改或泄露。4.技术质量资料的保管期限应按照国家法律法规、行业标准以及公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。保管期限届满后，按照档案销毁程序进行处理。六、技术质量资料的借阅与使用（一）借阅1.因工作需要借阅技术质量资料的，应填写《技术质量资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅用途、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报技术质量部门负责人审批。技术质量部门负责人根据资料的保密级别和重要程度进行审批，必要时需报公司分管领导批准。3.审批通过后，借阅人凭有效证件到技术质量部门或档案管理部门办理借阅手续，领取资料。借阅时应在《技术质量资料借阅登记册》上登记，双方签字确认。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。续借期限不得超过原借阅期限。（二）使用1.借阅人应妥善保管借阅的技术质量资料，不得转借他人，不得在资料上涂改、污损、抽取、拆页等。2.使用完毕后，借阅人应及时归还资料。归还时，技术质量部门或档案管理部门应对资料进行检查，如发现资料有损坏或丢失，借阅人应承担相应的赔偿责任。3.如需复印或复制技术质量资料，应按照公司相关规定办理审批手续，经批准后在指定地点进行复印或复制，复印件或复制件应与原件具有同等效力，并注明用途和使用期限。七、技术质量资料的保密与安全（一）保密1.公司全体员工应严格遵守技术质量资料保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要资料予以保密。2.未经公司书面授权，任何人不得将技术质量资料泄露给公司以外的单位或个人。3.在对外交流、合作等活动中，如需提供技术质量资料，应按照公司规定进行审批，确保资料的安全和保密。4.对违反保密规定的行为，公司将依法追究相关人员的责任。（二）安全1.技术质量资料管理部门应采取必要的安全措施，确保资料的存储、传输和使用过程中的安全。2.加强对存储设备和网络系统的管理，设置访问权限和密码，定期进行安全检查和维护，防止数据丢失、泄露或被恶意攻击。3.对涉及重要技术质量资料的计算机设备，应实行专人专用，定期进行数据备份和病毒查杀。4.在资料的传递过程中，应采用安全可靠的方式，如加密传输、专人送达等，确保资料的安全。八、技术质量资料的信息化管理（一）建立技术质量资料管理系统1.公司应建立完善的技术质量资料管理系统，实现资料的电子化存储、检索、借阅、审批等功能。2.管理系统应与公司的其他业务系统进行集成，实现数据的共享和交互，提高工作效率和管理水平。3.技术质量资料管理系统应具备权限管理功能，根据不同人员的工作职责和权限，设置相应的访问级别，确保资料的安全性和保密性。（二）数据录入与维护1.技术质量部门负责组织相关人员将纸质技术质量资料录入管理系统，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对管理系统中的数据进行维护和更新，及时删除过期或无效的资料，保证系统数据的时效性。3.建立数据备份机制，定期将管理系统中的数据备份到外部存储介质，并存储在安全的地点，防止数据丢失。九、技术质量资料的监督与检查（一）定期检查1.技术质量部门应定期对各部门技术质量资料的管理情况进行检查，检查内容包括资料的收集、整理、归档、保管、借阅等环节。2.每月至少进行一次部门自查，每季度进行一次公司内部全面检查。检查结果应形成书面