株洲城建档案管理办法

株洲城建档案管理办法一、总则（一）目的为了加强株洲市城建档案的管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》等有关法律法规，结合本市实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本市行政区域内城建档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用及其监督管理活动。本办法所称城建档案，是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。（三）基本原则城建档案管理应当遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则，确保城建档案的完整、准确、系统和安全。二、管理体制与职责（一）管理部门株洲市住房和城乡建设局负责全市城建档案管理工作的监督和指导。株洲市城建档案馆具体负责城建档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。各县（市）区住房和城乡建设主管部门负责本行政区域内城建档案管理工作的监督和指导，并指定相应的城建档案管理机构或人员负责具体工作。（二）各部门职责1.建设单位职责建设单位应当在工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的工程档案。建设单位在组织工程竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。建设单位方可组织工程竣工验收。建设单位应当按照国家有关规定，建立健全工程档案管理制度，配备必要的人员和设备，负责收集、整理、归档本单位在工程建设过程中形成的文件材料，并在工程竣工验收后及时向城建档案馆移交。2.勘察、设计、施工、监理等单位职责勘察、设计、施工、监理等单位应当按照各自职责，负责收集、整理、归档本单位在工程建设过程中形成的文件材料，并向建设单位移交。各单位形成的工程文件材料应当真实、准确、完整，符合档案管理的要求。3.城建档案馆职责负责接收、收集、整理、保管和提供利用城建档案；对城建档案的形成、收集、整理、归档等工作进行业务指导；开发城建档案信息资源，为城市规划、建设、管理提供服务；法律、法规规定的其他职责。三、城建档案的形成与收集（一）形成范围城建档案的形成范围主要包括以下方面：1.城市规划方面：城市总体规划、分区规划、详细规划及相关专项规划等文件材料。2.城市建设工程方面：工业与民用建筑工程档案，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工图等。市政基础设施工程档案，如道路、桥梁、排水、供水、供电、供气、供热等工程档案。公用事业工程档案，如公共交通、环境卫生、园林绿化等工程档案。城市防洪、抗震、人防等工程档案。3.城市管理方面：城市环境综合整治、城市管理行政执法等方面形成的文件材料。4.城市地下管线工程档案：包括各种地下管线的规划、设计、施工、竣工等文件材料。（二）收集要求1.建设单位应当在工程建设过程中，按照档案管理的要求，及时收集、整理本单位形成的文件材料，并督促勘察、设计、施工、监理等单位做好各自形成文件材料的收集、整理工作。2.勘察、设计、施工、监理等单位应当在工程竣工验收后，按照合同约定，将各自形成的工程文件材料向建设单位移交。3.建设单位在向城建档案馆报送工程档案时，应当提交以下材料：工程档案报送责任书；工程档案目录；工程竣工档案原件；其他相关材料。四、城建档案的整理与归档（一）整理原则城建档案的整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准城建档案按照工程建设项目进行分类，一般分为工程前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程竣工图、工程竣工验收文件等类别。（三）整理方法1.对纸质文件材料，应当进行分类、编号、装订，编制卷内目录、卷内备考表和案卷封面。2.对图纸文件材料，应当折叠成A4幅面，图标栏露在外面，并进行编号、装订，编制卷内目录、卷内备考表和案卷封面。3.对声像档案，应当按照内容、时间顺序进行整理，编制目录，并配以文字说明。（四）归档要求1.建设单位应当在工程竣工验收后三个月内，将符合要求的工程档案向城建档案馆归档。2.归档的工程档案应当齐全、完整、准确，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。3.归档的工程档案应当采用纸质档案与电子档案同时归档的方式。电子档案应当与纸质档案内容一致，并符合档案管理的有关要求。五、城建档案的保管（一）保管场所城建档案馆应当具备符合档案保管要求的专用库房，配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施。（二）保管期限城建档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。1.永久保存的档案，是指对城市规划、建设、管理具有重大查考利用价值的档案。2.长期保存的档案，是指在较长时间内对城市规划、建设、管理具有查考利用价值的档案，保管期限为20年至50年。3.短期保存的档案，是指在较短时间内对城市规划、建设、管理具有查考利用价值的档案，保管期限为5年至19年。（三）保管措施1.建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查、清点、核对，确保档案的安全。2.对破损、褪色的档案，应当及时进行修复或复制。3.对电子档案，应当定期进行备份，存储介质应当妥善保管，防止数据丢失。六、城建档案的利用（一）利用范围城建档案的利用范围主要包括以下方面：1.城市规划、建设、管理部门在编制规划、进行工程建设、开展城市管理等工作中查阅相关档案资料。2.建设单位、施工单位、监理单位等在工程建设过程中查阅工程档案资料。3.社会公众为了解城市历史、文化、建设等情况查阅相关档案资料。（二）利用方式1.查阅纸质档案：利用者可以到城建档案馆查阅纸质档案，查阅时应当填写查阅登记表，经城建档案馆工作人员同意后，在指定地点查阅。2.查阅电子档案：利用者可以通过城建档案馆提供的电子档案查阅系统查阅电子档案，查阅时应当遵守相关规定，确保信息安全。3.复制档案：利用者因工作需要，可以申请复制城建档案，复制时应当按照规定缴纳复制费用。（三）利用审批1.查阅、复制城建档案的单位和个人，应当向城建档案馆提交查阅、复制申请，并说明查阅、复制的目的和范围。2.城建档案馆应当对查阅、复制申请进行审核，符合规定的，予以批准；不符合规定的，不予批准，并说明理由。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的城建档案，应当按照国家有关规定进行管理，未经批准，不得查阅、复制。七、监督检查（一）监督检查主体株洲市住房和城乡建设局负责对全市城建档案管理工作进行监督检查。株洲市城建档案馆负责对城建档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等工作进行日常监督检查。各县（市）区住房和城乡建设主管部门负责对本行政区域内城建档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.城建档案管理机构的设置和人员配备情况。2.城建档案管理制度的建立和执行情况。3.城建档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等工作情况。4.工程档案预验收和竣工验收备案情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年定期对城建档案管理工作进行检查，检查内容包括档案管理机构的工作情况、档案管理制度的执行情况、档案的整理归档情况等。2.不定期抽查：根据工作需要，不定期对城建档案管理工作进行抽查，抽查内容包括档案的保管情况、利用情况等。3.专项检查：针对城建档案管理工作中的重点、难点问题，开展专项检查，如工程档案预验收专项检查、地下管线档案管理专项检查等。（四）法律责任对违反本办法规定的单位和个人，由株洲市住房和城乡建设局或者各县（市）区住房和城乡建设主管部门按照有关法律法规的规定进行处罚。1.建设单位未按照规定向城建档案馆报送工程档案的，由住房和城乡建设主管部门责令限期改正；逾期不改正的，处1万元以上3万元以下的罚款。2.勘察、设计、施工、监理等单位未按照规定向建设单位移交工程文件材料的，由住房和城乡建设主管部门责令限期改正；逾期不改正的，处1万元以上3万元以下的罚款。3.城建档案管理机构及其工作人员违反本办法规定，有下列行为之一的，由住房和城