浙江毕业档案管理办法

浙江毕业档案管理办法一、总则（一）目的为了加强对浙江高校毕业生档案的科学管理，确保档案的完整、安全和有效利用，保障毕业生合法权益，促进人才合理流动，根据国家有关法律法规和行业标准，结合我省实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于浙江省内各类普通高等学校、成人高等学校、中等职业学校毕业生档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。毕业生档案由专门的档案管理机构或部门进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则。档案内容必须真实、准确、完整，如实反映毕业生的学习经历、工作经历、政治表现等情况。3.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，对毕业生档案信息予以保密，防止档案信息泄露。4.服务性原则。以服务毕业生为宗旨，为毕业生提供便捷、高效的档案管理服务。二、档案内容与整理（一）档案内容毕业生档案主要包括以下材料：1.毕业生登记表。2.学习成绩单。3.学位、学历证书复印件。4.党团组织关系材料。5.就业报到证副本。6.奖惩材料。7.实习鉴定材料。8.其他可供组织参考的材料。（二）档案整理1.分类。按照档案内容的性质和类别进行分类，一般分为综合类、学习类、党团类、就业类、奖惩类等。2.排序。各类材料按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编目。编制档案目录，注明材料名称、日期、页码等信息，便于查找和利用。4.装订。将整理好的档案材料进行装订，确保档案的整齐和牢固。三、档案管理机构与职责（一）管理机构1.高校毕业生就业指导服务中心。负责全省高校毕业生档案的集中接收、整理、保管和转递等工作。2.各地人力资源和社会保障部门所属的公共就业服务机构。负责接收和管理本地生源毕业生档案，以及为毕业生提供档案相关服务。3.用人单位。负责接收和管理本单位接收的毕业生档案。（二）职责1.高校毕业生就业指导服务中心职责制定全省毕业生档案管理工作规范和流程。组织开展毕业生档案的集中接收和整理工作。建立毕业生档案信息管理系统，实现档案信息的电子化管理。负责毕业生档案的保管和安全保密工作。按照规定办理毕业生档案的转递手续。为毕业生提供档案查询、借阅等服务。2.各地公共就业服务机构职责接收和管理本地生源毕业生档案。为毕业生提供档案存放、转递、查阅等服务。协助高校毕业生就业指导服务中心做好毕业生档案管理工作。3.用人单位职责接收和管理本单位接收的毕业生档案。按照规定为毕业生办理档案转递手续。确保毕业生档案的安全和完整。四、档案接收与转递（一）档案接收1.高校毕业生就业指导服务中心接收高校移交的毕业生档案。高校应在毕业生毕业离校前，将毕业生档案整理密封后，及时移交至高校毕业生就业指导服务中心。2.各地公共就业服务机构接收本地生源毕业生档案。毕业生应在规定时间内，将档案交至户籍所在地的公共就业服务机构。3.用人单位接收毕业生档案。毕业生与用人单位签订就业协议后，用人单位应按照规定接收毕业生档案。（二）档案转递1.毕业生就业。毕业生落实就业单位后，高校毕业生就业指导服务中心或用人单位应按照规定将毕业生档案转递至就业单位或就业单位所在地的公共就业服务机构。2.升学。毕业生升学的，高校毕业生就业指导服务中心应将毕业生档案转递至录取院校。3.出国留学。毕业生出国留学的，高校毕业生就业指导服务中心应将毕业生档案转递至毕业生户籍所在地的公共就业服务机构或留学服务机构。4.其他情况。毕业生因其他原因需要转递档案的，应按照规定办理档案转递手续。档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案。档案接收单位应在收到档案后，及时进行核对和登记。五、档案保管与保护（一）档案保管1.高校毕业生就业指导服务中心和各地公共就业服务机构应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全和完整。2.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。（二）档案保护1.建立健全档案保护制度，定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。2.加强对档案管理人员的培训，提高档案管理人员的业务水平和安全意识。3.严格遵守国家保密法律法规，对档案信息予以保密，防止档案信息泄露。六、档案查阅与借阅（一）档案查阅1.毕业生本人因工作需要查阅档案的，应凭有效身份证件到档案管理机构办理查阅手续。2.用人单位因工作需要查阅毕业生档案的，应凭单位介绍信和查阅人有效身份证件到档案管理机构办理查阅手续。3.其他单位或个人因特殊原因需要查阅毕业生档案的，应按照国家有关规定办理查阅手续。档案查阅应在档案管理机构指定的场所进行，查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。（二）档案借阅1.毕业生本人因特殊原因需要借阅档案的，应凭有效身份证件到档案管理机构办理借阅手续。2.用人单位因工作需要借阅毕业生档案的，应凭单位介绍信和查阅人有效身份证件到档案管理机构办理借阅手续。3.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应按时归还档案。4.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案材料。七、档案信息化管理（一）建立档案信息管理系统高校毕业生就业指导服务中心应建立全省统一的毕业生档案信息管理系统，实现档案信息的电子化管理。各地公共就业服务机构和用人单位应按照要求，将毕业生档案信息录入档案信息管理系统。（二）档案信息安全管理1.加强对档案信息管理系统的安全防护，采取必要的安全技术措施，防止档案信息泄露、篡改等情况发生。2.建立健全档案信息安全管理制度，明确档案信息管理人员的职责和权限，加强对档案信息管理人员的安全培训和教育。3.严格遵守国家保密法律法规，对档案信息予以保密，防止档案信息泄露。八、监督与检查（一）监督检查主体1.高校毕业生就业指导服务中心负责对全省高校毕业生档案管理工作进行监督检查。2.各地人力资源和社会保障部门负责对本地毕业生档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理机构的设置和人员配备情况。2.档案管理制度的建立和执行情况。3.档案的接收、整理、保管、转递等工作情况。4.档案信息管理系统的建设和运行情况。5.档案查阅和借阅制度的执行情况。（三）监督检查方式1.定期检查。高校毕业生就业指导服务中心和各地人力资源和社会保障部门应定期对毕业生档案管理工作进行检查。2.不定期抽查。高校毕业生就业指导服务中心和各地人力资源和社会保障部门可根据工作需要，对毕业生档案管理工作进行不定期抽查。3.专项检查。针对毕业生档案管理工作中存在的突出问题，高校毕业生就业指导服务中心和各地人力资源和社会保障部门可组织开展专项检查。对监督检查中发现的问题，应及时责令整改；对违反档案管理规定的单位和个人，应依法依规予以处理。九、法律责任（一）档案管理机构及其工作人员的法律责任1.档案管理机构及其工作人员违反本办法规定，有下列行为之一的，由上级主管部门责令改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分：未按照规定接收、整理、保管、转递毕业生档案的。擅自涂改、抽取、撤换档案材料的。泄露毕业生档案信息的。其他违反档案管理规定的行为。2.档案管理机构及其工作人员因玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊等行为，给毕业生造成损失的，应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）用人单位的法律责任用人单位违反本办法规定，未按照规定接收、管理毕业生档案的，由上级主管部门责令改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分。（三）毕业生的法律责任毕业生违反本办法规定，有下列行为之一的，由档